Alle managers en leiders moeten de kunst van het delegatieproces beheersen. Begrijpen hoe en wanneer verantwoordelijkheid aan anderen moet worden toegewezen, is essentieel voor het handhaven van een hoog niveau van productiviteit, zowel op persoonlijk als op organisatorisch niveau. Ook het delegeren van taken is essentieel voor effectief leiderschap.

Leren delegeren is een samenhangend en effectief team bouwen dat deadlines kan halen. Als u bovendien weet wanneer en hoe u werk moet delegeren, vermindert u uw werkdruk, verbetert u uw welzijn op het werk en verhoogt u uw werkplezier. Helaas weten veel leiders niet goed hoe ze goed moeten delegeren of aarzelen ze om dat te doen.

In deze gids ontdekt u wat delegeren werkelijk inhoudt, hoe het delegeren van taken uw team ten goede komt en hoe u taken effectief kunt toewijzen.

Inhoudsopgave

1. Het belang van delegatie
2. Waarom zijn mensen bang om taken te delegeren?
3. Het verschil tussen delegatie en toewijzing
4. Hoe taken effectief te delegeren?
5. Bottom Line
6. Meer tips voor productief leiderschap

Het belang van delegatie

Een goede leider weet te delegeren. Wanneer u een deel van uw werk delegeert, maakt u tijd vrij en bereikt u dagelijks meer.

Effectieve delegatie bevordert ook de productiviteit en goed tijdbeheer binnen een team door gebruik te maken van de bestaande vaardigheden van zijn leden en hen in staat te stellen gaandeweg nieuwe kennis en competenties te ontwikkelen. Het resultaat is een flexibeler team dat rollen kan delen wanneer dat nodig is^[1].

Wanneer u bereid bent te delegeren, bevordert u een sfeer van vertrouwen en vertrouwen. Uw acties geven een duidelijk signaal af: als leider vertrouwt u uw ondergeschikten om de gewenste resultaten te bereiken. Als gevolg hiervan zullen ze je gaan zien als een sympathieke en effectieve leider die hun vaardigheden en behoeften respecteert.

Delegeren gaat niet over het blaffen van bevelen en hopen dat uw personeel in de pas loopt. De taak van een manager is om het allerbeste te halen uit degenen die onder hun toezicht staan ​​en daarmee de productiviteit en winst te maximaliseren ^[twee].

Hier is een voorbeeld van een slechte delegatie:Adverteren

Zorgvuldige delegatie helpt bij het identificeren en benutten van de unieke sterke en zwakke punten van de teamleden. Delegeren verhoogt ook de betrokkenheid van medewerkers, omdat het bewijst dat de managers geïnteresseerd zijn in het benutten van hun talenten.^[3]

Waarom zijn mensen bang om taken te delegeren?

Delegeren verhoogt de productiviteit, maar niet alle managers willen of kunnen delegeren.^[4]Waarom? Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen:

• Ze hebben een hekel aan het idee dat iemand anders de eer krijgt voor een project.
• Ze zijn in principe bereid om te delegeren, maar zijn bang dat hun team niet meer verantwoordelijkheid aankan.
• Ze vermoeden dat hun personeel al overwerkt is en aarzelen om hun lasten te verzwaren.
• Ze vermoeden dat het eenvoudiger en sneller is om gewoon zelf een taak uit te voeren.
• Ze houden niet van het idee om taken die ze graag doen, los te laten.
• Ze zijn bang dat als ze verantwoordelijkheid delegeren, hun eigen manager zal concluderen dat ze hun werkdruk niet aankunnen.

Het verschil tussen delegatie en toewijzing

De meeste mensen denken dat delegatie en toewijzing synoniem zijn, maar er moet een belangrijk onderscheid worden gemaakt tussen beide.^[5]

Wanneer u een taak toewijst, instrueert u slechts een ondergeschikte om een ​​specifieke actie uit te voeren. Je vertelt ze wat ze moeten doen, en ze doen het - zo simpel is het.

