We hebben allemaal dezelfde 24 uur in een dag om mee te werken, maar hoe haal je het meeste uit die tijd om echt tijdbesparende resultaten te krijgen?

Het gaat er niet om harder te werken, want dat zal alleen zo ver komen, het is hoe je je tijd plant en structureert en vervolgens hoe je de tijd die je hebt gepland maximaliseert.

De sleutel voor deze timemanagementtips is om ze niet één keer te doen, maar ze steeds weer te herhalen totdat ze gewoontes worden. Dit is wanneer mensen om je heen zullen denken dat je meer dan 24 uur in een dag hebt.

1. Plan je week wanneer je het meest georganiseerd bent

Een van de belangrijkste tips voor timemanagement is het plannen van je week.

Door deze taak elke week op hetzelfde tijdstip uit te voeren, creëert u niet alleen een tijdbesparende gewoonte, maar kan het ook een positieve invloed hebben op uw manier van denken en welzijn.

Laat het me uitleggen.

Door je week te plannen, doe je een aantal kleine positieve beloften aan jezelf. Elke keer dat u deze beloften nakomt en nakomt, groeit uw zelfvertrouwen en zult u zich beter voelen over uzelf naarmate u meer gedaan krijgt.

Deze aanpak bespaart u tijd terwijl u aan het plannen bent terwijl u in een gefocuste gemoedstoestand bent terwijl u plant wat belangrijk voor u is. Doordeweeks kom je dan minder in de verleiding om iets anders te doen tijdens een van die vooraf geplande slots, omdat je jezelf eraan kunt herinneren dat ik dit met een reden heb gepland.

Dus plan je week en houd je aan de beloften die je aan jezelf hebt gedaan om echte tijdbesparende resultaten te zien.

2. Plan de volgende werkdag voor een ontspannen avond

Als je na de werkdag moeite hebt met afsluiten, helpt deze aanpak je geest te ontspannen en kun je van je avond genieten zonder je zorgen te maken over je werk.

Het enige wat je nodig hebt is 5-10 minuten per dag en een notitieblok. Het is snel en heeft aanzienlijke voordelen voor de manier waarop u uw tijd beheert.

Schrijf aan het einde van elke dag ongeveer tien taken op die je de volgende dag wilt voltooien.

Selecteer vervolgens een van die taken die je moet voltooien, wat er ook gebeurt en markeer het met een H voor hoog .

Dan toevoegen M's voor medium tot een stuk of vijf taken. Dit zijn de taken die u moet voltooien, maar als u ze niet allemaal kunt voltooien, is het beheersbaar.

De overige taken markeren met een 'L' voor laag . Deze zijn leuk om te hebben, en het moeten gemakkelijke taken zijn.

Met uw taken voor de volgende dag gepland, kunt u het werk verlaten met al die zeurende taken in uw hoofd opgeschreven en klaar voor u om de volgende dag aan te pakken.Adverteren

3. Beheers uw dag zodat het u niet beheerst

Je dag plannen is de meest impactvolle tip voor timemanagement die je kunt doen. Het stelt u in staat uw dag te beheersen in plaats van u door de dag te laten beheersen.

Deze aanpak is eenvoudig en biedt de flexibiliteit voor wanneer uw werkdag niet verloopt zoals gepland.

Pak een potlood en notitieblok!

Verdeel de dag in uw notitieblok in segmenten van 30 minuten, 09:30, 10:00 enz. Voeg ze regel voor regel toe met een of twee regels ertussen.

Kijk nu naar je werkagenda en voeg alles toe dat vast staat, zoals vergaderingen.

Neem vervolgens uw eindtaken met hoge prioriteit en voeg deze toe aan uw segmenten van 30 minuten.

Als je nog vrije tijdvakken hebt, laat ze dan niet leeg.

Als je op een ochtend moeite hebt met motivatie, probeer dan dit:

Kies een paar gemakkelijke, snelle taken en voer ze eerst af, maak je geen zorgen als je moeilijkere taken uitstelt. Door eerst eenvoudige taken uit te voeren, krijgt u het momentum en de juiste mentaliteit om vervolgens de moeilijke dingen aan te pakken.

4. Beheer afleidende collega's verstandig

Het maakt niet uit hoe goed je je week, dag of zelfs het volgende uur plant als je voortdurend afgeleid bent. afleiding leiden tot verlies van focus en zijn de deur naar uitstelgedrag.

Deze tip voor tijdbeheer gaat over het creëren van de juiste werkomgeving, zodat u de tijd die u hebt om zo productief mogelijk te zijn, kunt maximaliseren.

