HOE MAAK JE EEN TAKENLIJST EN KRIJG JE DINGEN GEDAAN?

Een van de krachtigste manieren om stress en overweldiging te verminderen als u zich zorgen maakt over uw werk, is door met pen en papier te gaan zitten en alle dingen op te schrijven die u moet doen. Welke auteur van? Dingen gedaan krijgen , noemt David Allen een mind-sweep. Het verlost je hersenen van cognitieve overbelasting en wanneer je alle dingen die je moet doen op een rij kunt zien staan, krijg je een gevoel van troost, wetende dat het niet zo erg is als je hersenen je vertelden.

Maar met het uit je hoofd zetten van al die dingen die je moet doen, krijg je het werk niet gedaan. Het is slechts de eerste stap.

Om echt te profiteren van het maken van een takenlijst, zijn er een paar dingen die u kunt doen die uw takenlijst veel effectiever maken.

1. Wees duidelijk over wat u moet doen

Ik zie vaak takenlijsten met taken geschreven als Praat met Tim of Presentatie voorbereiden . Het probleem met dit soort schrijftaken is dat ze niet duidelijk zijn. Er zijn een aantal vragen die onbeantwoord blijven. Waarover met Tim praten? Welke presentatie? Wat moet worden voorbereid?

Als je een taak schrijft, weet je wat je wilt doen; maar na een weekend of een paar dagen is wat je wilt bereiken modderig en onduidelijk geworden. Het is veel beter om te schrijven Praat met Tim over de reis van volgende week naar Berlijn of maak een schets voor de presentatie van volgende week aan de raad van bestuur . Natuurlijk kan het een paar seconden langer duren om de extra woorden te schrijven, maar je zult jezelf later bedanken als je de taak komt uitvoeren.

Schrijfopdrachten zoals deze maakt het heel duidelijk over wat je wilt doen . En wanneer u gaat zitten om aan uw werk te beginnen, weet u precies wat er komt kijken bij het uitvoeren van die taken, zodat u betere beslissingen kunt nemen over waar u aan wilt werken.Adverteren

Het bespaart ook veel tijd omdat de duidelijkheid betekent dat u de juiste bestanden kunt krijgen en meteen aan de slag kunt, in plaats van een paar minuten te moeten besteden aan het onthouden van wat u moet doen.

2. Datum taken niet willekeurig

Het is heel verleidelijk om een datum toe te voegen aan elke taak die je schrijft - je wilt toch niet vergeten om het te doen? - Het probleem met het willekeurig dateren van elke taak die je op je takenlijst zet, is dat je een overweldigende dagelijkse lijst van taken die niet gedaan hoeven te worden op de dag die je hebt gekozen, en ofwel zal je taken opnieuw plannen of je zal ze gewoon negeren.

Ga in plaats daarvan strategischer. Zet alleen een datum op een taak als je van plan bent om het op die dag te doen. Ik heb dagelijkse takenlijsten gezien met twintig tot dertig taken wanneer de persoon een dag van back-to-back-vergaderingen heeft. In deze omstandigheden is het onmogelijk dat de taken worden gedaan.

Het is prima om een herinneringstaak op je dagelijkse takenlijst te zetten, zoiets als HERINNERING : Review Project X – Moet er nog iets gebeuren? Of maak een lijst met te plaatsen oproepen en zorg voor één dagelijkse taak die u vertelt uw oproeplijst te bekijken. Werk gewoon aan het beheersbaar en realistisch houden van uw dagelijkse takenlijst.

Door elke week een beetje tijd te besteden aan het plannen van uw week op basis van wat er in uw agenda staat, kunt u uw takenlijst effectiever houden. U kunt dan datums aan uw taken toevoegen. Als je een rustige dag op kantoor hebt zonder vergaderingen, maak dan een langere lijst met taken. Als u op zakenreis bent, verminder dan het aantal taken op uw lijst.

3. Houd uw dagelijkse lijst bij niet meer dan tien taken

Als ik dit aan mensen voorstel, lachen ze me vaak uit. Ze denken dat ze het veel drukker hebben en moeten minstens twintig taken op hun lijst hebben staan.Adverteren

Het probleem hier is met alle afleidingen, noodgevallen en onderbrekingen die je elke dag zult krijgen; je krijgt die twintig taken niet gedaan. Je zult gefrustreerd aan het einde van de dag komen omdat je vijfentwintig tot vijftig procent van de taken die je op je lijst had, opnieuw plant.

Besteed in plaats daarvan aan het einde van de dag ongeveer tien tot vijftien minuten aan het stellen van prioriteiten voor de volgende dag. Kies de tien belangrijkste taken op je lijst en markeer ze op de een of andere manier. Veel takenlijstmanagers hebben een manier om taken te markeren en dus kun je een vlag toevoegen aan de 10 taken die je de volgende dag gedaan wilt hebben.

Dit houdt je niet alleen gefocust op wat belangrijk is, maar het dwingt je ook om de taken te kiezen die de grootste positieve impact op je dag zullen hebben.

Wanneer u op deze manier uw takenlijst begint te prioriteren, zult u natuurlijk meer gefocust zijn en meer van uw kostbare tijd besteden aan taken die u vooruit helpen bij uw projecten en uw doelen.

4. Groepeer vergelijkbare taken samen

Als je naar je takenlijst kijkt, zul je merken dat veel taken op elkaar lijken.

