HOE U EEN EFFECTIEVE ÉÉN-OP-ÉÉN-VERGADERING MET TEAMLEDEN KUNT HOUDEN

Het één op één gesprek is een cruciaal en vaak onderschat managementinstrument.

Het is niet alleen een eerlijke manier om met medewerkers in contact te komen en de nodige informatie met hen te delen, maar het is ook een geweldige manier om hun feedback te horen.

Wat nog belangrijker is: de één-op-één-vergadering is een kans om de ervaring en perceptie van uw werknemer van u als baas vorm te geven. In veel gevallen zal wat zij van u en uw managementstijl denken ook weerspiegeld worden in hun mening over het hele bedrijf of de organisatie die u vertegenwoordigt.

Het houden van effectieve één-op-één meetings zou een prioriteit moeten zijn voor jou als manager of teamleider. De 11 tips die in dit artikel worden beschreven, helpen je om het meeste uit deze cruciale tijd te halen.

1. Zorg voor de juiste mindset

Een goede één-op-één sessie begint al voor de vergadering terwijl u uw aantekeningen en uw houding ervoor voorbereidt.

Als je de één-op-één-vergadering als een ongewenste afleiding in je drukke dag ziet, kom je niet ver.

Neem in plaats daarvan even de tijd om je hoofd leeg te maken en je te concentreren op de persoon die je gaat ontmoeten.

Begin met het bekijken van uw aantekeningen van de vorige één-op-één met die werknemer, bekijk hun laatste prestatiestatistieken, markeer eventuele klachten of lof die u over hen hebt ontvangen.

2. Maak van een-op-een-bijeenkomsten een vaste gewoonte

De frequentie van uw één-op-één-gesprekken hangt grotendeels af van uw bedrijfsgrootte en uw managementstijl. Sommige bronnen zeggen dat dergelijke bijeenkomsten wekelijks zouden moeten zijn, terwijl anderen stellen dat een tweewekelijks of maandelijks schema voldoende zou zijn.

Het is een goed idee om de volgende terugkerende vergadering aan het einde van elke huidige vergadering in te stellen, zodat beide partijen er vooruit kunnen plannen.

Denk aan de frequentie en lengte die voor u of uw medewerkers niet teveel lijken, maar toch voldoende zouden zijn om iedereen op de hoogte te houden en continu contact te houden.Adverteren

Nieuwe medewerkers zouden vaker een-op-een moeten hebben, minstens een keer per week of twee weken.

Door terugkerende één-op-één-sessies wordt het delen van feedback een routine en wordt een cultuur van eerlijkheid aangemoedigd. Bovendien zorgen regelmatige persoonlijke gesprekken ervoor dat medewerkers zich begrepen, vertrouwd en gewaardeerd voelen in het bedrijf, wat hun intrinsieke motivatie een boost geeft.

3. Stel een tijdslimiet in voor de vergaderingen

Plan voldoende tijd in voor deze gesprekken, maar maak ze ook niet te lang.Niemand zal uitkijken naar vergaderingen die de focus verliezen en voor altijd aanslepen.

De optimale duur van elke sessie hangt ook af van de frequentie van deze vergaderingen. Als u bijvoorbeeld elke week bijeenkomt, kan een sessie van 30 minuten voldoende zijn. Als u eens in de twee weken of een maand samenkomt, kan 60 minuten effectiever zijn.

Succesvolle managers zoals Andy Grove, medeoprichter en voormalig CEO van Intel, hebben geadviseerd om een-op-een te doen die minimaal een uur duurt:’

Alles wat minder is, is mijn ervaring, waardoor de ondergeschikte zich beperkt tot eenvoudige dingen die snel kunnen worden afgehandeld.

4. Maak een lijst van te bespreken onderwerpen

Een algemeen plan of structuur voor de vergadering kan helpen om het gesprek op gang te brengen, vooral tijdens de eerste paar vergaderingen. U hoeft zich echter niet aan het plan te houden, wat er ook gebeurt. Zie het eerder als een referentie die kan helpen als het gesprek vastloopt of te ver van het onderwerp afdwaalt.

Een vergaderagenda kan ook nuttig zijn als de werknemer introvert is en waarschijnlijk niet alleen zal praten.

U kunt bijvoorbeeld drie tot vijf onderwerpen voorbereiden waar u het meest over wilt weten. Of u kunt een lijst met vragen voor u houden, maar vergeet niet om flexibel te zijn - u hoeft ze niet allemaal te stellen als het gesprek natuurlijk verloopt.

