HOE U DE JUISTE PRIORITEITEN KUNT STELLEN IN 10 MINUTEN EN 10X SNELLER KUNT WERKEN

Elk van mijn teamleden heeft een emmer vol taken die ze elke werkdag moeten afhandelen. Bovendien zijn de meeste van hun taken creatieve taken of probleemoplossende taken. Elk van hen heeft moeten leren prioriteiten te stellen aan taken om alles voor elkaar te krijgen.

Ondanks het feit dat we veel taken moeten uitvoeren, is ons team in staat om gefocust en creatief te blijven en binnen een bepaalde tijd consistent aan onze doelen te werken.

Ik ga je onthullen hoe ik mijn team heb geholpen om meer dingen gedaan te krijgen in minder tijd door de kracht van juiste prioriteiten. Een paar minuten besteed aan het lezen van dit artikel kan u op de lange termijn letterlijk duizenden uren besparen. Laten we dus aan de slag gaan met mijn methode om dingen te prioriteren:

Prioriteiten stellen met de weegschaalmethode

Een van onze nieuwe redacteuren kwam onlangs naar me toe en vertelde me hoe ze worstelde om de vele taken die ze moest uitvoeren en de deadlines waar ze zich constant aan moest houden bij te houden.

Aan het eind van elke dag had ze het gevoel dat ze veel dingen had gedaan, maar vaak niet met creatieve ideeën kwam en artikelen met succes gepubliceerd kreeg. Uit wat ze me vertelde, was het duidelijk dat ze zich overweldigd voelde en steeds meer gefrustreerd raakte over het niet bereiken van haar doelen, ondanks dat ze de meeste dagen extra uren had gemaakt. Dit alles maakte het voor haar onmogelijk om op lange termijn een goede balans tussen werk en privé te ontwikkelen.

Nadat ze had geluisterd naar mijn advies over het gebruik van de Scales-methode, ervoer ze onmiddellijk een dramatische productiviteitsstijging, die er als volgt uitzag:

Ze zou kunnen produceren drie keer meer creatieve ideeën voor blogartikelen.
Ze kon publiceer al haar artikelen op tijd.
En ze kon al haar werk elke dag op tijd afmaken ( geen overuren meer !).

Als je benieuwd bent hoe ze het deed, lees dan verder voor de stapsgewijze handleiding:

1. Reserveer 10 minuten voor planning

Als het gaat om het aanpakken van productiviteitsproblemen, is het logisch om te plannen voordat u actie onderneemt. Raak echter niet zo betrokken bij de planning dat u erin verstrikt raakt en nooit verder gaat dan het eerste honk.Adverteren

Mijn aanbeveling is om jezelf een specifieke tijdsperiode te geven voor het plannen, maar houd het kort. 10 of 15 minuten zou voldoende moeten zijn om over uw plan na te denken.

Gebruik deze tijd om:

Kijk naar het grote geheel.
Denk na over het huidige doel en het doel dat u moet/wilt bereiken.
Leg alle taken uit die je moet doen.

2. Stem uw taken af op uw doel

Dit is de kerncomponent die de Scales-methode effectief maakt terwijl u leert prioriteiten te stellen.

Het werkt als volgt:

Bekijk alle taken die u uitvoert en bekijk het belang van elk ervan. specifiek, het belang van een taak afmeten aan de kosten en baten .

Met kosten bedoel ik de inspanning die nodig is per taak (inclusief tijd, geld en andere middelen). Het voordeel is hoe nauw de taak kan bijdragen aan uw doel.

Om dit voor u gemakkelijker te maken, heb ik hieronder vier combinaties opgesomd waarmee u snel en eenvoudig de prioriteit van elk van uw taken kunt bepalen:Adverteren

Lage kosten + hoog voordeel

Voer deze taken eerst uit omdat ze de eenvoudigste zijn om te voltooien, maar ze zullen je helpen om dichter bij je doel te komen.

Het goedkeuren van illustraties die zijn gemaakt voor een verkoopbrochure zou waarschijnlijk in deze categorie passen. Je zou gemakkelijk kunnen beslissen of je het artwork/de lay-out leuk vond, maar je beslissing om het goed te keuren zou leiden tot de productie van de folder en de daaropvolgende verkoopvoordelen van het verzenden naar potentiële klanten.

Hoge kosten + hoog voordeel

Breek de hoge kostentaak op in kleinere. Met andere woorden, verdeel de grote taak in mini-taken die minder dan een uur duren om te voltooien, en evalueer deze kleine taken opnieuw en stel hun juiste prioriteitsniveau in.

