Zelfs na de komst van sociale media en verbeteringen in sms-berichten, is e-mail nog steeds de manier van communiceren die nog steeds de overhand heeft in de professionele wereld. De mogelijkheid om richting te geven, branden te blussen en meer zonder face-to-face te zijn, heeft veel bedrijven in staat gesteld om e-mail als productiviteitstool te gebruiken. Er zijn echter momenten waarop professionaliteit uit het raam verdwijnt en etiquetteregels worden vergeten. Vandaag bekijken we 27 tips voor e-mailetiquette voor zakelijke professionals.

1. Groeten en verzendingen Send

Ik begin nooit een e-mail met de inhoud. Een e-mail begint altijd met een gedegen introductie of met de naam van de ontvanger. Dit zal hen in het begin laten weten met wie ze spreken. Wanneer u begint met hen bij naam te noemen (bijv. Hallo, John Doe), laat u hen weten met wie u van plan bent te praten. Als je klaar bent met een e-mail, eindig dan altijd met 'Bedankt' of 'Proost', om goede etiquette en respect te oefenen.

2. Weet wanneer je moet bellen

Niet alle communicatie hoeft via e-mail te verlopen. Zodra het gesprek details begint te noemen, kan het verstandig zijn om een ​​telefoongesprek in te plannen - dit kan misverstanden voorkomen en zelfs uw correspondentie versnellen. Het is ook respectvol om de telefoon op te nemen wanneer een vergadering, gepland per e-mail, wordt geannuleerd.

3. Let op je interpunctie

Professionaliteit houdt in dat u weet hoe u op uw interpunctie moet letten. In een standaard e-mailcorrespondentie moet u ongeveer 95% van de tijd punten en vraagtekens gebruiken. Laat uitroeptekens staan ​​als je gesprek luchtig is en je bekend bent met de ontvanger.

4. De klok tikt

Laat ze nooit wachten als u zaken doet. Zoals het spreekwoord zegt, tijd is geld. Laat een ontvanger nooit langer dan twee dagen op uw antwoord wachten. Net als een telefoontje, kan het wachten op een e-mail de voortgang van het project dat u probeert op te zetten, vertragen. Is dat niet de reden waarom u e-mailt en geen snail mail gebruikt?

5. Schrijf het goed

Grammatica en spelling moeten twee overwegingen zijn bij het e-mailen in een professionele omgeving. Ook al is de inhoud de ster van de e-mail, als u ervoor zorgt dat uw grammatica onder controle is, weet de zakelijke kennis dat u het gesprek serieus neemt. De meeste e-mailclients hebben spelling- en grammaticacontroles, dus gebruik ze!Adverteren

6. Houd rekening met de bedrijfscultuur

Laten we eerlijk zijn: hoewel grammatica en toon professioneel moeten zijn, moeten we toch rekening houden met de bedrijven waarmee we contact opnemen. Innerlijke zakelijke e-mails tussen meer ontspannen bedrijven zullen natuurlijk een beetje anders zijn dan, laten we zeggen, het Witte Huis. Terwijl je op je grammatica let, blijf je een benaderbare sfeer uitstralen tijdens het e-mailen.

7. Ontwikkel de perfecte onderwerpregel

Het eerste dat uw ontvanger ziet, is de onderwerpregel. Eerlijk gezegd zullen ze het belang van een e-mail herkennen aan een onderwerpregel voordat ze de inhoud ervan lezen. Zorg ervoor dat u een goede indruk achterlaat door rekening te houden met hoofdletters, beknopt en to the point te zijn.

8. Beantwoorden versus Allen beantwoorden

Niets is meer gênant dan het verzenden van een massale e-mail die bedoeld was voor slechts één ontvanger. Dit is het resultaat van een e-mail die begon met meerdere ontvangers. Wanneer u antwoordt, heeft u de mogelijkheid om te antwoorden (die de afzender e-mailt) of Allen beantwoorden, waarmee uw bericht wordt verzonden naar iedereen aan wie het oorspronkelijke bericht is verzonden. Controleer nogmaals voordat u verzendt, anders krijgt u spijt.

