We zijn allemaal schuldig aan uitstelgedrag van tijd tot tijd - er is altijd iets interessanter dan het werk dat voorhanden is. We denken meestal dat het niet erg is, aangezien een deadline onze grootste inspiratiebron is, en we doen ons beste werk wanneer we geïnspireerd zijn. We kunnen er zelfs grappen over maken terwijl we het slachtoffer worden van de verschillende soorten uitstelgedrag.

Uitstelgedrag is echter een enorme verspilling van tijd en kan de productiviteit enorm schaden.

Uit een onderzoek in 2015 bleek dat een persoon gemiddeld meer dan 55 dagen per jaar aan uitstelgedrag verliest en ongeveer 218 minuten per dag verspilt aan onbelangrijke dingen.^[1]Hier is de wiskunde:

218 minuten/dag x 365 = 79570 minuten = 55,3 dagen

Dat is veel tijdverspilling!

We moeten uitstelgedrag tot in de kern bestrijden, en we kunnen dit doen als we ons meer bewust worden van onszelf en deze slechte gewoonte die uitstelgedrag wordt genoemd. Alleen dan kunnen we slagen in het bereiken van onze doelen.

5 soorten uitstelgedrag (en hoe ze te verhelpen)

Er zijn 5 veelvoorkomende redenen waarom mensen uitstellen. Om u te helpen de reden te identificeren waarom u dingen gemakkelijk uitstelt, zijn hier 5 soorten uitstelgedrag en uitstellers.

Type 1: De perfectionist

Zij zijn degenen die te veel aandacht besteden aan de kleine details. De perfectionist is bang om aan de taak te beginnen, omdat ze gestrest raken om elk detail goed te krijgen. Ze kunnen ook vast komen te zitten in het proces, zelfs als ze al begonnen zijn, omdat ze gewoon te bang zijn om verder te gaan.

Advies voor de perfectionist

In plaats van je obsessie met details al je tijd te laten opslokken, moet je duidelijk zijn over het doel van je taken en een tijdslimiet toewijzen aan elk om dit soort uitstelgedrag aan te pakken.^[2]Dit zal je dwingen om gefocust te blijven en je taak binnen het tijdsbestek af te ronden.Adverteren

Bijvoorbeeld:

Als je een rapport gaat schrijven, wees dan eerst duidelijk over het doel van het rapport.

Als het doel van het hebben van het rapport is om de veranderingen in gegevens van de afgelopen paar maanden duidelijk weer te geven, zweet je dan niet te veel over het schrijven van veel sierlijke woorden; richt u liever meer op de cijfers en grafieken. Zorg er gewoon voor dat het doel kan worden bereikt, en het is echt niet nodig om te werken aan dingen die je niet helpen het uiteindelijke doel te bereiken.

Type 2: De dromer

Dit is iemand die meer geniet van het maken van het ideale plan dan van het ondernemen. Ze zijn zeer creatief, maar vinden het moeilijk om een ​​taak daadwerkelijk af te maken.

Advies voor de dromer

Om te voorkomen dat je wordt meegesleept door je eindeloze verbeeldingskracht met dit soort uitstelgedrag, ga je weer met beide benen op de grond staan ​​door voor elke dag specifieke (en haalbare) doelen te stellen op basis van de SMART raamwerk . Stel een doel en deel het plan op in kleine taken waar je meteen actie op kunt ondernemen.^[3]

Bijvoorbeeld:

Als je droomt om elke dag vroeger wakker te worden, stel er dan een duidelijk doel voor: over 3 weken word ik elke dag om 6.30 uur wakker.

Breek dit doel vervolgens op in kleinere taken:

• Vanaf vanavond ga ik voor 23.00 uur slapen.
  • Stel een alarm in om me eraan te herinneren dat ik moet gaan slapen
  • Plan eerdere vriendenbijeenkomsten, zodat ik vroeg kan gaan slapen
• De eerste week word ik om 7.30 uur wakker, zelfs op niet-werkdagen
  • Ga in het weekend joggen of zwemmen in de ochtend

Je moet ook nadenken over je voortgang terwijl je werkt. Houd uw invoer en uitvoer voor elke taak bij, zodat u gemakkelijk kunt zien welke taken slechts tijdverspilling en weinig belang zijn. Dit kan u helpen u te concentreren op het doen van de dingen die positieve resultaten opleveren, wat de productiviteit zal verbeteren.Adverteren

Type 3: De ontwijker

De piekeraars zijn bang om taken op zich te nemen waarvan ze denken dat ze die niet aankunnen. Ze stellen het werk liever uit dan door anderen te worden beoordeeld als ze fouten maken.

Advies voor de ontwijker

Ik weet dat het controleren van e-mails verleidelijk lijkt, maar zet het beantwoorden van e-mails niet op de eerste plaats op je takenlijst.^[4]Vaker wel dan niet, zijn e-mails onbelangrijk, maar ze stelen je tijd en mentale energie voordat je het zelfs maar merkt.

Richt je in plaats daarvan eerst op de slechtste om dit soort uitstelgedrag aan te pakken. Besteed je ochtend aan wat je het meest uitdagend vindt. Dit geeft je een gevoel van prestatie en het helpt je momentum op te bouwen voor een productieve dag die voor je ligt.

