Mijn man plant momenteel een conferentie en tegelijkertijd begin ik een eendaags evenement te organiseren. We voelen ons allebei behoorlijk ontmoedigd, dus ik dacht dat het voor ons - en voor anderen - misschien nuttig zou zijn om het proces in tien eenvoudige stappen te stroomlijnen.

1. Bepaal het waarom

Ga zitten met uw partners (als u die heeft) en bespreek het einddoel van de conferentie. Is het om inkomsten te genereren? Nieuwe klanten veiligstellen? Publiciteit krijgen? Houd dit doel in gedachten terwijl u door de rest van de lijst gaat.Adverteren

2. Maak je verlanglijstje

Hoe zou uw conferentie er in een ideale wereld uitzien? Noteer details zoals locatie, sprekers, aantal en kwaliteit deelnemers, eten en leuke activiteiten.

3. Een begroting opstellen

Hoe ga je je evenement betalen? Onderzoek alle middelen die je gratis kunt gebruiken (zoals gedoneerde ruimte) en wat je deelnemers in rekening kunt brengen om de kosten te dekken en toch winst te maken (als dat een doel is). Maak een budgetspreadsheet met de belangrijkste kostenposten van uw verlanglijstje: locatiehuur, personeel, sprekers, maaltijden, bewegwijzering, audio/visuele apparatuur, drukwerk, weggeefacties en leuke extra's. Vergeet niet om de kosten voor marketing van het evenement, zoals een website, mee te nemen en een buffer van 10 tot 15 procent in te bouwen voor het geval de kosten oplopen.

4. Kies praktisch

De kosten zijn uiteraard een factor bij de keuze waar u uw evenement wilt houden en welke diensten u wilt verlenen, maar dat geldt ook voor het aantal aanwezigen. U wilt een locatie selecteren die zich in dezelfde stad bevindt als veel deelnemers, of er dichtbij is.Adverteren

Je ideale spreker is misschien Donald Trump, maar realistisch gezien moet je waarschijnlijk met een minder dure optie gaan. Een resort is zeker aantrekkelijk, maar heeft het genoeg vergader- en persoonlijke ruimtes en zullen deelnemers genoeg van de locatie genieten om een ​​premie te betalen?

Overweeg om deelnemers van eerdere evenementen zoals die van u te peilen om te begrijpen wat het belangrijkste is bij het bijwonen van een dergelijke conferentie en om selecties te maken op basis van deze feedback.

5. Werk met leveranciers

Begin zo vroeg mogelijk met de dienstverleners van de items in uw budgetspreadsheet samen te werken. Begrijp wat er in elk geval zal worden verstrekt en bekijk de contracten en het annuleringsbeleid zorgvuldig (u moet bijvoorbeeld weten of het hotel A/V-apparatuur en ondersteuning zal bieden in de vergaderruimten, of dat u dat zelf moet meebrengen) . Als u een specifieke verkoper nodig heeft, raad ik u aan contact op te nemen met het Convention and Visitors Bureau in uw stad van bestemming.Adverteren

6. Zoek luidsprekers

Neem contact op met uw netwerk om de spreker(s) te vinden die u het beste zullen helpen de doelstellingen van de conferentie te bereiken en die binnen uw budget vallen (vraag of verwacht niet dat professionele sprekers gratis verschijnen). Bekijk demovideo's en praat met mensen die deze spreker eerder hebben gehoord. Als je met een spreker communiceert, geef haar dan voldoende details, zodat ze haar opmerkingen kan afstemmen op je publiek, en zorg ervoor dat je op de hoogte bent van haar reisarrangementen en andere behoeften.

7. Stel de agenda in

Stel een gedetailleerde tijdlijn op voor uw conferentie die vroeg begint (8.00 uur is redelijk) en vroeg eindigt (16.00 uur). Plan een mix van formele sprekers, workshops in kleine groepen en gratis netwerktijd. Plan om uw deelnemers om de paar uur te voeden, hetzij met een volledige maaltijd of een tussendoortje. Nadat de agenda van de dag compleet is, kunt u overwegen een diner te organiseren in een nabijgelegen restaurant of lokaal entertainment zoals een rondleiding.

8. Breng je evenement op de markt

Maak een logo en kleurenschema voor uw evenement en plaats dit op een evenementenwebsite met online registratie. Verzamel uw troepen om het woord te verspreiden via e-mail en gastposts in online media gericht op uw publiek. Maak, indien van toepassing, gebruik van lokale evenementenwebsites. Overweeg kortingen aan te bieden aan organisaties die meer dan één deelnemer sturen.Adverteren

9. Plan voor een stressvrije Day Of

Communiceer vooraf actief met uw deelnemers en leveranciers, zodat ze weten waar ze moeten zijn en wat ze kunnen verwachten. Krijg hun contactgegevens en zorg ervoor dat ze de jouwe hebben. Bezoek de faciliteit voordat uw conferentie begint om te controleren of uw personeel aanwezig is en alles in orde is. Terwijl de zaken aflopen en de facturen binnenkomen, bekijkt u ze regel voor regel, zodat u geschillen ter plaatse kunt oplossen.

10. Evalueer je evenement

Nu je klaar bent om fulltime in de evenementenplanning te gaan, laten we eens kijken wat je kunt leren voor de volgende keer. Laat uw deelnemers een evaluatieformulier op papier of elektronisch invullen en zoeken naar veelvoorkomende feedback.

(Foto tegoed: op seminarie via Shutterstock) Adverteren