Hoeveel tijd besteedt u dagelijks aan het beheren van uw e-mails? Een uur? 30 minuten? Een paar uur? Misschien een halve dag?

Hoewel e-mail bedoeld is om de communicatie te vergemakkelijken, vermoed ik dat het soms een contraproductief hulpmiddel wordt omdat we zoveel tijd besteden aan het beheren van uw e-mails! Denk bijvoorbeeld aan deze gevallen:

• Blijf je soms in je inbox klikken, ook al heb je het pas 5 minuten geleden gecontroleerd?
• Besteedt u dagelijks veel tijd aan het beheren van uw e-mail, zoals het doorzoeken van oude e-mail, het sorteren, ordenen en verwijderen van oude e-mail?
• Maakt u van e-mails vaak uw eerste prioriteit in plaats van dingen voor elkaar te krijgen?
• Zijn er dagen waarop u meer tijd in uw inbox doorbrengt dan goed werk te doen?

Uiteindelijk is e-mail slechts een hulpmiddel om uw taken uit te voeren. Hieronder vind je 11 tips om je e-mailbeheer te verbeteren:

1. Verwerk je e-mail één keer per dag

Ook al check ik mijn mail meerdere keren per dag om op de hoogte te blijven (voor het geval er iets raars aan de hand is, zoals het uitvallen van mijn website, of als er een dringend verzoek is), ik verwerk ze niet meteen. Dat doe ik maar één keer per dag, aan het begin van de dag of 's avonds.

Reserveer een dagelijks tijdslot om uw e-mails te verwerken. Als je niet binnen het tijdslot klaar bent, ga dan de volgende dag verder. Geef prioriteit aan de belangrijkste en laat de rest los. (Zie #2).

Als je in een functie op werkniveau zit waar je veel tijdgevoelige e-mails krijgt, kun je dit nog steeds in de praktijk brengen. Het gaat erom dat je e-mail niet over je leven laat lopen. Onthoud dat het een hulpmiddel is om u te helpen uw werk te doen en niet het werk zelf.Adverteren

2. Geef prioriteit aan 20% e-mails; Stel 80% uit

Niet alle e-mails zijn hetzelfde. I hou van de 80/20 regel omdat het van toepassing is op elk gebied van ons leven. Inclusief e-mails. De 80/20-regel is het idee dat 20% van de input in elke situatie verantwoordelijk is voor 80% van de output. Om effectief te zijn, moeten we ons daarom richten op 20% input die leidt tot 80% output. Evenzo moeten we ons concentreren op 20% hoogwaardige e-mails die leiden tot maximale output.

Mijn 20% e-mails zijn degenen die me de volgende doorbraak in mijn werk geven. Dit kunnen mediaverzoeken, interviewplekken, netwerkmogelijkheden, zakelijke leads, spreekmogelijkheden en andere dingen zijn die leiden tot mijn zakelijke doelstellingen van 20%. Mijn 20% e-mails bevatten ook mensen die in mijn werk hebben geïnvesteerd, zoals mijn 1-1 coaching klanten , spreekbeurten en lezers die mijn cursussen en producten kochten. Last but not least vallen hier ook correspondenties met mijn goede vrienden. Al het andere gaat in de 80% mail.

Voor de 20% e-mails geef ik ze aanzienlijke prioriteit. Ik beantwoord ze meestal onmiddellijk (vooral als ze voldoen aan de 1-minuutregel in #9); zo niet, dan zal ik ze binnen 1-3 dagen bereiken. Bij 80% mail doe ik er langer over om te antwoorden, soms zelfs niet eens (zie punt #4).

3. Heb een antwoord voor XX Day-map

Bewaar de e-mail die uw antwoord nodig heeft in een map Reply by XX Day, waarbij XX de dag van de week is. Ik reserveer elke week 3 dagen om e-mails te beantwoorden - di, do en za. Op deze manier word ik niet onder druk gezet om onmiddellijk te antwoorden wanneer ik de e-mail ontvang. Ik lees het, erken het mentaal en denk erover na totdat het tijd is om te antwoorden (gemiddeld 3-8 dagen na ontvangst van de e-mail).