Nir Eyal's boek onverstoorbaar legt uit dat als je echt productief wilt worden, je onverstoorbaar moet worden. Een van de grootste afleidingen op de werkvloer zijn vaak onze collega's.

Voor de collega's die je het meest afleiden, vraag ze gewoon aan het begin van elke dag of ze iets van je nodig hebben? Door dit te doen, laat je ze plannen zonder dat ze het beseffen, maar het is op jouw voorwaarden. Dit verkleint de kans op een willekeurig verzoek later op de dag.

5. Omgaan met e-mails op uw voorwaarden

Soms kan het beheren van je inbox aanvoelen als een fulltime baan. Je kunt ook in de val trappen door het gevoel te hebben dat je veel hebt gedaan omdat je heel veel e-mails hebt verzonden of de mystieke inbox nul hebt bereikt!

Hoewel het verzenden van een paar e-mails bevredigend kan zijn, is het probleem dat e-mails ook worden gebruikt als een vorm van uitstelgedrag, omdat het een gemakkelijke taak is om terug te vallen als je geen zin hebt om aan iets moeilijks te werken.

Dus wat doe je om deze afleiding te stoppen en de stress veroorzaakt door e-mail te verminderen?Adverteren

U plant wanneer u uw e-mails wilt lezen en beantwoorden, zodat u de controle heeft.

Uit een onderzoek aan de University of British Columbia blijkt dat je je e-mail maar drie keer per dag moet checken en zo stress vermindert.^[1]

Plan dus aan het begin van elke dag wanneer je je e-mail gaat checken. Hoe vaak u uw e-mail controleert, hangt af van uw baan, maar minder is meer en idealiter niet meer dan drie.

Deze aanpak houdt je nog steeds de controle over je inbox, maar je doet het op een tijdstip dat voor jou werkt.

6. Verwijder elektronische afleiding en word aanwezig

Hoe vaak zie je iemand op het werk worden afgeleid door een melding op zijn mobiel of laptop?

Meldingen van mobiele telefoons en laptops leiden ons elke dag af, maar ze zijn ook een acceptabele afleiding geworden.

In de meeste banen hoeft u niet onmiddellijk te reageren op een melding, zelfs als we denken dat dit nodig is. Het is een gewoonte die door technologie is gecreëerd.

Het hoeft niet zo te zijn.

Doorloop al je meldingsinstellingen op je mobiel en laptop en laat alleen de kritieke aan staan. In de meeste gevallen zouden dit alleen telefoontjes moeten zijn.

Door deze notificaties uit te zetten, check je e-mails, messenger etc. op de tijden die voor jou werken, niet wanneer ze aankomen.

U kunt ook het aantal dat wordt weergegeven in mobiele en desktop-apps uitschakelen. Je hoeft niet te weten hoeveel e-mails je tegelijkertijd in je inbox hebt, vooral als je hebt gepland wanneer je je e-mails gaat checken.

Als u deze badge-functie aan laat, ontstaat er een zeurende afleiding die u weghaalt van uw werk en uw tijd beïnvloedt.

Probeer het een paar dagen en zie de positieve impact die het zal hebben op je tijdmanagement. De mensen om je heen zullen ook de verandering zien, omdat je thuis en op het werk veel meer aanwezig zult zijn.

7. Druk op de timer en ga diep met je focus

Het stoppen van een taak gebeurt meestal wanneer u deze hebt voltooid, uw interesse hebt verloren of bent afgeleid. Het duurt gemiddeld 23 minuten om opnieuw te focussen als je bent afgeleid, dus je moet er alles aan doen om in die gefocuste toestand te blijven.^[twee]

Helaas zijn verlies van interesse en afleiding de meest waarschijnlijke resultaten van tijdmanagementproblemen, dus daarom kan het instellen van een timer het verschil maken.

Door een timer in te stellen, beloof je jezelf dat je niet zult worden afgeleid of aan iets anders zult werken totdat die timer afloopt. Deze kleine belofte kan een behoorlijke impact hebben op je timemanagement.Adverteren

U kunt verschillende tijdsduren proberen om te zien wat voor u werkt, bijvoorbeeld 25 minuten als u de Techniek tomaat . 25 minuten klinkt misschien niet lang, maar door 25 minuten volledig gefocust te blijven, zul je versteld staan ​​hoeveel je kunt doen.^[3]

8. Ontdek waar u uw tijd niet aan zou moeten besteden

Elke dag besteden we tijd aan dingen die ons ervan weerhouden te doen wat we zouden moeten doen - of dat nu afleiding is zoals sociale media, e-mail of taken die we liever niet doen, zoals de wekelijkse winkel of het strijken.