Probeer je taken op te splitsen in kleinere subtaken. Begrijp hoeveel tijd en energie echt nodig is voor een bepaalde taak en maak realistische berekeningen.

Bijvoorbeeld:

Een rapport van 2000 woorden lijkt veel tijd en moeite te kosten, en het lijkt eng om er gewoon aan te gaan werken. Maar is er een manier om dit op te splitsen in kleinere stukjes, zodat het minder eng lijkt? Je kunt dit proberen:

• Inleiding: ongeveer 100 woorden (15 min)
• Inhoudsopgave (5 min)
• Rapport over de financiële status: een grafiek met 100 woorden ondersteunende tekst (20 min)
• Casestudy: 3 cases op basis van het nieuwe bedrijfsmodel met elk ongeveer 400 woorden (elk ongeveer 40 minuten)
• Conclusie: ongeveer 800 woorden (30 min)

Ziet het er nu een stuk makkelijker uit?

Type 4: De crisismaker

De crisismaker schuift het werk bewust tot het laatste moment terug. Ze vinden deadlines (de crises) spannend en denken dat ze het beste werken als ze onder druk werken, waardoor ze hun tijd slecht kunnen besteden. Adverteren

Advies voor de crisismaker

Gedwongen worden om het werk te haasten omdat je beter zult presteren, is slechts een illusie, omdat het je eigenlijk geen ruimte laat om het werk te herzien om het daarna beter te maken met dit soort uitstelgedrag.

Als u uw werk altijd tot het laatste moment verlaat, probeer dan de Tomaten techniek , ontwikkeld door de Italiaanse ondernemer Francesco Cirillo.

Het richt zich op het werken in korte, intens gefocuste bursts, en jezelf dan een korte pauze te geven om te herstellen en opnieuw te beginnen.

Bijvoorbeeld:

Gebruik een timer en verdeel uw complexe werk in kleine, beheersbare sessies. Gun jezelf tussen de kleine sessies een pauze om te herstellen.

Hoewel het regelmatig pauzeren van je hersenen je prestaties sterk kan verbeteren door de energie van je hersenen weer op te laden, kun je door de taken eerder te voltooien voldoende tijd hebben om je werk opnieuw te doen om het nog beter te maken.

Type 5: De drukke uitsteller

Dit soort uitstellers zijn kieskeurig. Ze hebben moeite met het prioriteren van taken omdat ze er ofwel te veel van hebben of weigeren te werken aan wat ze als onwaardig beschouwen. Ze weten niet hoe ze de taak moeten kiezen die het beste bij hen past en stellen het nemen van beslissingen gewoon uit.

Advies voor de drukke uitsteller

Je moet je prioriteiten op een rij zetten als je tegen dit soort uitstelgedrag aanloopt. Belangrijke taken moeten voorrang krijgen op urgente taken, omdat urgent niet altijd belangrijk betekent. Je hebt maar zoveel tijd en energie, en die wil je niet verspillen aan dingen die er niet toe doen.

Identificeer het doel van uw taak en het verwachte resultaat. Belangrijke taken zijn die taken die op lange termijn waarde toevoegen.Adverteren

Het lijkt dringend om een ​​e-mail te beantwoorden waarin staat dat u zo snel mogelijk contact met mij wilt opnemen, maar bedenk voordat u die e-mail beantwoordt hoe belangrijk het is in vergelijking met andere taken.

Bijvoorbeeld:

Stel je voor dat de e-mail wordt verzonden door een klant die vraagt ​​naar de voortgang van een project, en ze wil dat je haar zo snel mogelijk antwoordt; tegelijkertijd heb je een andere taak om het logistieke probleem op te lossen dat van invloed is op alle lopende projecten. Welke moet je als eerste behandelen?

De tijdskosten voor het beantwoorden van een e-mail zijn laag, maar het voordeel is ook erg laag omdat u slechts aan het verzoek van één klant voldoet. Het oplossen van het logistieke probleem kost waarschijnlijk veel meer tijd, maar het is ook veel meer de moeite waard, want door het probleem op te lossen, bespaart u alle projecten op handen, wat het hele bedrijf ten goede komt.

Het komt neer op

Je merkt misschien dat de meeste kenmerken van uitstellers te maken hebben met hun manier van denken. Mensen blijven het werk uitstellen uit angst. Dit is precies waarom het aanpassen van onze houding ten opzichte van werk ons ​​kan helpen om uitstelgedrag te stoppen.

Je mindset veranderen lijkt misschien veel werk, maar door elke dag de kleinste dingen te doen, raak je gewend aan de manier waarop je met je werk omgaat: van het stellen van doelen tot het opsplitsen van taken tot het evalueren van de waarden van elke taak.

Er is geen morgen als het gaat om deze specifieke gewoonte. Je moet vandaag uitstelgedrag overwinnen. Krijg meer tips in deze Lifehack Fast-Track Class: Geen uitstel meer .

Meer over het overwinnen van de soorten uitstelgedrag

• Wat is uitstelgedrag en hoe het te stoppen (de complete gids)
• 10 beste Ted-talks over uitstelgedrag dat je motivatie zal aanwakkeren
• Hoe uitstelgedrag timemanagement ineffectief maakt

Uitgelichte foto tegoed: Nick Fewings via unsplash.com

Referentie