3 TECHNIEKEN OM EFFECTIEF PRIORITEITEN TE STELLEN

Het is gemakkelijk, in de stormloop van het leven, om een reactor te worden - om te reageren op alles wat opkomt, op het moment dat het opkomt, en er je onverdeelde aandacht aan te geven totdat het volgende opkomt.

Dit is natuurlijk een recept voor waanzin. Het gevoel van controleverlies over wat je doet en wanneer is genoeg om je over de rand te drijven, en als dat je niet raakt, zal het wrak van onafgemaakte projecten dat je achterlaat je zeker inhalen.

Als u een inbox heeft en deze op een systematische manier verwerkt, kunt u een deel van die controle terugkrijgen. Maar als je eenmaal je inbox hebt verwerkt en alle taken hebt opgesomd die je moet doen, moet je nog steeds bedenken wat je moet doen het volgende moment . Aan welke van die taken kunt u uw tijd het beste besteden en welke kunnen wachten?

Als we geen prioriteiten stellen, hebben we de neiging om de weg van de minste weerstand te volgen. (En het volgen van de weg van de minste weerstand, zoals wijlen de grote Utah Phillips ons in herinnering bracht, is wat de rivier krom maakt!) Dat wil zeggen, we zullen de dingen die we moeten doen uitzoeken en sorteren en werken aan de gemakkelijkste - de moeilijkere en minder leuke taken overlaten aan een latere taak die in veel gevallen nooit komt - of, erger nog, komt net voordat de actie moet worden voltooid, waardoor we in een wervelwind van activiteit, stress en spijt terechtkomen.

Daarom is het stellen van prioriteiten zo belangrijk.Adverteren

3 effectieve benaderingen om prioriteiten te stellen

Er zijn drie basisbenaderingen voor het stellen van prioriteiten, die elk waarschijnlijk passen bij verschillende soorten persoonlijkheden. De eerste is voor uitstellers, mensen die onaangename taken uitstellen. De tweede is voor mensen die gedijen op prestatie, die een stroom van kleine overwinningen nodig hebben om de dag door te komen. En de derde is voor de meer analytische types, die moeten weten dat ze werken aan het objectief belangrijkste dat op dit moment mogelijk is. In volgorde zijn ze dan:

1. Eet een kikker

Er is een oud gezegde dat zegt dat als je 's ochtends wakker wordt en een levende kikker eet, je de dag door kunt gaan in de wetenschap dat het ergste dat je die dag kan overkomen, al voorbij is. Met andere woorden, de dag kan alleen maar beter worden!

Gepopulariseerd in het boek van Brian Tracy Eet die kikker! , het idee hier is dat je pak de grootste, moeilijkste en minst aantrekkelijke taak elke dag als eerste aan , zodat u de rest van de dag kunt doorgaan in de wetenschap dat het ergste al voorbij is.

Als je een dikke oude kikker op je bord hebt, moet je echt op je knieën gaan. Een ander oud gezegde zegt dat als je een kikker moet eten, je er niet te lang naar moet kijken! Het loont de moeite om dit in gedachten te houden als je het soort persoon bent dat uitstelt door je aanval te plannen en jezelf de halve dag op te peppen. Gewoon wijd opendoen en die kikker opeten, vriend! Anders praat je jezelf er bijna zeker van om helemaal niets te doen.

2. Verplaats grote stenen

Misschien ben je niet zozeer een uitsteller maar een vioolspeler, iemand die haar of zijn tijd vult met gedoe over kleine taken. Je bent de hele tijd druk druk druk, maar op de een of andere manier lijkt er nooit iets belangrijks gedaan te worden.Adverteren

Je hebt de wijsheid van de augurkpot nodig. Neem een augurkpot en vul deze met zand. Probeer er nu een handvol stenen in te doen. Dat kan niet, toch? Er is geen ruimte.

Als het belangrijk is om de stenen in de pot te doen, moet je eerst de stenen erin doen. Vul de pot met stenen, probeer er nu wat kiezels in te gieten. Zie je hoe ze binnenrollen en de beschikbare ruimte opvullen? Gooi er nu een paar handjes grind in. Nogmaals, het glijdt recht in de scheuren. Giet er tot slot wat zand in.

Voor de metaforisch gehandicapte is de augurkpot alle tijd die je op een dag hebt. Je kunt het opvullen met zinloze kleine drukke werktaken, zodat er geen ruimte is voor de grote dingen, of je kunt eerst de grote dingen doen, dan de kleinere dingen, en ten slotte de vrije momenten opvullen met de nutteloze dingen.

