Wanneer er grote veranderingen of verstoringen in het leven plaatsvinden, is timemanagement een van de eerste dingen die uit het raam vliegen. In die situaties kan de tijd alle definities verliezen. Het is begrijpelijk dat de termen urgent en belangrijk nieuwe betekenissen krijgen.

In zijn boek, De 7 eigenschappen van zeer effectieve mensen , maakte Steven Covey een concept populair dat hij de tijdmanagementmatrix noemt. Covey verdeelt de tijd die we doorbrengen terwijl we wakker zijn in vier kwadranten:

• Kwadrant 1 : Dringend en Belangrijk. Voorbeelden: hulp krijgen bij een medisch noodgeval of een klein kind tegen het verkeer in laten rennen.
• Kwadrant 2 : Niet dringend, maar belangrijk. Voorbeelden: regelmatig de olie in uw auto laten verversen, of een intern bedrijfsdoel halen om binnen een uur zinvol te reageren op elk klantcontact.
• Kwadrant 3 : Dringend, maar niet belangrijk. Voorbeelden: een collega die langskomt om te vragen naar de bedrijfspicknick, of om te reageren op tijdelijke aanbiedingen.
• Kwadrant 4 : Noch dringend, noch belangrijk. Voorbeelden: doomscrolling door feeds van sociale media, reageren op website-opmerkingen die zijn geplaatst door mensen die u niet kent, of tv-binge-sessies.

Hier is de matrixgrafiek geïllustreerd door Sage Automation:^[1]

Om zo goed mogelijk gebruik te maken van deze vier kwadranten, moeten we brutaal eerlijk zijn over hoe - en waaraan - we Covey's termen toewijzen. Hier leest u hoe u dit kunt doen:

1. Zet een dollarcijfer op uw tijd

Als je wilt elimineer de tijdverspillers in je leven, begin je tijd te behandelen alsof het geld is. Tijd als een troef beschouwen, kan een enigszins vaag concept zijn. Het aanbrengen van dollartekens op uw uren zal snel duidelijkheid brengen.

Financieel expert Dave Ramsey stelt voor om elke cent die je verdient bij te houden door al je geld aan een categorie toe te wijzen. Bijvoorbeeld, $ 1.000 van uw volgende salaris kan in de categorie huur vallen, $ 400 kan naar boodschappen gaan, enzovoort.Adverteren

Totdat u begint met het benoemen en bijhouden van uw tijd, zal timemanagement niets meer zijn dan giswerk en onderbuikgevoelens. De combinatie van de Covey-matrix voor tijdmanagement en de Ramsey-techniek is de eerste stap om jezelf op de stoel van de tijdmanagementbestuurder te plaatsen. Misschien besluit u dat uw tijd een contante waarde heeft van $ 30 per uur. Aan het einde van een Netflix-binge, bijvoorbeeld, merk je dat je 4,5 uur hebt doorgebracht. Dat komt neer op een nettowaarde van $ 135. Noteer dit in een dagelijks logboek onder entertainment.

Als u bent zoals de meeste mensen, komt uw moment van duidelijkheid waarschijnlijk aan het einde van de maand wanneer u de dollarwaarden optelt die u aan uw verschillende levenscategorieën hebt toegewezen.

Hoewel je misschien de $ 135 die je aan een enkele tv-binge hebt uitgegeven, hebt afgeschud, hoe zal je je voelen als je ontdekt dat je in één maand $ 1.485 in die categorie hebt uitgegeven? Ter referentie: uw beschikbare tijdvoorraad voor een maand van 31 dagen, aangenomen dat u 16 uur per dag wakker bent, komt op $ 14.880. Werkuren alleen al hebben waarschijnlijk iets in het bereik van $ 4.500- $ 6.000 opgezogen.

Nu heeft u de kracht om echte duidelijkheid te scheppen in het beheren van uw prioriteiten. Was tv-kijken echt bijna 10% van je totale wakkere uren waard? Alleen jij kunt deze vraag beantwoorden.

2. Bereid jezelf voor op het succes van de timemanagementmatrix

Begin met het uitschrijven van elke taak

Op dit moment probeer je alleen maar je hersenen leeg te maken. Besteed geen energie aan het nadenken over urgentie, belangrijkheid of deadline. Dat deel komt later. Voor nu, doe gewoon je best om alle taken in je brein rond te zoemen in een spreadsheet of op papier.

Gebruik de tools die het beste voor u werken, zodat u uw gedachten zo snel mogelijk kunt ontladen. Stop niet voordat je zeker weet dat je alles hebt vastgelegd.

