15 BESTE ORGANISATIETIPS VOOR KANTOORORGANISATIE EN MEER GEDAAN KRIJGEN

Je denkt misschien dat je geen tijd hebt voor kantoororganisatie, maar als je echt wist hoeveel tijd die desorganisatie je kostte, zou je het heroverwegen.

Het af en toe herschikken en verplaatsen van stapels telt niet. Je bureau opruimen ook niet, als je de rommel in een prullenbak of een bureaula veegt.

Een relatief nette en ordelijke kantoorruimte maakt de weg vrij voor een hogere productiviteit en minder tijdverspilling.

Het organiseren van uw kantoor hoeft geen dagen te duren, het kan beetje bij beetje. In feite is het onderhouden van een georganiseerd kantoor veel effectiever als je het behandelt als een lopend project, in plaats van een massale aanval.

Dus als u klaar bent om aan de slag te gaan, helpen de volgende organisatietips u om uw kantoor om te toveren in een efficiënte werkruimte.

1. Zuiver uw kantoor

Ruim op, leeg, versnipper, ontdoe je van alles wat je niet nodig hebt of wilt. Kijk om je heen. Wat heb je al een tijdje niet gebruikt?

Neem één gebied tegelijk. Als het niet werkt, stuur het dan op voor reparatie of gooi het weg. Als je het al maanden niet hebt gebruikt en niet kunt bedenken wanneer je het echt nodig hebt, gaat het weg. Dit geldt voor meubels, apparatuur, benodigdheden, etc.Adverteren

Vergeet snuisterijen, planten (echt of kunstmatig) en decoraties niet - als ze bedekt zijn met stof en je kantoor er armoedig uit laten zien, zijn ze eerlijk spel.

2. Verzamelen en herverdelen

Verzamel elk item dat niet is waar het hoort en zet het waar het hoort.

3. Stel werkzones in

Bepaal wat voor soort activiteit er in elk gebied van uw kantoor plaatsvindt. Je hebt waarschijnlijk een hoofdwerkruimte (waarschijnlijk je bureau), een referentiegebied (archiefkast, planken, ordners) en een voorraadruimte (kast, planken of laden.)

Plaats de juiste apparatuur en benodigdheden bevinden zich zoveel mogelijk in de juiste ruimte.

4. Nabijheid sluiten

Plaats de apparatuur en benodigdheden die u het meest gebruikt binnen handbereik. Dingen die je zelden gebruikt, kunnen worden opgeborgen of opgeborgen.

5. Zorg voor een goede labeler

Kies een labelmaker die eenvoudig te gebruiken is. Neem de tijd om planken, bakken, mandenladen te labelen. Het zal u er niet alleen aan herinneren waar dingen naartoe gaan, maar het zal ook anderen helpen die mogelijk iets in uw werkruimte moeten vinden, gebruiken of opbergen.

6. Herzie uw archiefsysteem

Nu we het digitale tijdperk volledig ingaan, is de noodzaak om papieren dossiers op te slaan afgenomen.Adverteren

Wat kan jouw winkel digitaal? Dupliceer je bestanden? Mogelijk kunt u enkele van de bestanden en mappen die u in het verleden hebt gebruikt, verwijderen. Als u bestanden op uw computer opslaat, zorg er dan voor dat u regelmatig back-ups maakt.

Hier zijn enkele opslagideeën voor het maken van een soepel archiveringssysteem:

