Als je Lifehack regelmatig bezoekt, weet ik zeker dat je de Getting Things Done-serie hebt opgemerkt die hier de laatste tijd te zien is. De afgelopen weken heb ik de methodologie zelf besproken en hoe u deze kunt gebruiken in uw dagelijkse inspanningen (zowel werk als persoonlijke projecten).

Wat ik echter niet heb gedaan, is je wijzen op specifieke tools die je kunt gebruiken om je GTD-leven gemakkelijker te maken. Nou, dat is precies wat ik vandaag ga doen.

Laat me je eraan herinneren dat er 7 hoofdelementen van GTD zijn: Projectlijst, Volgende Takenlijst, Toekomstige/Misschien Lijst, Kalender, Wachtlijst, Bronbestanden en het immateriële element - vertrouwen.

Elk van deze kan worden behandeld met de eenvoudigste hulpmiddelen die mogelijk zijn - pen en papier. Maar aangezien we in de 21e eeuw leven, is dit voor sommige mensen waarschijnlijk niet de meest effectieve manier.

Wat volgt is een lijst met geweldige tools die vanaf het begin GTD-vriendelijk zijn, of eenvoudig kunnen worden aangepast aan de GTD-manier van werken.

Uw Postvak IN

Zoals ik al zei in een van de berichten in de GTD-serie ( Your Daily Graph of Activity ), beginnen de meeste mensen hun werk meestal in hun inbox.

Deze inboxen hoeven geen echte inboxen te zijn (e-mail of traditionele mailboxen). Zoals gedefinieerd in GTD is een inbox gewoon de plaats waar alle binnenkomende dingen terechtkomen. Dit geeft ons veel mogelijkheden met betrekking tot de daadwerkelijke tools of software die we willen gebruiken voor onze inboxen.

Sommige tools en software die meestal het beste werken, zijn:Adverteren

1. Elke e-mailsoftware

Dit ligt voor de hand, maar de eenvoudigste oplossingen zijn vaak de beste. Uw e-mailsoftware (ongeacht wat u gebruikt) is perfect ingesteld om te worden gebruikt als een inbox voor sommige inkomende dingen, omdat ... nou ja, het heeft gewoon een inbox - en elke e-mail die u ontvangt, wacht daar tot u hem leest .

Een belangrijk ding om te onthouden is echter dat u bij het omgaan met nieuwe e-mails onmiddellijk actie moet ondernemen.

Maar wat te doen als u een nieuw verzoek tegenkomt dat niet via e-mail is verzonden? Hier komen andere tools om de hoek kijken.

2. Onthoud de melk

Denk aan de melk(of RTM) is een geweldige tool en het heeft veel meer GTD-applicaties dan alleen maar werken als een inbox.

Allereerst is RTM in wezen een to-do-lijsttoepassing. Het is online beschikbaar (voor alle besturingssystemen) en heeft ook veel versies voor andere platforms (iPhone, iPad, Android).

Het is echter nogal een understatement om het eigenlijk gewoon een takenlijst-applicatie te noemen. Het kan worden gebruikt voor elke soort activiteit waarbij lijsten met dingen handig zijn.

Omdat er bijvoorbeeld een iPhone-versie is, kun je deze gebruiken als boodschappenlijstje tijdens het winkelen of als een eenvoudig notitieblok dat je onderweg kunt gebruiken, zodat er geen briljante ideeën aan je hoofd ontsnappen. Of u kunt het gebruiken als een extra inbox. Wanneer je een nieuw verzoek tegenkomt dat niet via e-mail is verzonden, kun je het in een aparte lijst in RTM plaatsen (bij voorkeur een met de naam inbox).Adverteren

Terug naar RTM zelf. Het hulpmiddel is zeer eenvoudig te gebruiken. Het ondersteunt meerdere lijsten, vier prioriteitenniveaus, tags, veel Toetsenbord sneltoetsen (ze maken het werken met RTM razendsnel als je ze eenmaal onder de knie hebt), RSS-feeds, iCal-feeds, herinneringen en meer.

Lijst met projecten

Vaak is de Projectlijst een behoorlijk uitgebreid stuk GTD-vastgoed... om zo te zeggen. Het moet perfect georganiseerd zijn, zodat elk project gemakkelijk te begrijpen en gemakkelijk is om mee te werken.

Voor mij is er maar één manier om dit goed te doen: met behulp van mindmaps.

Gewoon om u eraan te herinneren (met dank aan Wikipedia), a mindmap is een diagram dat wordt gebruikt om woorden, ideeën, taken of andere items weer te geven die zijn gekoppeld aan en gerangschikt rond een centraal sleutelwoord of idee. Of in gewoon Engels: het is de beste manier om je gedachten een fysieke vorm te geven (in dit geval een digitale weergave van je gedachten te creëren).

De meeste projecten zijn slechts semi-georganiseerd rond veel verschillende gedachten die allemaal wel logisch zijn, maar moeilijk in een traditionele lijst of tekstdocument te plaatsen zijn. Mindmaps kunnen een dergelijke situatie echter uitzonderlijk goed aan. Dit is de reden waarom mindmaps perfect zijn om uw projectenlijst te verwerken.

