De afgelopen week zijn er een hele reeks artikelen over e-mail verschenen, vooral gezien het feit dat het 30-jarig jubileum van e-mail nadert. Wat vaak wordt besproken zijn de problemen die e-mail heeft veroorzaakt (evenals de problemen die e-mail heeft opgelost), maar er is meer over gesproken hoe we moeten werken om e-mail te temmen om de problemen die het veroorzaakt op te lossen.

Maar het probleem is niet e-mail. E-mail hoeft niet getemd te worden. Het probleem is heel eenvoudig: hoe? wij behandelen emai ik.Adverteren

Individuen en bedrijven behandelen e-mail op een manier die indruist tegen waar e-mail voor zou moeten worden gebruikt: om in lange vorm te communiceren zonder de telefoon te gebruiken. Het is geen vervanging voor de telefoon, het is geen middel om direct met iemand in contact te komen. Toch is de verwachting dat het – of zou moeten zijn .

Mensen lijken te denken dat, aangezien u de e-mail vrijwel onmiddellijk ontvangt, u in natura moet antwoorden. Maar voor de meeste mensen (er zijn enkele banen waar het werk is) is e-mailbeheer) het beheren van e-mail is een aspect van hun werk - en een kleintje daarbij. Toch is het bijna een van de eerste dingen die we noemen die we overdag doen.

Denk hier eens over na: wacht u elke dag op de postbode, opent en sluit u de deur om de post non-stop te controleren? Natuurlijk niet. Dat zou zonde van de tijd en energie zijn. Je weet wanneer de postbode arriveert (ongeveer), dus als je iets verwacht, heb je een algemeen idee van wanneer het zal aankomen. Hierdoor zit je niet de hele dag bij de deur te wachten. Je gaat je dag door en doet het eigenlijke werk dat je van de tap hebt in plaats van de mogelijkheid van een belangrijke levering je in de weg te laten lopen.Adverteren

Doe je hetzelfde met e-mail? Waarschijnlijk niet.

In plaats daarvan houdt u uw e-mailtoepassing open, wachtend op die op handen zijnde meldingswaarschuwing, zodat u kunt controleren wat er nieuw in uw inbox is afgeleverd.

Misschien doe je dit niet. Misschien controleer je e-mail 2-3 keer per dag, en dat is het dan. Misschien behandel je e-mail op een manier dat je je andere werk beter kunt behandelen.Adverteren

Misschien.

Beheert u uw taken vanuit uw e-mailtoepassing? Tenzij je iets gebruikt als Actieve Inbox of een vergelijkbare add-on, dan gebruikt u een communicatietool als taakbeheertool. En dat werkt niet.

Zet je Post-It Notes rechtstreeks (en exclusief) op je telefoon om je eraan te herinneren dat je dingen moet doen? U kunt dit doen voor items waarvoor u de telefoon moet gebruiken, maar verder betwijfel ik het ten zeerste. Toch doen we dit met e-mailtoepassingen zonder er op dezelfde manier over na te denken.Adverteren

De barrière voor het gebruik van een taakbeheertoepassing is vaak omdat mensen denken of denken dat ze hun e-mailtoepassing kunnen gebruiken om hun taken met mappen en dergelijke te beheren. Je kunt het proberen, maar je zult lang niet zo effectief of efficiënt zijn. Ik daag je uit om een ​​apart stukje software te gebruiken (of, als je Outlook gebruikt, het onderdeel Taken te gebruiken) om je taken te beheren in plaats van je e-mailtoepassing te gebruiken om je taken te beheren. Blijf erbij tijdens de eerste aanpassing en ik wed dat je je workflow zult zien verbeteren.

Dus wat is de bottom line?

Het maakt niet uit welke e-mailapp of -service je gebruikt, tenzij je de discipline en grenzen stelt als het gaat om het gebruik van dit waardevolle communicatie gereedschap , je doet het verkeerd.Adverteren

Dus wat is het e-mailprobleem? Het is niet de technologie; het zijn de mensen die de technologie gebruiken. En totdat we het oplossen, zal die e-mail altijd verschijnen ... gebroken.

(Foto tegoed: Veel bij-borden via Shutterstock)