Al deze tijdrovende activiteiten lijken misschien triviaal, maar ze kloppen allemaal als het gaat om tijdbeheer.

Je denkt misschien, ik moet dit doen, maar er is een techniek genaamd de Not-To-Do-lijst die kan helpen.

Het gaat niet alleen om het volledig stoppen van niet-invloedrijke taken. Het kan ook gaan over automatiseren of de taak delegeren .

Dus hoe maak je een Not-To-Do-lijst?

Besteed eerst 10 minuten aan het opschrijven van alle dingen die je niet echt dienen of je helpen om te komen waar je echt wilt zijn (bijvoorbeeld tv kijken, sociale media, boodschappen doen, het huis schoonmaken)

Plaats ze vervolgens allemaal onder het kopje automatiseren, delegeren of elimineren.

Automatiseren kan voor uw wekelijkse winkel zijn, u gebruikt nu een bedrijf dat de ingrediënten en recepten aan uw deur levert.

Delegate kan elke week een schoonmaker voor uw huis krijgen.

Eliminatie kan zijn dat u de tv niet meer aanzet zodra u terugkomt van uw werk.

Nadat u uw No-To-Do-lijst hebt gemaakt, moet u ervoor zorgen dat u het proces één keer per maand herhaalt.

Elke maand krijg je uren terug waarvan je niet wist dat je ze had.

9. Ruim je hersenen op om je concentratie te maximaliseren

Onze hersenen verwerken elke dag duizenden gedachten; frustrerend, veel van hen zijn acties die we op dat moment niet kunnen voltooien.

Een rommelige geest heeft invloed op ons tijdbeheer, omdat we ons niet kunnen concentreren met deze uitstekende acties in ons hoofd.

Hier is een eenvoudige manier om je geest op te ruimen:Adverteren

Neem overal een klein notitieblok en een pen mee. Het moet klein genoeg zijn om in uw zak of tas te passen en moet gemakkelijk toegankelijk zijn. Elke keer dat een gedachte of actie in je opkomt als je onderweg bent, schrijf het dan op.

Dit kan een idee zijn, iets inspirerend, een actie voor als je thuiskomt, van alles.

Dan hoef je alleen maar op tijd te plannen om ervoor te zorgen dat je al die aantekeningen uitvoert. Om de paar dagen is genoeg.

Door taken op papier vast te leggen in plaats van ze zich op te laten bouwen in je brein, ben je vrij om geconcentreerd te werken aan wat op dat moment belangrijk is.

10. Doe beloften aan anderen

Als je jezelf of een vriend een belofte zou doen, welke belofte denk je dan dat je die zult nakomen?

In de meeste gevallen zal het die belofte zijn die aan de vriend is gedaan.

Je kunt dit in je voordeel gebruiken door een toezegging te delen die je hebt om een ​​taak of project te voltooien met een vriend.

Vertel je vriend wat je wilt bereiken, waarom en wanneer. Vraag hen vervolgens om op verschillende punten contact met u op te nemen totdat u zei dat u het project zou voltooien.

Terwijl je aan het project werkt, heb je die belofte die je aan je vriend hebt gedaan in je achterhoofd. Die belofte die je hebt gedaan, zal de drijfveer zijn om je te concentreren en de tijd die je hebt om dat project af te krijgen, optimaal te benutten.

Het komt neer op

Al deze tips vergen niet meer dan een beetje van uw tijd per dag, maar de tijd die u bespaart bij het gebruik van deze benaderingen zal aanzienlijk zijn.

Zet herinneringen in je agenda om deze tips voor ogen te houden, want zodra je ze regelmatig begint te oefenen, worden het gewoontes.

Ze kunnen afzonderlijk worden gebruikt, maar zijn veel krachtiger wanneer ze samen worden gebruikt.

Na verloop van tijd zullen de mensen om je heen zich afvragen hoe je de tijd vindt om zoveel in een dag te bereiken!

Meer tijdmanagementtips

• 10 praktische manieren om uw tijdmanagementvaardigheden te verbeteren
• Productief zijn op het werk: 9 basisregels
• 50 manieren om de productiviteit te verhogen en meer te bereiken in minder tijd

Uitgelichte foto tegoed: Valentin Antonucci via unsplash.com

Referentie