9. Houd rekening met de privacy van anderen

Er zullen gevallen zijn waarin u zakelijke e-mails moet verzenden naar meerdere ontvangers die elkaar misschien niet kennen. Het e-mailadres van de ontvanger wordt toegevoegd aan het gedeelte Aan: in gemiddelde e-mails, maar in e-mails met meerdere ontvangers moet u de adressen toevoegen aan het gedeelte BCC of Blind Carbon Copy, om te voorkomen dat anderen de adressen van ontvangers kunnen zien.

10. Een handtekening op maat maken

In tegenstelling tot een begroeting of verzending, wordt er automatisch een e-mailhandtekening toegevoegd aan de onderkant van een bericht, waar u een kleine biografie en contactgegevens kunt toevoegen. Dit vervangt geen kwaliteitsbegroeting, maar het stelt een nieuwe kennis wel in staat om meer over u te weten te komen en te weten waar ze met u in contact kunnen komen.

11. Ga in vakantiemodus

Een paar keer per jaar, tijdens vakantie, merk ik dat ik meestal gescheiden ben van mijn e-mail. Zoals te zien is in tip #4, is tijd van essentieel belang en het is onbeleefd om een ​​e-mail onbeantwoord in je inbox achter te laten. Om mensen op de hoogte te stellen van mijn afwezigheid, voeg ik een auto-responder toe (via Gmail, maar ook beschikbaar op andere klanten) waarin ik vermeld waarom ik weg ben en wanneer ik terugkom.Adverteren

12. Houd rekening met links

Hackers hebben manieren gevonden om virussen en malware toe te voegen aan bijlagen en links. Zorg er bij het doorsturen van e-mails voor dat de links en bijlagen veilig zijn. Verminder ook het aantal kettingberichten dat u doorstuurt en verstuur nooit berichten van een onbekende ontvanger.

13. Maak een TL:DR-samenvatting

TL:DR is een acroniem dat staat voor Te lang, niet gelezen. Het is nogal bot en is het geval voor veel drukke zakelijke kennissen die het gewoon te druk hebben om lange e-mailgesprekken te lezen. Om deze reden, bij het doorsturen of periodiek bij het beantwoorden van gesprekken, vat u eerdere punten samen in opsommingstekens om ontvangers op de hoogte te houden van e-mailinhoud.

14. Tip voor het zoeken naar een baan: CV en sollicitatiebrief

Bij het zoeken naar een baan is e-mailetiquette van het grootste belang. Zorg er bij het beantwoorden van een vacaturebank altijd voor dat u uw cv en sollicitatiebrief meestuurt. Standaard moeten dit bijlagen zijn, tenzij ze er expliciet tegen zijn.

15. Vragen alvorens te bevestigen

De reden dat bedrijven niet van grote bijlagen houden, is omdat bedrijven een bepaalde opslagruimte krijgen waarvoor ze betalen. Uw grote bijlage eet hun opslagruimte op. Vraag altijd toestemming aan de ontvanger voordat je een grote of meerdere bijlagen verstuurt.

16. Wanneer is ironie geschikt?

Ironie is voor de meeste mensen een populaire vorm van komedie. In een zakelijke omgeving moet je er echter voor terugdeinzen. Ironie in welke geschreven vorm dan ook kan op zijn best verkeerd worden begrepen en in het slechtste geval als aanstootgevend worden opgevat. Bewaar de ironie voor e-mails binnen uw bedrijf.

17. Heroverweeg uw lettertype

Een zakelijke e-mail is geen PowerPoint-presentatie van je Engelse project in de zesde klas: laat de mooie lettertypen voor een andere keer. Het komt niet alleen onprofessioneel over, sommige bedrijven hebben misschien niet de e-mailclients die dergelijke lettertypen kunnen presenteren. Trouwens, wie wil het Edwardian Script-lettertype eigenlijk lezen?Adverteren

Professionele lettertypen om te gebruiken

• Times New Roman
• Georgië
• Veranda
• Arial
• Helvetica
• Kalibers

18. Documenten open voor iedereen

Onduidelijke bestandstypen kunnen voorkomen dat bedrijven de bijlagen die u verzendt kunnen openen, wat de bedrijfsvoering en projecten kan vertragen. Laat bestandstypen voor bijlagen over aan PDF's, .doc, .txt of .jpeg. Ze zijn meestal van een redelijke omvang en kunnen op de meeste machines en besturingssystemen worden geopend.