4. Realiseer je dat je niet elke mail hoeft te beantwoorden

Wat je ook denkt, je hoeft niet op elke mail te reageren. Soms kan het uitblijven van een antwoord na een bepaalde periode ook als een antwoord op zich worden beschouwd.

Ik krijg een groot aantal lezersmail en een tijd lang beantwoordde ik elke e-mail die binnenkwam. Het deed niets voor mij. Ik zou de hele dag bezig zijn met het beantwoorden van post, en aan het eind van de dag zou ik uitgeput zijn, niet in staat om echt werk te doen. En interessant is dat vrijwel alle e-mail die ik beantwoord nooit een reactie van welke aard dan ook krijg (zelfs geen bevestiging of dank), zelfs niet als ik vervolgvragen post om ze verder te helpen. Ik vermoed dat de helft van de mail niet gelezen wordt, en de andere helft bestaat uit mail die mensen in een opwelling versturen en dat de antwoorden er niet echt toe doen. Hoe dan ook, ik heb me gerealiseerd dat het veel effectiever is om de tijd te besteden aan waardevollere taken, zoals het werken aan hoogwaardige en inhoudrijke producten, het ondersteunen van mijn 1-1 coachingklanten, nieuwe projecten en het schrijven van nieuwe artikelen.Adverteren

Maak je niet te druk over het beantwoorden van elke e-mail. Reageer als het helpt, maar als de kosten van het beantwoorden niet opwegen tegen de voordelen, dan is het misschien niet de moeite waard om je er zorgen over te maken. Laat het gewoon zijn en de dingen zullen zich in de loop van de tijd vanzelf oplossen.

5. Maak sjabloonantwoorden als u vaak soortgelijke antwoorden verzendt

Als je door je verzonden map kijkt, zul je waarschijnlijk een trend vinden in dingen waarop je reageert. De e-mail die ik op mijn site ontvang, kan meestal worden ingedeeld in een van de weinige categorieën (1) feedback / bedankmail (2) 1-1 coaching (3) verzoeken om boek-/productrecensies (4) gesproken vragen (5) anderen . Voor (1) en (2) gebruik ik sjablonen die ik van tevoren heb geschreven en die ik in mijn antwoorden gebruik. Als ik antwoord, zou ik ze dienovereenkomstig aanpassen aan de behoeften van de originele e-mail. Dit bespaarde me enorm veel tijd, vergeleken met in het verleden, toen ik e-mails vanaf het begin typte.

6. Lees alleen de e-mails die relevant zijn

Ik abonneer me op verschillende nieuwsbrieven - zoals over fitness, zelfhulp, bloggen en zakendoen, maar ik lees niet alle e-mails die ze sturen. Ik verwijder ze ook niet, omdat ik weet dat ze waardevolle informatie bevatten. In plaats daarvan heb ik Gmail ingesteld om ze automatisch te archiveren naar verschillende labels (mappen). Blogmails worden gearchiveerd in de blogmap, fitnessmails worden gearchiveerd in de gezondheids- en fitnessmap, enzovoort. Op dit moment heb ik ongeveer 30 mappen. Ik lees ze alleen als ik meer informatie over het onderwerp wil.

U hoeft niet elke e-mail die binnenkomt te lezen. Kies en selecteer wat voor u relevant is.

7. Structureer uw e-mails in categorieën

Mappen (of labels, als u gmail gebruikt) zijn er om u te helpen bij het organiseren van uw e-mails.