Stel je voor dat je werd gevraagd om een productlanceringsplan te schrijven voor een nieuw, dagboekvrij eiwitpoedersupplement. In plaats van te proberen het plan in één keer te schrijven, probeer de verschillende secties op verschillende tijdstippen te schrijven (bijv. besteed 30 minuten aan het schrijven van de inleiding, een uur aan het schrijven van de hoofdtekst en 30 minuten aan het schrijven van de conclusie).

Lage kosten + laag voordeel

Bij het leren prioriteren van tijd en taken, zou deze specifieke combinatie uw laagste prioriteit moeten zijn. Geef jezelf 10-15 minuten om deze taak uit te voeren, of plaats dit soort taken tussen waardevolle taken als een nuttige pauze.

Dit zijn waarschijnlijk noodzakelijke taken (bijvoorbeeld routinetaken zoals het controleren van e-mails), maar ze dragen niet veel bij aan het bereiken van uw gewenste doel. Houd ze ver beneden uw prioriteitenlijst.

Hoge kosten + laag voordeel

Bekijk of deze taken echt nodig zijn. Bedenk manieren om de kosten te verlagen als u besluit dat de voltooiing van de taak vereist is.

Kunnen tools of systemen bijvoorbeeld helpen om de taak te versnellen? In deze categorie vindt u waarschijnlijk zaken als het controleren en bijwerken van spreadsheets met verkoopcontacten. Dit kan lastig en tijdrovend zijn om te doen zonder fouten te maken. Er zijn echter tal van apps die dit proces onmiddellijk en naadloos kunnen maken.Adverteren

Nu, terug naar de redacteur waar ik eerder naar verwees, laten we eens kijken naar haar typische dagelijkse takenlijst:

Nadat ze naar mijn advies had geluisterd, brak ze de hoge kosten + hoge baten taak in kleinere. Haar taken zagen er toen zo uit (in volgorde van prioriteit):

En voor de taak over het promoten van artikelen op verschillende platforms, hebben we, na de voordelen ervan te hebben bekeken, besloten ons te concentreren op alleen het meest effectieve platform, waardoor de bijbehorende tijdskosten aanzienlijk werden verlaagd.

Zodra u de kosten en baten van uw dagelijkse taken effectief hebt geanalyseerd, kunt u zich verdiepen in: dit Volledige levensplanner om ervoor te zorgen dat u alles op uw lijst op de best mogelijke manier voltooit.

Bonustip: taken aanpakken met deadlines

Zodra je je taken hebt geëvalueerd, weet je hoe belangrijk elk van hen is. Dit geeft je direct een glashelder beeld over hoe je prioriteiten kunt stellen op basis van welke taken je zouden helpen om meer te bereiken (in termen van het stellen van doelen). Soms kun je echter niet de prioriteit van elke taak bepalen, omdat er deadlines zijn vastgesteld door externe partijen, zoals managers en bureaus.

In dergelijke gevallen stel ik voor om, na het belang en de waarden van uw huidige taken te hebben overwogen, de lijst zodanig op elkaar af te stemmen dat u deadlines kunt halen en de prioriteiten dienovereenkomstig aan te passen. Adverteren

Laten we bijvoorbeeld weer een duik nemen in de wereld van de redacteur.

Sommige van de artikelen die ze bewerkte, moesten op specifieke datums worden gepubliceerd, dus dit zijn dringende en belangrijke taken. De Scales-methode maakt dit mogelijk, en in dit geval zou haar gewijzigde takenlijst er ongeveer zo uitzien:

Hopelijk kunt u nu zien hoe gemakkelijk het is om het belang van taken te evalueren en hoe u ze kunt prioriteren in een werkbare volgorde.

Het komt neer op

De Scales-methode is anders dan al het andere dat u hebt geprobeerd. Door de Weegschaalmethode toe te passen, begint u uw werk correct te prioriteren en verhoogt u uw productiviteit tot 10 keer!

In tegenstelling tot andere methoden die niet echt uitleggen hoe je het belang van een taak kunt bepalen, helpt mijn methode je om elk van je taken op te splitsen in twee delen: kosten en baten. Mijn methode helpt je ook om vervolgacties te ondernemen op basis van verschillende kosten-batencombinaties, wat je algehele loopbaanontwikkeling een boost kan geven.

Begin nu met 10 minuten besteden aan het evalueren van uw dagelijkse taken en hoe ze aansluiten bij uw doel(en). Zodra u deze informatie heeft, is het heel gemakkelijk om uw taken op een prioriteitenlijst te zetten. Het enige dat overblijft is dat u uw volgende werkdag begint met het volgen van uw nieuwe masterlijst.