Om het in de praktijk te brengen, ga vanavond zitten voordat je naar bed gaat en schrijf de drie belangrijkste taken op die je morgen moet doen . Probeer niet te passen alles je nodig hebt, of denkt nodig te hebben, om alleen de drie belangrijkste te doen.

Haal 's ochtends je lijst tevoorschijn en val de eerste Big Rock aan. Werk eraan totdat het klaar is of je geen verdere vooruitgang kunt boeken. Ga dan verder met de tweede en dan de derde. Als je ze allemaal hebt voltooid, kun je beginnen met de kleine dingen, wetende dat je goede vooruitgang hebt geboekt met alle grote dingen. En als je niet aan de kleine dingen komt? Je zult de voldoening hebben te weten dat je drie grote dingen hebt bereikt. Aan het eind van de dag heeft niemand ooit gewenst dat ze meer tijd hadden besteed aan het ordenen van hun potloodlade in plaats van aan het schrijven van hun roman, of aan het printen van adresetiketten in plaats van een grote klant binnen te halen.Adverteren

3. Covey-kwadranten

Als je gewoon niet kunt ontspannen, tenzij je absoluut weet dat je werkt aan het belangrijkste waar je op elk moment aan zou kunnen werken, het kwadrantensysteem van Stephen Covey zoals beschreven in De 7 eigenschappen van zeer effectieve mensen: krachtige lessen in persoonlijke verandering misschien iets voor jou.

Covey stelt voor dat je een stuk papier in vier delen verdeelt, waarbij je een lijn over en een lijn van boven naar beneden trekt. In elk van die kwadranten plaats je je taken naargelang ze:

Belangrijk en dringend
Belangrijk en niet urgent
Niet belangrijk maar dringend
Niet belangrijk en niet urgent

Het kwadrant III en IV gedoe is waar we verzanden in de triviale: telefoontjes, onderbrekingen, vergaderingen (QIII) en druk werk, de wind schieten en andere tijdverspillers (QIV). Hoewel sommige van deze dingen misschien een sociale waarde hebben, moeten ze weg als het je vermogen om de dingen te doen die belangrijk voor je zijn, verstoort.

Kwadrant I en II zijn de taken die voor ons belangrijk zijn. QIk zijn crises, naderende deadlines en ander werk dat gedaan moet worden direct of er zullen vreselijke dingen gebeuren. Als u uw tijdbeheer echt onder controle heeft, kunt u Q1-taken minimaliseren, maar u kunt ze nooit elimineren - een auto-ongeluk, iemand die ziek wordt, een natuurramp, deze dingen vereisen allemaal onmiddellijke actie en worden zelden gepland.Adverteren

Je zou graag zoveel mogelijk tijd in kwadrant II willen doorbrengen, waarbij je je bezighoudt met taken die belangrijk zijn met voldoende tijd om er echt in te komen en het best mogelijke werk te doen. Dit zijn de dingen waar de QIII- en QIV-dingen tijd voor nodig hebben, dus nadat je je taken op het Covey-kwadrantenraster hebt uitgezet, volgens je eigen gevoel van wat belangrijk is en wat niet, werk je zo veel mogelijk aan items in kwadrant II (en kwadrant I-taken wanneer ze zich voordoen).

Je leren kennen

Besteed wat tijd aan het uitproberen van elk van deze benaderingen op maat. Het is moeilijk te zeggen wat het beste werkt voor een bepaalde persoon - wat voor de een als een handschoen past, zal te bindend en beperkend zijn voor een ander, en te los en ongestructureerd voor een derde. Je zult merken dat je ook wat tijd moet besteden om uit te zoeken wat iets belangrijk maakt aan jou - welke doelen zijn uw acties bedoeld om u naar toe te bewegen.

Uiteindelijk is het stellen van prioriteiten een oefening in zelfkennis. Je moet weten welke taken je als een plezier zult beschouwen en welke als marteling, welke taken leiden tot je doelen en welke je op een dwaalspoor brengen of, in het beste geval, ervoor zorgen dat je aan het draaien bent en nergens heen gaat.

Deze drie zijn de bekendste en meest beproefde strategieën die er zijn, maar misschien heb je een ander idee dat je wilt delen? Vertel ons hoe u uw prioriteiten stelt in de opmerkingen.