Zakelijke brieven schrijven is iets dat we allemaal van tijd tot tijd moeten doen, maar we krijgen meestal geen training op school over hoe we het eigenlijk moeten doen. Als u uw letterformaat verkeerd heeft, kunt u er slordig en onprofessioneel uitzien, maar als u eenmaal de basis onder de knie heeft en enkele voorbeelden hebt om mee te werken, wordt het schrijven van zakelijke brieven een stuk eenvoudiger.

Wat is de grootste no-no bij het schrijven van een brief?

Waarschijnlijk het meest voorkomende probleem dat mensen hebben bij het schrijven van zakelijke brieven, is het gebruik van een onjuist letterformaat.^[1]Binnen dit formaat zijn er een paar opties, maar voor het grootste deel is dit hoe het wordt gedaan.

Helemaal bovenaan uw brief moeten uw contactgegevens staan: naam, bedrijf (indien van toepassing), adres en telefoonnummer. Sommige mensen plaatsen hier ook hun e-mailadres.

Vervolgens komt de datum en de contactgegevens van de persoon die u schrijft: naam, bedrijf en adres.

Dan zal er een begroeting zijn - meestal iets in de trant van Geachte heer/mevr. Jones. De hoofdtekst van de brief volgt, dan een afsluiting (met vriendelijke groet, beste, wat je maar wilt) en een paar lege regels gevolgd door je getypte handtekening. Wanneer u de brief uitprint, kunt u deze ondertekenen met inkt.

Als je eenmaal het formaat hebt, is het de inhoud die nog steeds een beetje lastig kan zijn. Of u nu een ontslagbrief of een aanbevelingsbrief schrijft, er zijn enkele basisregels die u kunt volgen. Hier is een blik op 10 verschillende soorten zakelijke brieven die u mogelijk moet schrijven,^[2]het letterformaat voor elk en een voorbeeld dat u als sjabloon kunt gebruiken.

Klachtenbrief: Express Teleurstelling

Een manier om formeel je teleurstelling over een ervaring te uiten, slechte klantenservice te melden of een bedrijf te laten weten dat hun producten niet aan de verwachtingen voldeden.

Een aantal tips: Adverteren

• Word niet emotioneel of boos; vermeld gewoon de feiten.
• Wees hartelijk, professioneel en kort. Laat ze weten wat er is gebeurd en wat je wilt dat ze doen om het goed te maken.
• Sluit af door hen een deadline te geven om te reageren voordat u een externe bemiddelaar of advocaat inschakelt.

Voorbeeld klachtenbrief | Federale Handelscommissie

Aanpassingsbrief: leg uit en bied excuses aan

Als u zich aan de zakelijke kant van een klachtenbrief bevindt, moet u reageren met een eigen brief. Een goede aanpassingsbrief kan je helpen om een ​​trouwe klant te behouden; een slechte kan zich als een lopend vuurtje op internet verspreiden.

Een aantal tips:

• In de meeste gevallen wilt u zich verontschuldigen dat uw bedrijf niet aan de verwachtingen heeft voldaan.
• Laat hen weten wat u doet om het goed te maken, of leg zo nodig uit waarom u niet doet wat de klant heeft gevraagd.
• Wees professioneel, beknopt, vriendelijk en verontschuldigend.

Voorbeeld aanpassingsbrieven | OfficeWriting.com

Verkoopbrieven: bewustzijn vergroten en producten promoten

Brieven die worden geschreven om klanten te werven, zijn nog steeds belangrijk om potentiële klanten bekend te maken met uw bedrijf of producten/diensten.

Een aantal tips:

• Hou het kort.
• Maak het over hen, maar niet over u of uw bedrijf.
• Oproep tot actie, vertel wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen.
• Indien gewenst kunt u ook uw vervolgstappen of vervolgacties opnemen.

Sjablonen voor verkoopbrieven | Letters.org

Adverteren

Onderzoeksbrief: informatie zoeken

Schrijf dit soort brief bij het zoeken naar informatie, zoals een interviewverzoek, een verzoek om een ​​catalogus of een verzoek om een ​​openbaar document.

Een aantal tips:

• Wees specifiek en kort; maak het gemakkelijker voor de persoon die alles wat je nodig hebt kan opsporen.
• Het kan nuttig zijn om wat context en achtergrond te bieden, maar niet het hele verhaal waarom u een document nodig heeft.
• Wees hoffelijk en toon uw dankbaarheid.
• Als je naar de mogelijkheid van werk vraagt, gebruik dan de sollicitatiebrief formaat .

