We hebben allemaal van die dagen dat het voltooien van onze toegewezen taken onbereikbaar lijkt. Met de verleiding van sociale media, mobiele games en internet in het algemeen - om nog maar te zwijgen van de constante drukte van mensen op kantoor - is het gemakkelijk om ten prooi te vallen aan verstoringen en afleiding op het werk.

Dus, wat kunnen we eraan doen? Hoe productief zijn op het werk?

Hoewel we geen onfeilbaar systeem hebben dat verstoringen en omleidingen volledig kan elimineren, hebben we wel 9 basisregels die kunnen worden toegepast om uw productiviteit een boost te geven.

Blijf lezen om onze tips over arbeidsproductiviteit te ontdekken.

Inhoudsopgave

1. Wat betekent het om productief te zijn?
2. 9 basisregels om productief te zijn op het werk
3. Het komt neer op
4. Meer productiviteitstips

Wat betekent het om productief te zijn?

Hoe productief zijn op het werk? is de eeuwenoude vraag waarmee zowel werknemers als werkgevers over de hele wereld te kampen hebben. Waar u ook werkt en wat u ook doet, iedereen is altijd op zoek naar nieuwe manieren om efficiënter en effectiever te werken.

Maar wat houdt productief zijn eigenlijk in?

Als u meer taken op uw lijst voltooit of langer werkt, betekent dit niet noodzakelijk dat u productiever bent. Het betekent alleen dat je het drukker hebt, en productiviteit moet niet worden verward met drukte.

Productiviteit betekent het behalen van effectieve resultaten in een zo kort mogelijke tijd, zodat u meer tijd heeft om vrijuit te genieten.

Het gaat om slimmer werken, niet harder. Het betekent processen verfijnen, workflows versnellen en de kans op onderbrekingen verkleinen.

Productiviteit wordt het best bereikt door te kijken naar uw huidige manier van werken, de knelpunten, gebreken en belemmeringen te identificeren en vervolgens manieren te vinden om te verbeteren.

9 basisregels om productief te zijn op het werk

1. Vermijd multitasken

Multitasking kan de indruk wekken dat er meer taken kunnen worden uitgevoerd omdat u meerdere dingen tegelijk doet. Het tegendeel is echter waar.Adverteren

Onderzoek heeft aangetoond dat het proberen om meerdere dingen tegelijk te doen een negatieve invloed heeft op de productiviteit en dat het wisselen tussen taken tot 40 procent van iemands tijd kan kosten.^[1]Dat komt omdat je focus en concentratie constant wordt belemmerd door het moeten schakelen tussen taken.

Als je veel taken op je bord hebt, bepaal je prioriteiten en wijs voldoende tijd toe voor elke taak. Op die manier kunt u eerst werken aan wat dringend is en voldoende tijd hebben om de rest van uw taken te voltooien.

2. Schakel meldingen uit

Volgens een Gallup-enquête geeft meer dan 50 procent van de Amerikaanse smartphonebezitters toe dat ze hun telefoon een paar keer per uur checken.^[2]

Het uitschakelen van je telefoon - of in ieder geval je meldingen - tijdens werkuren is een goede manier om te voorkomen dat je de hele tijd op je telefoon kijkt.

Hetzelfde geldt voor uw computer. Als je het voorrecht hebt om toegang te krijgen tot sociale media op je werkdesktop, schakel dan de meldingen daar uit.

Een andere goede tip is om uit te loggen van uw sociale media-accounts. Dus als je de drang voelt om het te controleren, zou je kunnen worden misleid omdat je pagina niet zo gemakkelijk toegankelijk is.

3. Beheer onderbrekingen

Er zijn bepaalde verstoringen op kantoor die onvermijdelijk zijn, zoals uw manager die om een ​​snelle vergadering vraagt ​​of uw collega die om assistentie vraagt. Om hiermee om te gaan, kun je het beste weten hoe je als een professional met onderbrekingen om moet gaan.

Wees proactief en informeer de mensen om je heen dat je je moet concentreren. Schakel uw status in als bezet/niet beschikbaar in uw werkchat-app.