Enkele ideeën voor vragen die waarschijnlijk grondige antwoorden zullen opleveren:

Welk deel van de dag voel je je het meest productief? Heb je het gevoel dat je een ander werkschema nodig hebt om je welzijn en productiviteit te verbeteren?
Wat zijn je laatste prestaties waar je trots op bent?
Heb je suggesties die ons kunnen helpen om als team beter te werken?
Is er iemand in het team waarmee je moeilijk kunt samenwerken? Kunt u uitleggen waarom?
Welke van je taken houden je betrokken en geïnspireerd? Is er een manier om uw dagelijkse taken aantrekkelijker te maken?
Wat zijn de belangrijkste knelpunten in uw huidige project? Kan ik op een of andere manier helpen om het te verplaatsen?
Wat zijn de dingen die u zorgen baart in uw werk of de kantooromgeving in het algemeen? Heb je je hier ooit ondergewaardeerd gevoeld?
Heb je het gevoel dat je genoeg leert op je werk? Over welke gebieden zou je meer willen weten?
Wat kan ik doen om mijn managementstijl te verbeteren of u beter te ondersteunen?
Aan welke projecten of taken zou je de volgende keer willen werken?

Pro-type: Adverteren

De voormalige CEO van Google, Eric Schmidt, begon zijn persoonlijke gesprekken door zijn lijsten te vergelijken met de lijsten die zijn medewerkers moesten opstellen vóór de vergadering.^[1]De items op beide lijsten kregen prioriteit omdat dit waarschijnlijk de meest urgente problemen waren.

5. Houd het casual en verander de instelling

Als u een eerlijk, ontspannen en oprecht gesprek wilt voeren met uw medewerker, denk dan niet alleen aan uw woorden en lichaamstaal, maar ook aan de sfeer tijdens het gesprek.

Je doel is om professioneel en productief te zijn, maar niet per se onhandig of oud.

Zoek eerst een ontspannende plek voor een privégesprek. Gezellige meubels, warme kleuren, kantoorplanten of zelfs een ander uitzicht vanuit het raam kunnen tot nieuwe ideeën en suggesties leiden. Maar u hoeft niet eens vast te houden aan een vergaderruimte - waarom niet een wandeling maken of een kopje koffie drinken in een nabijgelegen café?

CEO van software voor het volgen van productiviteit BureauTijd, Artis Rozentals is van mening dat één op één gesprekken buiten de gebruikelijke beperkingen van het kantoor moeten plaatsvinden:

Ik vind een gelegenheid om met elk van mijn teamleden een langere één-op-één lunch te hebben om alles in een ongedwongen sfeer te bespreken.

Hij voegt eraan toe dat informaliteit niet betekent dat de vergadering plaatsvindt zonder voorbereiding.

Voorafgaand aan het gesprek stel ik de actuele vragen en gegevens op en deel ik deze met de betreffende medewerker, zodat we allebei voorbereid komen en een vruchtbaar gesprek hebben.

6. Focus op de werknemer

Bij één op één gesprekken moet de medewerker centraal staan. De beroemde Amerikaanse zakenman en auteur Ben Horowitz raadt een manager aan om slechts 10% van de tijd te praten , en laat de rest van het praten over aan het teamlid.

Onthoud dat u als persoon in de machtspositie uw ego opzij moet zetten en uw werknemer zo goed mogelijk moet ondersteunen.

Idealiter verloopt het gesprek op een natuurlijke manier rond alles wat voor hem of haar belangrijk is. Als dat niet het geval is, stel dan open vragen die hen kunnen helpen hun standpunt uit te werken en hun feedback te geven (zie tip nr. 4).Adverteren

7. Luister zoals je het meent

Uw taak is niet alleen uw medewerker aan het woord te laten. Het is ook om actief te luisteren. Dit betekent dat je niet alleen maar luistert om beleefd te zijn. Je probeert eigenlijk alles te begrijpen en te onthouden wat wordt gedeeld.

Enkele actieve luistertechnieken:

Blijf onbevooroordeeld, zelfverzekerd en luister naar de persoon zonder eenzijdige conclusies te trekken.
Laat de medewerker zien dat je oplet en vat af en toe samen wat hij zegt.
Controleer nogmaals of u sommige uitspraken goed hebt begrepen om misverstanden te voorkomen (bijvoorbeeld: 'Heb ik het goed begrepen dat u wilt dat het marketingteam zich bij dit project aansluit om verdere vertragingen te voorkomen?').
Sta open voor alles wat je hoort, zelfs de kritiek op je bedrijf of je eigen optreden.

8. Deel relevante informatie

We zeiden al dat de werkgever minder moet praten en meer moet luisteren. Als u echter iets belangrijks te melden heeft en dit raakt deze medewerker persoonlijk of zakelijk, dan is het één op één gesprek het juiste moment om dat te zeggen.

Bereidt u een nieuw project of nieuwe strategie voor waarvan de medewerker op de hoogte moet zijn? Bent u nieuwe managementtactieken aan het testen en wilt u deze aan boord hebben? Staan er nieuwe veranderingen op het punt om het bedrijf of uw team in het bijzonder te beïnvloeden?

