Het maakt niet uit in welk bedrijf u zich bevindt, de kans is groot dat u op zijn minst enige tijd in afspraken doorbrengt. Uw afspraken kunnen grote groepsbijeenkomsten zijn, een-op-een of zelfs sollicitatiegesprekken. Misschien sla je zelfs het face-to-face aspect van vergaderingen over en voer je telefonische vergaderingen of gebruik je Skype. Het maakt niet uit wat voor soort vergadering je hebt gepland, deze tips kunnen je echter helpen om je vaardigheden voor het maken van afspraken te verbeteren.

1. Stel agenda's van tevoren vast. Als u weet wat u van plan bent te bereiken in een vergadering, kunt u bepalen hoe lang u van plan bent om op die afspraak te blijven - ervan uitgaande dat u zich aan uw agenda kunt houden. Het kan moeilijk zijn om andere mensen op het goede spoor te houden, maar niemand wil echt de hele dag in één enkele afspraak doorbrengen. Bovendien is het invullen van een afgesproken agenda echt de enige manier om zeker te zijn wanneer uw vergadering voorbij is.
2. Bied tijd- en datumopties voor afspraken. In plaats van lang heen en weer te gaan, telefonisch of via e-mail, kiest u twee of drie afspraaktijden die voor u werken en presenteert u deze aan de andere helft van uw afspraak. Als je met een grotere groep te maken hebt, is het bijna gegarandeerd dat ten minste één optie voor iemand niet werkt, en het hebben van meerdere opties is een veel snellere manier om consensus te bereiken.
3. Vermijd dure softwaretoepassingen. Hoewel er een aantal zeer hippe software voor het instellen van afspraken is, probeer te voorkomen dat u iets ongewoons gebruikt. Uitzondering op deze regel zijn feesten of zeer grote bijeenkomsten. Over het algemeen kost het gebruik van deze applicaties meer tijd dan ze waard zijn - er is een leercurve voor nieuwe gebruikers, en als je een site moet bezoeken om te reageren, kan het twee keer zo lang duren als het beantwoorden van een e-mail. Wanneer u echter grote groepen mensen probeert te coördineren, kan het gebruik van een applicatie een centrale locatie bieden in plaats van enorme hoeveelheden e-mails te verzenden.
4. Zorg ervoor dat je echt een vergadering nodig hebt. Er worden volop afspraken gemaakt voor simpele zaken als het ter goedkeuring overhandigen van een document. Tenzij dat document kort genoeg is om tijdens de vergadering volledig te worden onderzocht, is het misschien meer de moeite waard om het document af te geven en later terug te komen om vragen te beantwoorden en het goedkeuringsproces af te handelen. Bedenk voordat u daadwerkelijk een afspraak maakt of de zaak sneller kan worden afgehandeld.
5. Minimaliseer de reistijd. Een van de redenen dat afspraken zoveel tijd in beslag nemen in onze agenda's is de noodzaak van reizen. We moeten reizen naar de kantoren van klanten, coffeeshops of waar we ook maar afspreken. We kunnen die betrokkenheid minimaliseren door te suggereren dat we afspreken op onze eigen locaties, halverwege afspreken of persoonlijk afspreken. Opties zoals telefoongesprekken of videoconferenties kunnen vaak voldoen aan alle vereisten van die afspraak waarvoor u door de stad zou rijden.
6. Plan tijd in voor zowel voorbereiding als debriefing. Denk bij het maken van uw afspraak na over wat u mogelijk moet doen om u erop voor te bereiden - bekijk een rapport, bereid een presentatie voor of strijk uw overhemd - en plan tijd voor elk van deze activiteiten vóór uw daadwerkelijke afspraak. Het is ook de moeite waard om vlak voor uw afspraak een voorbereidingssessie van een kwartier in te plannen voor eventuele last-minute details. Hetzelfde geldt voor achteraf: je hebt misschien bepaalde vervolgtaken na je vergadering. Als u ten minste een paar minuten na een afspraak plant, heeft u de garantie dat u tijd heeft om ervoor te zorgen dat uw aantekeningen compleet zijn en dat elke vorm van verdere actie op zijn minst in uw agenda komt (als u het dan niet kunt doen).
7. Scheid persoonlijke en zakelijke afspraken. Velen van ons proberen al onze out-of-the-office afspraken in één dag te stoppen. Als je het probleem negeert van wat er gebeurt als er maar één te laat komt, heb je het probleem om te proberen te schakelen tussen de presentatie die je zojuist aan een klant hebt gegeven en de opname die de dokter wacht om je te geven. Dat soort mentale omschakeling kan het alleen maar moeilijker maken om je latere afspraken af ​​te handelen. Probeer uw persoonlijke en zakelijke afspraken op verschillende dagen in te plannen.
8. Houd uw afsprakenplanners up-to-date. Als u niet de enige bent die uw afspraken plant, is het van vitaal belang om de anderen op de hoogte te houden. Anders verwacht je partner je misschien tijdens een familiediner terwijl je een groot project afrondt. Ik hou van gedeelde agenda's, zoals Google Agenda, juist om die reden, maar er zijn manieren om zowat elk type agenda te delen, als je afhankelijk bent van je eigen systeem. Afspraakplanners kunnen uw manager, uw significante andere, een administratief medewerker (de uwe of de afdelingen) en een hele reeks andere mensen zijn.
9. Beperk genodigden. Voor een voortgangsrapportage hoeft u misschien niet het hele bedrijf aanwezig te zijn. Bepaal in plaats daarvan wie er daadwerkelijk op uw afspraak moet zijn - u kunt later altijd een massale e-mail sturen als mensen zich buitengesloten voelen. Ik ben eerder in situaties geweest waarin hogere mensen zich buitengesloten voelden als je ze niet binnenbracht bij elke afspraak die je aan het maken was. De beste gok lijkt de vergadering te presenteren als iets dat geen waardevol gebruik van hun tijd zou zijn.
10. Bevestig alles! Bevestig waar en wanneer de vergadering is, wat er op de agenda staat en zelfs hoe u er kunt komen. Het enige dat u echt nodig hebt, is een dag of twee voor de afspraak een korte e-mail waarin de afspraak wordt uiteengezet en om een ​​eenvoudig ja-antwoord te vragen als alles correct is.