Wijs vervolgens een deadline toe aan elke taak

Begin met het invullen van die deadlines waarvan je weet dat ze in steen gebeiteld zijn. Om gezonde relaties te onderhouden, moet je prioriteit geven aan de toezeggingen die je al aan andere mensen hebt gedaan. Stel indien mogelijk uw deadlines eerder in dan u heeft beloofd - misschien heeft u die flexibele tijd later nodig. Begin met een tijdmanagementdoel om bekend te staan ​​als het soort persoon dat te weinig belooft en te veel levert.Adverteren

Markeer de taken waarvan u weet dat ze dringend zijn. Wees voorzichtig met uw toepassing van de term urgent. Wat voor u dringend lijkt, heeft misschien geen gevolgen voor uw familie, vrienden en klanten. Iedereen moet met een persoonlijke werkdefinitie komen, maar gebruik deze classificatie om te beginnen spaarzaam.

Geef prioriteit aan eerdere toezeggingen terwijl u classificeert. Je kunt altijd teruggaan en een specifieke taak upgraden naar deze status, maar begin met enige terughoudendheid. Immers, als alles urgent is, kan niets echt urgent zijn.

Herschik uw lijst op belangrijkheid

Dit is waar het gebruik van een spreadsheet in plaats van papier echt de moeite waard kan zijn. Voeg een belangrijkheidskolom in uw spreadsheet in of kies een andere gekleurde pen of markeerstift als u papier of indexkaarten gebruikt. Geef elke taak een belangrijkheidsscore van 1 (helemaal niet belangrijk) tot 100 (van het grootste belang).

Persoonlijk gebruik ik graag een schaal van 1 tot 100 vanwege de granulariteit die het biedt. Twee taken kunnen bijvoorbeeld beide een 8 scoren op een schaal van 1 tot 10, maar u kunt bij het sorteren onderscheid maken tussen een 82 en een 88.

3. Sluit je leven aan op de tijdmanagementmatrix

Neem nu een stap terug en kijk naar wat je hebt. Als je je huiswerk hebt gedaan, zou je nu al je taken moeten zien, samen met de ranglijst voor belangrijkheid en urgentie.

Begin met het verplaatsen van elke taak naar een van de vier kwadranten van de tijdmanagementmatrix. Begin met de voor de hand liggende plaatsingen. Zodra ze op de grid staan, kunt u de close calls beoordelen die terecht in een van de twee kwadranten terecht kunnen komen. U kunt items opnieuw rangschikken in termen van belangrijkheid of urgentie, en dat is prima. Je realiseert je misschien dat sommige taken niet zo belangrijk of urgent zijn als je aanvankelijk dacht.

Q1: Onderhoud een open landingsbaan

Probeer zoveel mogelijk zaken buiten het kwadrant Urgent en Belangrijk te houden. Dat is misschien niet mogelijk bij uw eerste poging tot tijdbeheer, maar stel een langetermijndoel op om wat open ruimte in Q1 te behouden. Dit bereik je door taken die in de andere drie kwadranten voorkomen zo efficiënt en effectief mogelijk af te handelen.Adverteren

Een drukke startup-oprichter zal bijvoorbeeld nog steeds in vorm willen blijven, maar geen uren in de sportschool willen doorbrengen. De bestsellerauteur van Wall Street Journal, Dr. John Jaquish, beveelt training met variabele weerstand aan boven training met zwaar gewicht. Het is wetenschappelijk bewezen dat variabele weerstandstraining betere fitnessresultaten oplevert in veel minder tijd, zegt dr. Jaquish. Dit, in combinatie met een eiwitrijk dieet, kan ondernemers de gewenste resultaten geven zonder kostbare uren van hun dag op te offeren.

Het is duidelijk dat je over 10 minuten een klant kunt bellen die meteen iets in Q1 plaatst. Geen enkele planning of voorbereiding van jouw kant had kunnen voorkomen dat het daar zou landen, dus dat is niet jouw schuld. Jouw taak is om de landingsbaan beschikbaar te houden voor dit geval.

Q2: Sla deze taken over met speciale tijdsblokken

Als iets belangrijk is, is de kans groot dat het op den duur urgent wordt. Als u het voorbeeld van olieverversing gebruikt, wilt u deze taak natuurlijk aanpakken voordat uw motor vastloopt. Als je dat niet doet, moet een Q2-taak plotseling opnieuw worden geclassificeerd als Q1 en heb je een gloednieuw Q1 om het gezelschap te houden: een huurauto.