3. FreeMind

Als het gaat om het digitaal (op een computer) in kaart brengen van mindmapping, zijn er veel tools die dit mogelijk kunnen maken. Toch is er een die echt de moeite van het bekijken waard is. Het heet Vrije geest .

De naam geeft nogal een goede hint dat de tool gratis is - en dat is een goede zaak. Maar er is meer goed nieuws: er zijn versies beschikbaar voor de meeste populaire platforms en besturingssystemen. Niet alleen dat, maar u kunt ook binaire bestanden downloaden (FreeMind is een echt open source-project).

Maar het beste nieuws is dit: FreeMind is het gemakkelijkst te gebruiken, snelste en kleinste (in termen van gebruikte geheugen en schijfruimte) hulpmiddel dat beschikbaar is. In wezen is dit de beste tool voor mindmapping die beschikbaar is.Adverteren

( Als u de voorkeur geeft aan online tools boven het omgaan met lokale bestanden op uw computer, kunt u uitchecken MindMeister . Het ziet er ook behoorlijk indrukwekkend uit. Het biedt alle belangrijke functionaliteit voor mindmapping en heeft veel extra dingen, zoals de mogelijkheid om bijlagen, afbeeldingen, PDF's en andere bestanden op te nemen. Maar het is niet gratis. Het goedkopere beschikbare abonnement is $ 4,99 per maand.)

Volgende Takenlijst, Toekomstige/Misschien Lijst, Wachten op Lijst

Uw lijsten, met de volgende takenlijst voorop, zijn waar u de meeste tijd doorbrengt als u met GTD werkt. Daarom moeten ze gemakkelijk toegankelijk zijn en gemakkelijk om mee te werken. Het is ook leuk om ze vanaf elke computer en elk besturingssysteem online te kunnen openen.

Dit is waar Denk aan de melk komt weer in het spel. Ik heb RTM eerder in dit bericht in detail beschreven, dus ik weet zeker dat je de waarde ervan inziet als het gaat om het werken met allerlei soorten lijsten.

Een bijkomend voordeel van het gebruik van slechts één tool voor al uw lijsten is dat u niet hoeft te spelen met talloze verschillende inlognamen en lokale bestanden. De meest effectieve manier is om je altijd te concentreren op een minimaal aantal tools en deze in te passen in je werkgewoonten.

Kalender

Dit is eenvoudig, en ik weet zeker dat je het kunt zien aankomen ...

4. Google Agenda

Ik denk niet dat ik je moet overtuigen waarom Google kalender is geweldig. Ik weet zeker dat je je er al voor hebt aangemeld (of voor een vergelijkbare tool/oplossing).

De belangrijkste kenmerken van een GTD-kalendertool zijn:

• Beschikbaar vanaf elke computer (met internettoegang)
• Ondersteunt herinneringen
• Ondersteunt meerdere agenda's voor één gebruiker
• Ondersteunt het delen van evenementen met andere gebruikers
• Ondersteunt lopende evenementen

En Google Agenda heeft ze allemaal gedekt. Ook zijn er veel apps beschikbaar voor elk mobiel platform.Adverteren

Bron-/referentiebestanden

De enige moeilijkheid met bronbestanden is dat ze vrij goed georganiseerd, toegankelijk en bij voorkeur beschikbaar moeten zijn vanaf elke computer met internettoegang.

Dit kan door twee dingen te implementeren.

1. Maak eerst een map/map ergens op de harde schijf van uw computer. Deze map bevat al uw bronnen - dingen die handig kunnen zijn als referentie bij het werken aan uw projecten. Het is jouw taak om deze map netjes te ordenen en het zo gemakkelijk mogelijk te maken om te begrijpen.
2. Verbind het vervolgens met Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox is een tool waarmee je je gegevens kunt synchroniseren tussen meerdere apparaten die je gebruikt, maar het is ook geweldig om rechtstreeks online toegang te krijgen tot je inhoud via de Dropbox-website.

Dit alles maakt het perfect om te fungeren als een GTD Reference Files-basis. U kunt niet alleen uw bestanden synchroniseren op elke computer die u gebruikt, maar u krijgt ook een online back-up, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat uw spullen 's nachts verdwijnen na een storing van de harde schijf.

Als je Dropbox alleen gebruikt om de meest essentiële gegevens op te slaan, kun je kiezen voor hun gratis abonnement (tot 2 GB beschikbare schijfruimte, hoewel je slijkruimte kunt krijgen door anderen uit te nodigen voor de service). Later kunt u uw account eenvoudig upgraden naar dec 50 , waar je 50 GB krijgt voor een bescheiden betaling van $ 9,99 per maand.

Conclusie

Zoals je kunt zien, heb je maar 5 tools nodig om GTD volledig in je leven te implementeren. (Trouwens, elke e-mailsoftware telt als één.) En dit is goed, want hoe minder tools je gebruikt, hoe makkelijker het is om je game bij elkaar te houden en ze voor je te laten werken. Als u te veel tools gaat gebruiken, worden ze een last in plaats van een effectiviteits- en productiviteitsbooster.

Welke tools gebruikt u als onderdeel van uw GTD-aanpak? Deel ze alsjeblieft in de reacties hieronder.

(Foto tegoed: Vuile set handgereedschap via Shutterstock) Adverteren