Aan de andere kant houdt delegatie in dat u een deel van uw eigen werk aan een andere persoon overdraagt. Ze krijgen niet zomaar een set instructies.Het belangrijkste is dat ze in een rol worden geplaatst die vereist dat ze beslissingen nemen en verantwoordelijk worden gehouden voor het voltooien van de taak.^[6]

Hoe taken effectief te delegeren?

Dus wat is de beste manier om werk te delegeren, zodat u de angst voor delegatie kunt bestrijden, een efficiënt team kunt bouwen en sneller kunt werken? Hier is een stapsgewijze handleiding:

1. Weet wanneer je moet delegeren

Door te begrijpen hoeveel controle u over een situatie moet houden, kunt u de beste strategie bepalen voor het versterken van werknemers. Er zijn 7 niveaus van delegatie die werknemers verschillende graden van verantwoordelijkheid bieden.Adverteren

Deze korte video legt deze niveaus uit en biedt voorbeelden van wanneer het gepast is om ze allemaal te gebruiken:

Delegatie vindt plaats langs een spectrum. Het laagste niveau van delegatie vindt plaats wanneer u andere mensen vertelt wat ze moeten doen. Het biedt weinig kansen voor werknemers om nieuwe benaderingen uit te proberen. De meest empowerende vorm van delegeren doet zich voor wanneer u het grootste deel van uw controle over het project aan de werknemer kunt afstaan.

Als u weet hoe u werk kunt delegeren, begrijpt u hoe u mensen kunt verbinden met taken die hun talenten optimaal benutten. Als het goed wordt gedaan, zorgt het ervoor dat u het beste eindresultaat krijgt.^[7]

Stel de volgende vragen wanneer u beslist hoe u werk gaat delegeren:

• Moet jij de leiding hebben over deze taak, of kan iemand anders het voor je doen?
• Vereist dit uw aandacht om succesvol te zijn?
• Zal dit werk een werknemer helpen zijn vaardigheden te ontwikkelen?
• Heb je tijd om iemand te leren hoe je dit werk moet doen?
• Verwacht u dat dit soort taken in de toekomst zullen terugkeren?

2. Identificeer de beste persoon voor de baan

Je moet de fakkel doorgeven aan het juiste teamlid om delegatie te laten werken. Je doel is om een ​​situatie te creëren waarin jij, je bedrijf en de medewerker een positieve ervaring hebben.

Denk aan de vaardigheden, de bereidheid om te leren van de teamleden en hun werkstijlen en interesses.De persoon die u hebt gedelegeerd, kan het werk effectiever uitvoerenals ze capabel, coachbaar en geïnteresseerd zijn. Geef een werknemer indien mogelijk de kans om zijn sterke punten te benutten.

Onervaren werknemers hebben mogelijk meer begeleiding nodig dan doorgewinterde veteranen. Als je geen tijd hebt om de nieuwere werknemer klaar te stomen voor succes, is het niet eerlijk om aan hen te delegeren.

U moet ook rekening houden met hoe druk uw medewerkers zijn. Het laatste wat je wilt doen is iemand overweldigen door hem te veel verantwoordelijkheden te geven.Adverteren

3. Vertel en verkoop om de buy-in voor leden te krijgen

Nadat je de perfecte persoon voor de baan hebt gevonden, moet je ze nog steeds zover krijgen dat ze de nieuwe verantwoordelijkheid op zich nemen. Laat hen weten waarom je hen voor de baan hebt gekozen.^[8]Wanneer je anderen laat zien dat je hun groei ondersteunt, bouwt dat een cultuur van vertrouwen op. Werknemers die gedelegeerde taken als kansen zien, zullen eerder in het resultaat investeren.

Wanneer u met nieuwere medewerkers werkt, geef dan aan dat u bereid bent om doorlopende ondersteuning en feedback te geven. Houd voor doorgewinterde medewerkers rekening met hun gedachten en ervaringen.

