Het draait allemaal om dingen sneller en beter doen hier bij Lifehack. En om dingen sneller en beter te doen, is het hebben van een solide persoonlijk productiviteitssysteem dat u dagelijks gebruikt.

Dit systeem kan zo ongeveer alles zijn dat u helpt uw ​​berg aan projecten of taken door te komen, en u helpt om dichter bij uw doelen in het leven te komen. Of het nu papier of pixels is, het maakt niet uit. Maar aangezien je Lifehack aan het lezen bent, moet ik aannemen dat pixels en technologische apparaten een belangrijk onderdeel van je workflow zijn.

Persoonlijk productiviteitssysteem gedefinieerd

Een persoonlijk productiviteitssysteem (althans de definitie die in dit artikel wordt gebruikt) is een reeks workflows en hulpmiddelen waarmee een individu zijn werk optimaal kan doen.

Werkstromen kan zijn hoe u uw foto's van uw camera importeert en verwerkt, hoe u blogberichten schrijft en maakt, hoe u gecompileerde code implementeert op een server, enz.Adverteren

Hulpmiddelen zijn zaken als planners, todomanagers, kalenders, ontwikkelomgevingen, applicaties, etc.

Wanneer automatisering slecht is

U denkt misschien dat hoe meer we onze systemen automatiseren, hoe meer we voor elkaar krijgen. Dit is meestal het geval, maar er is een heel groot probleem als het gaat om het automatiseren van iets.

Automatisering is een slechte zaak voor uw persoonlijke productiviteitssysteem als u het proces van iets niet inherent begrijpt.

Laten we bijvoorbeeld je rekeningen betalen. Dit lijkt misschien heel voor de hand liggend, maar als je je niet aan een maandelijks budget kunt houden en moeite hebt om het geld te vinden om op tijd te betalen, dan is het automatiseren van je factuurbetaling elke maand volkomen nutteloos en kan het gevaarlijk zijn voor je persoonlijke financiën.Adverteren

Een ander voorbeeld is het gebruik van een productiviteitstool om u te vertellen welke taken belangrijk zijn en wat u vervolgens moet doen. Als je geen stap terug hebt gedaan en hebt uitgezocht hoe je productiviteitssystemen zouden moeten samenwerken, zal dit soort automatisering je er waarschijnlijk van weerhouden om dingen voor elkaar te krijgen.

U kunt alleen iets automatiseren in uw persoonlijke productiviteitssysteem dat het al een tijdje beheert. Als je dingen probeert te automatiseren die al niet goed worden beheerd, zul je je waarschijnlijk een beetje uit de hand lopen en een groter gevoel van overweldiging hebben.

Een ander ding om te onthouden is dat sommige dingen altijd door jezelf moeten worden gedaan, zoals het beantwoorden van belangrijke e-mails en communiceren met anderen. Door deze dingen te automatiseren, kunnen uw collega's en collega's laten zien dat het u niet genoeg kan schelen om zelf te communiceren.

Als automatisering goed is

Aan de andere kant is automatisering een goede zaak voor uw persoonlijke productiviteitssysteem wanneer u het proces van iets begrijpt en de stappen vervolgens automatisch kunt uitvoeren. Als u weet hoe u iets effectief kunt beheren en het stapsgewijze proces van een deel van uw systeem begrijpt, is het waarschijnlijk een goed moment om het te automatiseren.Adverteren

Ik heb verschillende workflows die ik het afgelopen jaar heb geïntroduceerd en die een deel van het hersenloze werk van mij wegnemen, zodat ik creatiever kan zijn en me geen zorgen hoef te maken over de details van iets.

Op mijn Mac gebruik ik een combinatie van Automator-workflows, TextExpander-fragmenten en nu Keyboard Maestro-snelkoppelingen om dingen te doen zoals het automatisch bijwerken van foto's die zijn geïmporteerd vanaf mijn iPhone 4S of om alle apps en websites te openen die nodig zijn voor een wekelijkse vergadering op de voorgrond van mijn desktop door een paar toetsen in te typen. Zodra u zich openstelt voor het automatiseren van een paar van uw processen, begint u andere delen van uw systeem te zien die kunnen profiteren van automatisering.

Nog eens; niets van dit alles werkt tenzij u uw processen begrijpt en weet welke tools u kunt gebruiken om ze automatisch voor elkaar te krijgen.

De drie stappen om te bepalen of iets rijp is voor automatisering

Als je workflow deze drie stappen doorloopt, automatiseer dan, schat:Adverteren

1. Je kunt dit proces in je slaap doen en het vereist niet je volledige of enige vorm van aandacht. Het kan (en werd) in een of andere vorm beheerd voordat het werd geautomatiseerd.
2. Het proces is tijdrovend.
3. Het proces vereist geen menselijke finesse (dwz persoonlijk communiceren en ergens op reageren)

Het automatiseren van uw persoonlijke productiviteitssystemen kan op de lange termijn goed voor u zijn als u voorzichtig en bewust bent van wat u doet. U moet echter eerst de processen begrijpen die u probeert te automatiseren voordat u ze automatiseert. Blijf niet hangen in de gedachte dat alles en nog wat geautomatiseerd moet worden in je leven, want dat zou waarschijnlijk niet zo moeten zijn.

Kies en kies deze processen verstandig en u zult zien dat de processen die het grootste deel van uw tijd in beslag nemen de beste zijn om te automatiseren. Wat heb je geautomatiseerd in je persoonlijke productiviteitssysteem?

Uitgelichte foto tegoed: Bram Naus via unsplash.com