Sjablonen voor sollicitatiebrieven | Voorbeeldsjablonen

Bevestigingsbrief: geef het ontvangen bericht aan

Bevestigingsbrieven geven aan dat je iets hebt ontvangen (zoals een baan of beursaanvraag, of verkoopmateriaal) maar dat je nog niet noodzakelijkerwijs actie hebt ondernomen.

Een aantal tips:

• Wees kort.
• Als er informatie is die elke persoon die informatie heeft verzonden moet weten, zoals wanneer een beslissing zal worden genomen over het aannemen van een functie, neem die dan ook op.
• Het kan worden gebruikt om iemand te bedanken voor het doneren aan het goede doel, dus voeg het toe aan de brief met eventuele bijlagen.

Bevestigingsbrieven voor elke gelegenheid | Template.net

Vervolgbrief: een duwtje geven en eraan herinneren

Een vervolgbrief is een soort duwtje voor mensen om ervoor te zorgen dat ze een eerste brief hebben ontvangen en om hen eraan te herinneren wat u wilt dat ze doen. Ze worden vaak verzonden na een verkoopbrief, introductiebrief of brief waarin om informatie wordt gevraagd.

Een aantal tips: Adverteren

• Wees kort om de ontvanger eraan te herinneren wie je bent, wat en wanneer je hebt gevraagd.
• Voeg deadline toe als de eerste notitie dat niet deed.
• Voeg een call-to-action toe als herinnering.

Vervolgsjablonen van alle soorten | Schrijf Express

Bestelbrief: plaats een bestelling

Een formele manier om een ​​bestelling te plaatsen.

Een aantal tips:

• Wees beknopt en nauwkeurig.
• Zorg ervoor dat u alle informatie opneemt die een persoon nodig heeft om een ​​bestelling voor u te plaatsen.
• Vermeld al uw verzendgegevens en betaalmethode.
• Toon je dankbaarheid.
• Geef contactgegevens op voor follow-up.

Bestel briefmonsters | Hoe schrijf je een brief?

Sollicitatiebrief: stel jezelf voor voor een baan

Een sollicitatiebrief is een manier om jezelf voor te stellen, vooral bij het solliciteren naar een baan.

Een aantal tips:

• Vermeld van tevoren de baan waarop u solliciteert. Je hoeft niet chique te zijn.
• Behandel slechts een paar relevante punten op je cv, vooral eventuele gerelateerde ervaringen.
• Vergeet niet om ook je zachte vaardigheden (bijvoorbeeld communicatieve vaardigheden, leiderschapsvaardigheden) te vermelden.
• Voeg contactgegevens toe en maak uzelf beschikbaar voor het beantwoorden van eventuele vragen van de personeelsmanager.

Sollicitatiebrief formaat | Monster

Adverteren

Aanbevelingsbrief: help of verwijs iemand voor hun toepassingen

Dit type brief wordt vaak geschreven door een leraar om een ​​student te helpen bij het aanvragen van een beurs of stage of voor toelating tot een school of programma. Je zou er ook een kunnen schrijven om iemand aan te bevelen voor een baan, fellowship of andere mogelijkheid.

Een aantal tips:

• Wees eerlijk over de persoon over wie je schrijft.
• Schiet niet op of ga niet akkoord met het schrijven van een brief voor iemand die je niet zou steunen of die je niet zo goed kent.
• Gebruik specifieke voorbeelden om de vaardigheden en capaciteiten van de persoon te benadrukken.
• Schrijf iets over waarom je deze kans zou geven aan de persoon over wie je schrijft.
• Bedank de lezer voor zijn tijd en vermeld contactgegevens als hij vragen heeft.

Voorbeeld aanbevelingsbrief | de Muze

Ontslagbrief: ontslag uit een functie

Geef niet toe aan eventuele aandrang om een ​​opruiende ontslagbrief te sturen; je weet nooit wanneer je deze mensen weer tegenkomt.

• Houd het kort en bondig: Deze brief dient als bericht dat ik mijn functie neerleg als x met ingang van x. Bedankt voor de kans zegt genoeg.
• Denk goed na over uw woorden als u zich in een prominente positie bevindt en uw brief waarschijnlijk openbaar wordt gemaakt.
• Je kunt een reden toevoegen als je wilt, maar het is niet noodzakelijk.
• Bedank je baas en/of het bedrijf voor de kansen die je daar hebt gehad.

ontslagbrieven voor vele doeleinden/redenen | de balans

Voor veel andere mogelijke brieven die je nodig zou kunnen hebben in je zakelijke carrière, check deze uitputtende lijst uit de Balans.

Uitgelichte foto tegoed: Flaticon via flaticon.com

Referentie