4. Wees duidelijk en specifiek over het werk

Het is van cruciaal belang om aan werknemers uit te leggen waarom het project nodig is, wat u van hen verwacht en wanneer het moet.^[9]Als ze weten wat je verwacht, is de kans groter dat ze leveren.

Door duidelijke verwachtingen te stellen, helpt u hen bij het plannen van de uitvoering van de taak. Stel projectmijlpalen in zodat u de voortgang kunt controleren zonder micromanagement. Als uw werknemer moeite heeft om een ​​mijlpaal te halen, heeft hij nog tijd om koers te corrigeren voordat het eindproduct moet worden geleverd.

Dit type verantwoording wordt veel gebruikt op universiteiten. Als studenten alleen de inleverdatum en basisvereisten kennen voor het voltooien van belangrijke onderzoekspapers, kunnen ze het werk uitstellen tot het elfde uur. Veel programma's vereisen dat studenten wekelijks met adviseurs bijeenkomen om advies te krijgen, structuur aan te pakken en knikken in hun methoden uit te werken vóór de deadlines. Deze maatregelen zorgen ervoor dat studenten slagen, terwijl ze de ruimte krijgen om geweldig werk te produceren.

5. Ondersteun uw werknemers

Om de best mogelijke resultaten van delegeren te zien, hebben uw ondergeschikten middelen en ondersteuning van u nodig. Verbind ze met training en materiaal om vaardigheden te ontwikkelen die ze nog niet hebben.^[10]

Het kan van tevoren meer tijd kosten om resources beschikbaar te maken, maar u bespaart tijd door het werk correct te laten doen. Voor terugkerende taken loont deze training herhaaldelijk.

Soms hebben medewerkers hulp nodig om te zien wat ze goed doen en hoe ze kunnen verbeteren. Feedback geven en ontvangen is een essentieel onderdeel van het delegeren van taken. Dit is ook een goede manier om de gedelegeerde taken als leider te bewaken. Hoewel u de voortgang van de taken kunt volgen, bent u dat niet micro-managen de werknemers.Adverteren

Vraag uw medewerkers tijdens het project regelmatig of ze ondersteuning of verduidelijking nodig hebben. Maak duidelijk dat je hen vertrouwt om het werk te doen, en dat je een ruimte wilt creëren waar ze vragen kunnen stellen en feedback kunnen geven. Deze feedback helpt u bij het verfijnen van de manier waarop u werk delegeert.

6. Toon uw waardering

Herken tijdens periodieke check-ins alle overwinningen die je tot nu toe op het project hebt gezien. Erken dat uw medewerkers vooruitgang boeken in de richting van het doel. Het voortgangsprincipe legt uit hoe belangrijk het is om kleine overwinningen te vieren om medewerkers gemotiveerd te houden.^[elf]Werknemers zullen effectiever en toegewijder zijn als ze weten dat u hun inspanningen opmerkt.

Door werknemers te erkennen wanneer ze het goed doen, krijgen ze inzicht in de kwaliteit van het werk dat u verwacht. Hierdoor is de kans groter dat ze weer met je willen samenwerken aan toekomstige projecten.

Bottom Line

Nu u precies weet wat delegeren betekent en de technieken om werk efficiënt te delegeren, bevindt u zich in een uitstekende positie om uw taken te stroomlijnen en de productiviteit van uw team te verhogen.

Delegeren is het verlenen van autonomie en autoriteit aan iemand anders, waardoor uw eigen werklast wordt verlicht en een goed afgerond, goed benut team wordt opgebouwd.

Delegatievaardigheden lijken misschien ingewikkeld of eng, maar met de tijd wordt het veel gemakkelijker. Begin klein door de komende twee weken een aantal beslissingen te delegeren aan leden van uw team.

Meer tips voor productief leiderschap

• Werk delegeren: wat delegeren en wat niet?
• 10 manieren om teammanagementvaardigheden te verbeteren en prestaties te verbeteren
• Leiderschap versus management: is de een beter dan de ander?

Uitgelichte foto tegoed: CoWomen via unsplash.com

Referentie