Een vergadermap maken – Zet alle te bespreken items daarin op, samen met items die moeten worden overhandigd, rapporten die moeten worden gegeven, enz. Het helpt u voorbereid te zijn op vergaderingen en bespaart u stress, zelfs als een vergadering wordt verplaatst .
Een WOR-map maken – Zoveel van onze rommelige papieren zijn dingen die in de wacht staan totdat iemand anders reageert of handelt. Verzamel ze in een WOR-map (Wachten op antwoord). Controleer het om de paar dagen op openstaande acties die u mogelijk moet opvolgen.
Opbergdozen – Gebruik goedkope opbergdozen om gearchiveerde bestanden te bewaren en ze uit uw huidige bestandsruimte te halen.
Tijdschriftendozen – Gebruik tijdschriftendozen of ordners om tijdschriften en catalogi op te bergen die u echt wilt bewaren. Zorg ervoor dat je ze echt nodig hebt voor referentie of onderzoek, recycle ze anders of geef ze weg.
Map lezen – Wijs een bestand aan voor gedrukte artikelen en documenten die u wilt lezen en die niet urgent zijn.
Bestanden archiveren – Wanneer een project is voltooid, plaatst u alle materialen bij elkaar en bergt u ze op. Bewaar uw werkmappen voor lopende projecten.
Wekelijks bestand – Laat uw dossier niet opstapelen. Stop je papieren in een To File map en archiveer alles een keer per week.

Lees hier meer tips over het organiseren van uw bestanden: Hoe u uw bestanden kunt ordenen voor een betere productiviteit

7. Ruim je bureau op

Verwijder alles, maak het grondig schoon en leg alleen die items terug die essentieel zijn voor dagelijks gebruik.

Als je moeite hebt met het opruimen van spullen, deze Declutter-formule zal je helpen dingen weg te gooien zonder er later spijt van te hebben.

8. Organiseer uw bureaublad

Nu je je bureaublad hebt gestroomlijnd, is het een goed idee om het te organiseren.

Gebruik bureau-organizers of containers om de items op uw bureau te ordenen. Gebruik trays voor papieren, containers voor kleinere items.Adverteren

Vergeet uw computerbureaublad niet! Zorg ervoor dat de bestanden of afbeeldingen zich allemaal in georganiseerde mappen bevinden. Ik raad u aan om uw computerbureaublad elke dag leeg te maken voordat u het werk verlaat.

9. Organiseer je lades

Zet gebruikte items bij elkaar in dezelfde lade, postzegels met enveloppen, plakblokken met notitieblokken, enz.

Gebruik lade-organizers voor kleine spullen - paperclips, spijkers, enz. Gebruik een aparte lade voor persoonlijke spullen.

10. Afzonderlijke inboxen

Als u regelmatig met andere mensen werkt, maakt u voor elk een map, lade of inbox.

11. Ruim je stapels op

Hopelijk creëer je met je nieuwe georganiseerde kantoor geen stapels papier meer, maar moet je nog steeds de oude sorteren.

Ga door de stapel (eventueel beetje bij beetje) en leg hem op de daarvoor bestemde plaats of dump hem.

12. E-mails sorteren

Stop niet zomaar post op een stapel om te sorteren of doorzoek de stukken die je nu nodig hebt. Sorteer het zodra je het krijgt - handelen, lezen, archiveren, delegeren of overdragen. .Adverteren

13. Afwijzingsdatums toewijzen

U hoeft niet elk stuk papier voor onbepaalde tijd te bewaren. Markeer op bestanden of documenten wanneer ze kunnen worden weggegooid of versnipperd.

Sommige juridische of financiële documenten moeten voor een bepaalde tijd worden bewaard. Zorg ervoor dat u weet wat die eisen zijn.

14. Filter uw e-mails

Sommige e-mails zijn belangrijk om te lezen, andere zijn gewoon niet zo belangrijk.

Wanneer u het filtersysteem gebruikt om verschillende soorten e-mails te labelen, weet u wat hun prioriteit is en welke u als eerste moet beantwoorden.

Bekijk deze tips om inbox zero te bereiken: De ultieme manier om naar Inbox Zero te gaan

15. Maak je bureau recht

Doe aan het einde van de dag een snelle straightening, zodat je de volgende dag een schone start hebt.

Bottom Line

Gebruik één tip of probeer ze allemaal. De hoeveelheid moeite die u steekt in het creëren en onderhouden van een efficiënt werkgebied zal in hoge mate zijn vruchten afwerpen.Adverteren

In plaats van tijd te besteden aan het zoeken naar dingen en het schuiven van stapels, kun je je tijd besteden ... nou ja ... werkend en je zult ervan genieten om rommelvrij te zijn!