Als je een deadline hebt, laat je collega's dan weten dat je je moet concentreren en zou het erg op prijs stellen om even niet gestoord te worden, of zelfs thuis te werken als dat een haalbare optie voor je is.

Door te anticiperen en een plan te hebben om ze te beheren, minimaliseert dit uw kansen om te worden beïnvloed door onderbrekingen.

4. Eet de kikker

Mark Twain zei ooit beroemd dat:Adverteren

als het jouw taak is om een ​​kikker te eten, kun je dat het beste 's ochtends doen. En als het jouw taak is om twee kikkers te eten, kun je het beste eerst de grootste opeten.

Wat dit in feite betekent, is dat u eerst uw grootste, meest urgente taak uit de weg moet ruimen.

We hebben allemaal die grote, belangrijke taak die we niet willen doen, maar waarvan we weten dat we ze moeten doen, omdat het de grootste consequentie heeft als we het niet voltooien.

Eet de kikker is een productiviteitstechniek die u aanmoedigt om uw belangrijkste, meest ongewenste taak eerst te doen. Als u deze specifieke taak vóór alles voltooit, krijgt u een enorm gevoel van voldoening. Het zet de bal aan het rollen voor de rest van de dag en motiveert je om je andere taken gretig uit te voeren.

5. Verminder vergaderingen

Vergaderingen kunnen veel tijd kosten, tijd die kan worden gebruikt om iets nuttigs te doen.

Je moet wachten tot iedereen arriveert, en nadat de beleefdheden uit de weg zijn, kun je er eindelijk in vast komen te zitten. En soms kan het een heel uur duren om een ​​enkel probleem op te lossen.

Het alternatief? Regel helemaal geen vergadering. Je zult versteld staan ​​hoeveel dingen kunnen worden opgelost via een e-mail of een snel telefoontje.

Maar dat betekent niet dat u vergaderingen helemaal moet schrappen. Er zijn bepaalde omstandigheden waarin persoonlijke besprekingen en onderhandelingen nog steeds nodig zijn. Zorg ervoor dat u de opties vooraf afweegt.

Als het alleen om het delen van informatie gaat, kun je waarschijnlijk beter een e-mail sturen; maar als brainstormen of diepgaande discussie nodig is, dan is een persoonlijke ontmoeting het beste.

6. Gebruik hulpmiddelen

Het hebben van de juiste tools om mee te werken is cruciaal, want je bent zo goed als de middelen die je tot je beschikking hebt. U kunt niet alleen taken zo efficiënt mogelijk uitvoeren, maar ze kunnen ook processen stroomlijnen. Deze processen zijn essentieel voor een bedrijf omdat ze taken beheren, werknemers verbonden houden en belangrijke gegevens bevatten.

Als u de manager of bedrijfseigenaar bent, zorg er dan voor dat uw team over de juiste tools beschikt.Adverteren

En als u een werknemer bent en denkt dat de tools waarmee u momenteel moet werken niet helemaal in orde zijn, laat het uw manager dan weten. Een goede teamleider begrijpt het belang van het hebben van de juiste tools en hoe dit de productiviteit van werknemers kan beïnvloeden.

Enkele voorbeelden van hulpmiddelen die kunnen worden gebruikt:

Communicatie

• slappe voor teamchat en samenwerking.
• Dezelfde pagina voor videoconferentiesoftware.
• Zendesk voor betrokkenheid bij de klantenservice.

Taak beheer

• Zenkit voor taak- en projectsamenwerking.
• Wonderlijst voor het noteren van je to-do’s.
• Wekan voor een open source-optie.

Database management

• Zoho Creator voor een gratis online database.
• Ninox voor verschillende sjablonen.
• QuintaDB voor een webformulierbouwer en CRM.

Tijdregistratie

• Clockify voor een gratis tracker.
• TMetric voor werkruimte-integraties.
• Tijdkamp voor aanwezigheids- en productiviteitsbewaking.

Deze kun je ook eens bekijken Top 10 productiviteitstools om u te helpen 10x meer te bereiken in minder tijd .