Zorg ervoor dat u elke werknemer op de hoogte houdt om te voorkomen dat roddels en verkeerde informatie zich op kantoor verspreiden. Als je ze het nieuws persoonlijk vertelt, zullen ze zich ook meer gewaardeerd en gewaardeerd voelen.

9. Noteer notities

Hoogstwaarschijnlijk heb je de leiding over meer dan een of twee medewerkers, dus je moet niet op je geheugen vertrouwen om alle belangrijke punten op te schrijven die elk teamlid aanhaalt.

Het is echter niet aan te raden om tijdens de vergadering aantekeningen op uw computer te maken. Waarom?

Het open hebben van een laptop kan gemakkelijk worden geïnterpreteerd als afgeleid en niet erg geïnteresseerd in het gesprek.

Dus je zult moeten maak notities op de ouderwetse manier – door ze op te schrijven in een notitieboekje, dagboek of een stuk papier.

Door aantekeningen te maken, kan uw teamlid zien dat u actief betrokken bent bij de vergadering en dat er rekening wordt gehouden met de uiteengezette punten. Met andere woorden - dat dit niet alleen tijdverspilling is.

10. Vertrek met een taak of afhaalmaaltijd

Net als al het andere dat met zaken te maken heeft, moeten één-op-één vergaderingen een doel en een uitvoerbaar resultaat hebben. Zorg er met andere woorden voor dat u, uw medewerker, of idealiter beiden, vertrekt met een actiepunt of een af te ronden taak.Adverteren

Om dit te verstevigen, stuur je een snelle e-mail na de één-op-één-vergadering, waarin je de belangrijkste dingen die je hebt besproken opnieuw opsomt. Dit zorgt ervoor dat jullie allebei op dezelfde pagina staan en op de hoogte zijn van de volgende stappen die elke kant moet nemen.

Een samenvattende e-mail kost nog een paar minuten van uw tijd, maar zal op de lange termijn ongetwijfeld de moeite waard zijn.

11. Verwaarloos de een-op-een met uw externe medewerkers niet

Tegenwoordig werken steeds meer managers met een team dat gedeeltelijk (of geheel) uit telewerkers bestaat. Als jij een van hen bent, weet dan dit:

Eén-op-één vergaderingen zijn nog belangrijker als het gaat om uw externe team.

Waarom? Omdat u het sentiment van uw interne team elke dag op kantoor kunt voelen. Tegelijkertijd heeft u misschien geen idee hoe uw uitbestede of externe medewerkers zich voelen.

CEO van print-on-demand startup Printful , Davis Siksnans, leidt een bedrijf met 500 medewerkers verspreid over twee continenten. Naast het houden van driemaandelijkse vergaderingen voor alle medewerkers, eist hij van managers dat ze regelmatig een-op-een hebben met elk van hun teamleden,^[twee]naast de halfjaarlijkse prestatiebeoordelingen.

Hij maakt duidelijk:

Het is een geweldige manier om te laten zien dat managers geven om de prestaties en het welzijn van de werknemer. Er komen onderwerpen aan de orde die anders niet in een reguliere discussie zouden komen, zoals het soort muziek dat op kantoor wordt gespeeld.

Santa Lice-Kruze, HR-directeur bij Printful Latvia, is het met Davis en advertenties eens:

Gesprekken moeten worden opgebouwd op basis van transparantie en wederzijds vertrouwen. Dit is het moment om te vragen hoe het met de persoon gaat, over zijn of haar balans tussen werk en privé, gezondheid, activiteiten buiten het werk, enz. Je moet zeker vragen of en hoe je ergens mee kunt helpen.

Zie oog in oog met uw medewerkers

Als manager moet je consistent zijn in alles wat je doet - en één-op-één-vergaderingen zijn geen uitzondering. Ze hoeven niet elke dag of zelfs elke week plaats te vinden, maar je moet je er elke keer weer voor inzetten.Adverteren

Onthoud: uw primaire doel is het ondersteunen van de prestaties van uw werknemer. Als u regelmatig een persoonlijk gesprek voert met elk van de mensen die aan u rapporteren, ziet u een toename van de betrokkenheid van uw medewerkers. En dit zal waarschijnlijk leiden tot een verbeterde bedrijfscultuur en een hogere productiviteit voor het hele bedrijf.

Meer leiderschapstips

Uitgelichte foto tegoed: rawpixel via unsplash.com

Referentie

[1]	^	Succesvolle vergaderingen: Hoe u een effectieve één op één vergadering kunt houden
[twee]	^	Wereldwijd gedijen: 5 dingen die u moet weten om een team succesvol te managen, met Davis Siksnans, CEO van Printful