Andere Q2-taken worden misschien nooit urgent, maar dat doet niets af aan het belang van deze grotere items. Misschien heb je toegezegd meer te leren om antiracisme op de werkplek te bevorderen, merkt auteur en Forbes-bijdrager Dana Brownlee op. Dat doel zal hoogstwaarschijnlijk niet worden gerealiseerd totdat en tenzij je proactief tijd in je agenda hebt geblokkeerd om ervoor te zorgen dat je de nodige tijd voor dat doel gebruikt.^[2]

Zonder een bewuste inspanning om deze taken in te plannen, zullen ze voor altijd ongedaan blijven.

Q3: Stel uw dringende items een paar vragen

Ten minste één probleem met deze categorie is dat urgente taken zich vaak voordoen als belangrijk. Het is gebruikelijk om de twee te verwarren, dus het is van cruciaal belang om dit onderscheid te leren maken. Een sms van een potentiële klant die u hoopt te landen, is dringend, terwijl een e-mail van uw verzekeringsagent die een jaarlijkse polisbeoordeling wil plannen, waarschijnlijk tot vrijdag kan wachten.

E-mails, voicemails, sms-berichten en andere vormen van onmiddellijke communicatie brengen bijna altijd een gevoel van urgentie met zich mee, maar ze zijn misschien niet belangrijk. Als je kijkt naar de dingen die in Q3 zijn beland, vraag jezelf dan af of je het gevoel van urgentie van de afzender deelt of niet. Het is misschien tijd om je af te melden voor bepaalde groepen, individuen of nieuwsbrieven om rommel in het derde kwartaal te minimaliseren.Adverteren

V4: Haal het meeste uit uw niet-dringende, niet-belangrijke activiteiten

Q4 is het kwadrant dat elke potentiële tijdmanager graag dumpt, maar wees niet zo overhaast. Hoewel je absoluut tijdverlies wilt elimineren, is dit ook het kwadrant waar downtime leeft. In plaats van te beloven alle Q4-activiteiten volledig af te zweren, moet u het beste halen uit de activiteiten die u wel doet.

Begin eerst met het elimineren of delegeren van taken die niet het beste gebruik van uw tijd zijn. Natuurlijk moet dat rapport opnieuw worden geformatteerd, maar een stagiair kan het waarschijnlijk voor u doen. Gebruik verkoopsoftware om uw prospectie-e-mails te automatiseren, zodat u ze niet allemaal zelf hoeft te verzenden.

Als het gaat om het nemen van een pauze, moet u zich bewust zijn van activiteiten die u een verfrist gevoel geven en activiteiten die u een leeg gevoel geven. Zeg ja tegen die wandeling in het bos en nee tegen ruzie met vreemden op sociale media. Door uw vrijetijdsactiviteiten verstandig te kiezen, haalt u het meeste uit uw Q4-dollar.

Laatste gedachten

De tijdmanagementmatrix van Covey is een geweldig hulpmiddel om te gebruiken als je het gevoel hebt dat je schema je controleert in plaats van andersom. Uw succes zal waarschijnlijk neerkomen op hoe eerlijk u tegenover uzelf bent bij het toewijzen van labels.

Wees niet bang om jezelf af te vragen: is dit echt urgent? Je moet ook een scherp onderscheid maken tussen wat belangrijk voor jou is en wat belangrijk is voor iemand anders. Het is maar al te gemakkelijk om kritiekloos het etiket belangrijk of urgent van iemand anders te accepteren.

Er is een goede plek voor tijdbeheer waarmee je de volledige controle over je schema hebt zonder in rigide denken te vervallen. Met name ondernemers zullen enige flexibiliteit in hun schema's moeten inbouwen, zodat ze kunnen profiteren van kansen in het eerste kwartaal die onaangekondigd opduiken. Maar te veel flex, en je zult uiteindelijk tijd verspillen. Terwijl je de technieken van Covey en Ramsey aanpast aan je leven, geef jezelf dan wat genade om fouten te maken en waar nodig aan te passen. Je komt er wel.

Meer tips voor effectief tijdbeheer

• 10 praktische manieren om tijdmanagementvaardigheden te verbeteren
• 10 bewezen tijdmanagementvaardigheden die u vandaag moet leren
• Hoe de productiviteit van het werk te verhogen: 9 basisregels

Uitgelichte foto tegoed: verkenning # via unsplash.com Adverteren

Referentie