7. Opruimen en organiseren

Het hebben van een ongeorganiseerde en rommelige werkruimte kan uw concentratievermogen beperken. Volgens onderzoekers kan fysieke rommel een negatieve invloed hebben op je concentratievermogen en het opnemen van informatie.^[3]Daarom is het belangrijk om uw werkomgeving overzichtelijk en overzichtelijk te houden.

Zorg ervoor dat u uw eigen organisatiesysteem heeft, zodat u weet wat u moet doen als het papierwerk zich begint op te stapelen.

Georganiseerd zijn zorgt er ook voor dat u weet waar u het juiste briefpapier, gereedschap of documenten kunt vinden wanneer u het nodig hebt. Uit een Amerikaans onderzoek blijkt dat de gemiddelde werknemer tot een week per jaar kan verspillen aan het zoeken naar zoekgeraakte spullen.^[4]

Hier is een handige gids om u te helpen opruimen en organiseren: Hoe u uw leven kunt opruimen en stress kunt verminderen (de ultieme gids)

8. Neem pauzes

Regelmatige pauzes nemen is essentieel om de productiviteit op het werk op peil te houden. Werken achter een computer kan leiden tot een zittende levensstijl waardoor u een hoger risico loopt op hartaandoeningen, diabetes en obesitas. Zelfs een micropauze van 30 seconden kan uw productiviteit tot 30 procent verhogen.

Naast je fysieke gezondheid zijn pauzes ook cruciaal voor je mentale en emotionele welzijn. Dat komt omdat je hersenen als een spier zijn, hoe meer het werkt zonder pauze, hoe gemakkelijker het is om versleten te raken.

Door ervoor te zorgen dat u daadwerkelijk uw pauzes neemt, kunt u last krijgen van beslissingsmoeheid. Het kan ook helpen de creativiteit te stimuleren.

Bekijk dit artikel en ontdek waarom u tijd voor pauzes moet inplannen: Het belang van het plannen van uitvaltijdAdverteren

9. Drink water

Hoewel we weten dat we dat moeten doen, is het gemakkelijk om te vergeten voldoende water te drinken tijdens de werkdag.

Velen van ons wenden zich tot thee of koffie voor de cafeïne-hit om ons op de been te houden. Net als pauzes is drinkwater echter essentieel om de productiviteit op het werk op peil te houden. Het is eenvoudig en effectief.

Niet genoeg water drinken kan leiden tot uitdroging en ook hoofdpijn, vermoeidheid en gewichtstoename.

Een goede tip om uitdroging te voorkomen is om een ​​waterfles op je bureau te plaatsen, omdat deze kan dienen als herinnering om constant water te drinken.

Als je de smaak van water een beetje flauw vindt, voeg dan wat fruit zoals komkommer of citroen toe om het een betere smaak te geven.

U kunt hier ook meer ideeën opdoen over hoe u meer water kunt drinken: Hoe u meer water kunt drinken (en waarom u dat zou moeten doen)

Het komt neer op

De voorgaande 9 basisregels over arbeidsproductiviteit zijn niet alles. Jij en het bedrijf waarvoor je werkt, hebben misschien nog andere tips over hoe de productiviteit het beste kan worden verhoogd en gehandhaafd.

Het is immers iets dat anders kan worden waargenomen, afhankelijk van de exacte baan en werkomgeving.

Door te zeggen dat de 9 basisregels echter een goede basis vormen voor iedereen die bezwijkt voor verstoring en afleiding, en op zoek is naar manieren om deze te overwinnen.

Een goede tip om in gedachten te houden is dat verandering niet van de ene op de andere dag plaatsvindt. Begin klein en wees consistent . Als je uitglijdt, stof jezelf dan af en probeer het opnieuw.

Het ontwikkelen van gewoonten gebeurt geleidelijk, dus zolang je het bijhoudt, zul je al snel de veranderingen die je hebt aangebracht opmerken en uiteindelijk de vruchten van je werk plukken.Adverteren

Meer productiviteitstips

• De ultieme gids voor het prioriteren van uw werk en leven
• 30 beste productiviteitsboeken die u moet lezen om uw productiviteit te verhogen
• 13 strategieën om uw productiviteit een boost te geven
• De zorgvuldige kunst van delegeren

Uitgelichte foto tegoed: Cathryn Lavery via unsplash.com

Referentie