Een langdurige stand-by op het gebied van productiviteit, a tickler-bestand is een herinnering systeem bedoeld als aanvulling op uw reguliere agenda- en planningssysteem . Hoewel er verschillende soorten tickler-bestanden zijn, is de meest bekende (grotendeels dankzij David Allen's .) Dingen gedaan krijgen en Merlijn Mann's 43 mappen ) is het 43-mappensysteem, met 31 genummerde dagmappen en 12 gelabeld met de maanden van het jaar.

Het idee is vrij eenvoudig: alles waar je op een toekomstige datum aan herinnerd moet worden, gaat naar je tickler-bestand . Elke ochtend wordt de map van die dag tevoorschijn gehaald en de inhoud in je inbox geplaatst, en wat je daar dagen, weken of maanden eerder hebt geplaatst, is binnen handbereik wanneer je het nodig hebt.Adverteren

Dankzij de configuratie met 43 mappen is het mogelijk - eenvoudig, zelfs - om herinneringen tot een jaar van tevoren in te stellen. Elke genummerde map staat voor een dag van de maand. Achter hen zijn alle mappen met de maanden gerangschikt, met de map van volgende maand ervoor. Dus aangezien het vandaag 5 september is, ziet u vooraan map 5, gevolgd door 6-31, dan oktober tot en met september. Als ik de map van vandaag leegmaak, plaats ik deze achter in de genummerde mappen, zodat er 6 klaar staan ​​om er morgen uit te worden gehaald.

Aan het einde van de maand wordt de map oktober geopend en de inhoud ervan op de juiste genummerde dagen geplaatst, en de geleegde map wordt achter in de maanden geplaatst. Dit creëert een rollende cyclus van mappen, waarbij elke ochtend de map wordt gepresenteerd met de inhoud van die dag erin.Adverteren

Wat er in de mappen gaat, is aan jou, maar het is duidelijk dat alles wat gedateerd is een goede kandidaat is: rekeningen, facturen, gedateerd materiaal om te verzenden, concert- en showtickets, reisdocumenten, enzovoort. Andere items waarvan u weet dat u ze op een specifieke dag nodig zult hebben, kunnen ook worden toegevoegd, zoals uw paspoort op de dag dat u het land uit vliegt, of uw chequeboek voor de dag waarop de rekeningen worden betaald.

Terugkerende gebeurtenissen waar je jezelf aan wilt herinneren - zoals de planten elke drie dagen water geven - kunnen op indexkaarten worden geschreven. Je leegt je map in je inbox, verwerkt de inbox, bekijkt de herinnering, geeft de planten water en plaatst de kaart in wat de datum ook is, drie dagen later.Adverteren

Sommige mensen gebruiken het tickler-bestand als een uitje vanuit hun inbox. Dat wil zeggen, als ze aan het einde van de dag hun inbox niet hebben leeggemaakt, gaat alles naar de ticker van morgen. Ik ben hier geen groot voorstander van, maar ik denk dat het hen wel wat psychologische voldoening geeft om aan het eind van de dag met een lege inbox te vertrekken.

Het moeilijkste aan het gebruik van een tickler-bestand is eigenlijk: beginnend om het te gebruiken. Het kan even duren om de gewoonte aan te nemen om dingen in het tickler-bestand te plaatsen en het vervolgens elke dag te controleren om ze er weer uit te krijgen. In feite moet je misschien doen wat ik deed toen ik voor het eerst een tickler-bestand begon te gebruiken: een herinnering instellen voor je herinneringen! Dat wil zeggen, ik plaats een controle-tickler-bestandstaak in Outlook en stel deze in om elke ochtend opnieuw te worden uitgevoerd. En ja hoor, elke ochtend vergat ik het totdat de melding kwam om me eraan te herinneren.Adverteren

Uiteindelijk wordt het gebruik van het tickler-bestand echter een gewoonte. Naarmate je er meer en meer dingen aan toevoegt, is de kans groter dat je het controleert, en naarmate je het meer en meer controleert, is de kans groter dat je er dingen in stopt. De twee gewoonten versterken elkaar, dus na een tijdje bereik je een kritische massa en is vergeetachtigheid geen probleem meer.

Om daar te komen, het helpt echt om je tickler-bestand ergens in het zicht te houden (zonder in de weg te staan). Desktop archiefdozen zijn hier perfect voor – over het algemeen minder dan 12/30 cm diep, ze nemen niet veel ruimte in beslag, ze zijn er in verschillende aantrekkelijke (en, ik geef het toe, niet-zo-aantrekkelijke) ontwerpen, en hun open bovenkant betekent er is niet de minste barrière om het dossier van vandaag te verwijderen.Adverteren

Consequent gebruikt, kan een tickler-bestand een belangrijk onderdeel worden van je buitenboordbrein, dingen voor je opduiken wanneer je het nodig hebt, en het uit de weg houden als je dat niet doet. In de all-high-tech wereld van vandaag, is het zelfs een beetje geruststellend: eenvoudig, beslist low-tech en effectief.

Bonustype: Dit is een tip die ik tegenkwam hier , en het is zo goed dat ik het moest opnemen. De standaardconfiguratie met 43 mappen geeft u datums, maar niet de namen van dagen, wat verwarrend kan zijn. Gebruik bindclips, gelabeld met de dagen van de week en vastgeklikt op de bovenkant van de voorste 7 mappen, om de dagen te identificeren. Terwijl u elke map verwijdert en naar achteren verplaatst, plaatst u de clip op de map na de laatste met een bindclip. Briljant!