19. Scheid werk en spel

Het is niet verstandig om uw zakelijke e-mailadres te gebruiken om persoonlijke berichten naar vrienden en familie te sturen. Gebruik uw zakelijke e-mail alleen voor collega's en zakelijke kennissen, om twee redenen: om het professionele karakter van uw inbox te behouden en om verspillend gebruik van e-mailopslagruimte te beperken.

20. Zorg ervoor dat uw e-mail niet is weggegooid

Als je niets hebt gehoord van een ontvanger, is de kans groot dat ze bezet zijn. Vragen of ze uw bericht hebben ontvangen, kan het erger maken, maar er zijn momenten waarop e-mails behoorlijk relevant zijn. Wacht een week tot anderhalve week als de tijd het toelaat, en als je nog steeds geen antwoord hebt, bel ze dan of stuur nog een e-mail.

21. Maak uw bedoelingen duidelijk

Wanneer ontvangers slechts een minuut of twee hebben om een ​​e-mail te lezen, moet u uw bericht zo beknopt en to the point mogelijk maken. Geef aan het begin van de e-mail een overzicht van wat u van de ontvanger verwacht voordat u wat dieper ingaat.

22. Verbind e-mail met uw telefoon

Om te voorkomen dat ontvangers wachten, verbindt u uw zakelijke e-mail met uw telefoon zodat u ze tijdig kunt beantwoorden. In de instellingen van de meeste smartphones kun je je handtekening aanpassen.Adverteren

23. Inner Company Acroniemen

Hoewel acroniemen voor nieuwe kennissen onverstandig zijn, kan het maken van bedrijfsacroniemen tussen collega's een slimme manier zijn om ervoor te zorgen dat ze het belang of de bedoeling van de boodschap begrijpen. Met acroniemen zoals NRN (No Reply Needed) kunnen collega's weten welke berichten dringend zijn en welke kunnen wachten.

24. Uitbreiden wat er in e-mail staat

Het is gemakkelijk om de schuld te geven aan het vergeten of verkeerd begrijpen van een vergaderverzoek dat via een e-mail is gegeven. De meeste e-mailclients hebben geen alarmsysteem. Dit betekent dat het jouw verantwoordelijkheid is om buiten de inbox toe te passen wat relevant is (agendawaarschuwingen maken voor vergaderingen, enz.) om productief te zijn.

25. Overweeg tijdsverschillen

Het kan vervelend zijn om via e-mail een telefoontje of vergadering aan te vragen en niet op tijd terug te horen. Het is echter noodzakelijk om ervoor te zorgen dat dit niet te wijten is aan tijdzoneverschillen. Als je een Australische kennis aanvraagt ​​en je bent in New York, zorg er dan voor dat tijdzoneverschillen worden uitgewerkt.

26. Controleer je agenda

Om onnodig heen en weer mailen te voorkomen, is het verstandig om rekening te houden met tradities en feestdagen in de cultuur of religie van uw ontvanger. Als u zich in een land bevindt waar Kerstmis niet op grote schaal wordt gevierd, is het misschien niet verstandig om een ​​vergadering te plannen voor 24 december, wanneer de rest van uw locatie gewoon doorgaat.

27. Informeer werknemers over etiquette

Het is prima en dandy om al deze tips voor e-mailetiquette zelf te volgen, maar als u de enige bent die ze volgt, geeft dit uw bedrijf nog steeds een slecht imago. Deel waardevolle tips voor e-mailetiquette met uw collega's om ervoor te zorgen dat de bedrijfsnaam gezond blijft.

Laat ons in de reacties hieronder weten wanneer jouw e-mailetiquette een goede indruk heeft achtergelaten bij de ontvanger. Laat ons ook weten wanneer e-mailetiquette uit het raam is gegooid en wat de uitkomst is.Adverteren