Je klanten bellen bijvoorbeeld. Als u twee of drie taken op uw dagelijkse lijst heeft waarbij u uw klanten moet bellen, groepeer deze dan en voer ze tegelijkertijd uit. Plan een half uur of zo om uw oproepen te doen en doe ze een voor een. Evenzo, als u taken met e-mail hebt, groepeer deze dan ook. Je zult merken dat je veel meer gedaan krijgt en je geest is veel meer gefocust op het werk dat je doet.Adverteren

Het kan chaotisch worden als je de hele dag wisselt tussen verschillende soorten werk. Het is veel beter voor uw effectiviteit en productiviteit om doe soortgelijke taken samen tasks . Je hebt de juiste tools (apps, telefoon e-mail etc) open staan en het zal je veel tijd besparen.

5. Maak je takenlijst motiverend

Wanneer u taken schrijft, zoals het beantwoorden van e-mail of het doen van follow-upgesprekken met klanten, zit er geen echte motivatie in. Het voelt gewoon alsof je door de routine van het werk gaat. Schrijf waar mogelijk taken op zoals het op nul zetten van e-mailinbox en bel mijn klanten om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn. Dit lijkt misschien simplistisch, maar vaak heeft een takenlijst geen emotionele waarde. Het is slechts een lijst met te doen werkzaamheden.

Om de lijst inspirerender te maken, schrijf taken zodat ze een emotionele reactie oproepen . Uw klanten blij maken zal motiverender zijn dan ze alleen te bellen, want dat is uw taak of concurreren met uzelf om uw e-mailinbox elke dag op nul te krijgen, voegt een beetje meer vonk toe aan de taak.

Een andere manier om uw takenlijst motiverender te maken, is door: houd de dagelijkse lijst kort . Zoals ik hierboven schreef, zal het haalbaar aanvoelen als je dagelijkse takenlijst niet meer dan tien taken bevat. Als er tussen de twintig en dertig taken op staan, zal het gewoon overweldigend aanvoelen. Het is veel beter om naar je dagelijkse lijst te kijken en je geïnspireerd te voelen dan om naar je lijst te kijken en je gedemotiveerd te voelen.

6. Doe een wekelijkse beoordeling

Voor iedereen die David Allen's heeft gelezen Dingen gedaan krijgen boek, dan weet je alles over het weekoverzicht. Toch verbaast het me hoeveel mensen het overslaan. Als u wilt dat uw takenlijst effectief en up-to-date blijft, dan is een wekelijkse evaluatie essentieel.

In de loop van de week als je je haast en dingen doet, zul je dingen missen. We zijn mensen en we zullen vergeten taken af te vinken die we hebben gedaan, we zullen tijdgevoelige taken toevoegen en geen datum toevoegen en we zullen vergeten taken toe te voegen. Bij de wekelijkse beoordeling stop je een uur en maak je een grote foto van wat je moet doen.Adverteren

Idealiter zou uw wekelijkse beoordeling op een afleidingsvrije plaats moeten worden gedaan, zodat u zich kunt concentreren op het werk dat u moet doen en de volgende week kunt plannen. Verzamel al je taken - misschien heb je taken opgeschreven in een notitieboekje en niet toegevoegd aan je takenlijst - en ruim taken op die niet langer nodig zijn of zijn gedaan.

Door een wekelijkse beoordeling te doen, heeft u de volledige controle. Het stelt u in staat om op de hoogte te blijven van uw werk, te beslissen wat er moet gebeuren en wat kan worden uitgesteld tot een later tijdstip. Het is de beste manier die ik ken de week beginnen met een plan en een richting en het is een manier om ervoor te zorgen dat u de juiste dingen doet en niet verstrikt raakt in kleine taken die u niet vooruit helpen bij uw projecten of uw doelen.

Het komt neer op

Bij correct gebruik kan een takenlijst de motivatie en drijfveer zijn die u ertoe aanzet uw beste werk te doen en geweldige dingen te bereiken. Het houdt je gefocust op de belangrijke dingen en het voorkomt dat je taken mist die anders verloren zouden kunnen gaan.

Takenlijsten helpen je ook om stress en overweldiging te verminderen, want in plaats van te proberen alles in je hoofd te onthouden, heb je al het werk dat je moet doen naar buiten gebracht, waardoor er ruimte in je geest vrijkomt voor meer creatieve inspanningen.

Laten we de belangrijkste afhaalrestaurants samenvatten:

Schrijf taken op zodat het heel duidelijk is wat je moet doen. Als je iemand moet bellen, zet dan zijn telefoonnummer in de taak om tijd te besparen bij het zoeken naar het nummer.
Voeg datums toe die zinvol en niet willekeurig zijn. Wanneer je dagelijkse takenlijst alleen taken bevat die die dag moeten worden gedaan, ben je veel meer gefocust op het juiste werk.
Sta maximaal tien tot twaalf gemarkeerde taken per dag toe op uw takenlijst. Dit betekent niet dat je alleen die taken doet. Als je aan het eind van de dag tijd en energie hebt, kun je altijd meer doen.
Groepeer vergelijkbare taken zodat u zich kunt concentreren op het soort werk dat u tegelijkertijd doet. Dit helpt voorkomen dat de risico's van multitasken .
Schrijf je taken op zodat ze zinvol en motiverend zijn. U wilt uw lijst bekijken en gemotiveerd zijn om vast te blijven zitten en het werk te doen.
Mis nooit meer het doen van een volledige wekelijkse beoordeling. Dit is de lijm die alles bij elkaar houdt en relevant houdt.