Gebruik eerst een relevant naamgevingssysteem voor wat u doet. Als je grootste prioriteiten nu zijn, bijvoorbeeld (1) een boek schrijven en (2) afvallen, noem je mappen dan zo.Adverteren

Ten tweede, gebruik de hiërarchiestructuur. mappen op het eerste niveau zijn voor de grote categorieën, en mappen op het tweede niveau zijn voor subcategorieën, enzovoort. Ik heb bijvoorbeeld Admin als map op het eerste niveau en Back-Up, Accounting, Accounts, enz. als mappen op het tweede niveau. Indien nodig heb ik mappen op het derde niveau om ze verder te segmenteren. Gmail heeft een add-on waarmee je verschillende laaglabels kunt gebruiken (Instellingen > Labs > Geneste labels)

Het gebruik van filters (#8) om e-mail automatisch in mappen te ordenen doet wonderen.

8. Gebruik filters

Filters zijn hulpmiddelen waarmee u de e-mail automatisch kunt sorteren wanneer deze in uw e-mail komt. Er zijn 2 basisdingen die nodig zijn voor een filter: (1) De term om op te letten (2) Actie die moet worden toegepast als de term overeenkomt. Vanaf nu heeft mijn Gmail ongeveer 20 verschillende filters ingesteld voor verschillende e-mailadressen, onderwerptitels, hoofdtekst en wat niet. Afhankelijk van welk filter het is, wordt de e-mail automatisch gesorteerd in een respectievelijke map / gearchiveerd. Dit minimaliseert de hoeveelheid administratieve handelingen die ik moet doen.

Hier is mijn video-tutorial waarin ik laat zien hoe ik mijn e-mailfilters heb ingesteld om inbox nul te bereiken: 3 eenvoudige tips om Inbox Zero te bereiken met behulp van e-mailfilters [Videotutorial]

9. Gebruik de regel van 1 minuut bij het beantwoorden

Als het antwoord binnen 1 minuut duurt, beantwoord het dan onmiddellijk en archiveer het. Laat het niet lang in uw brievenbus zitten. Het zal nog meer moeite kosten om het door je hoofd te laten zweven en er constant aan herinnerd te worden dat je moet antwoorden. Zorg ervoor dat u zich aan het tijdsbestek van 1 minuut houdt wanneer u antwoordt, zodat het niet meer tijd kost dan nodig is. Dit helpt me om grote hoeveelheden e-mail in een korte tijd op te ruimen.

10. Stel een limiet in voor de tijd die je in de inbox doorbrengt

Beperk de totale tijd die u in uw inbox doorbrengt buiten de regel van 1 minuut. De volgende keer dat u uw e-mail controleert, tijd jezelf . Bekijk hoe lang het duurt om uw e-mail te verwerken, lezen, beantwoorden en sorteren. Vraag jezelf dan af hoeveel van die tijd goed besteed wordt. De kans is groot dat de meeste daarvan absoluut geen doel dienden.Adverteren

Soms krijg je e-mails die schrikbarend lang zijn. Scan deze e-mails door, kijk of er iets voor u relevant is en verwerk ze vervolgens dienovereenkomstig. Reageer indien nodig (en gebruik de 1 minuut regel); archiveer het als u niet van plan bent te antwoorden. Als je gaat antwoorden, voel dan niet de behoefte om terug te gaan met een lange e-mail alleen omdat de persoon een lange e-mail heeft geschreven. Het laatste wat je wilt is een e-mailuitwisseling van essays, waardoor je per ongeluk in een zwart gat voor e-mail valt. Log in op je inbox, doe wat je moet doen en ga daarna meteen weer weg.

11. (Meedogenloos) Afmelden voor dingen die je niet leest

Tijdens uw rondreizen op het web, meldt u zich waarschijnlijk aan voor een behoorlijk deel van de nieuwsbrieven en feeds in een impuls waarin u daarna uw interesse verliest. Als u merkt dat u herhaaldelijk de e-mail uit uw abonnementen verwijdert, is het een teken dat u zich onmiddellijk moet afmelden.

Download de manifestversie van dit artikel: [Manifest] 11 tips voor effectief e-mailbeheer

Origineel artikel: 11 eenvoudige tips voor effectief e-mailbeheer | Persoonlijke uitmuntendheid

Uitgelichte foto tegoed: Zakenvrouw die een e-mailenvelop trekt via shutterstock.com