Notulen zijn een schriftelijk verslag van een bestuurs-, bedrijfs- of organisatievergadering. Vergadernotulen worden beschouwd als een juridisch document, dus streef bij het schrijven naar duidelijkheid en consistentie van toon.

Omdat notulen een permanent verslag van de vergadering zijn, moet u ze goed nalezen voordat u ze verzendt. Het is een goed idee om ze te laten uitvoeren door een supervisor of ervaren deelnemer om ervoor te zorgen dat verklaringen en informatie nauwkeurig worden vastgelegd.

De beste notulisten voor vergaderingen zijn zorgvuldige luisteraars , snelle typisten, en zijn voldoende bekend met de vergaderonderwerpen en aanwezigen. De notulist moet de stof goed genoeg begrijpen om de belangrijke punten van de ruis te kunnen scheiden in wat lange, langdurige discussies kan zijn. Belangrijk is ook dat de notulist niet tegelijkertijd leidt en aantekeningen maakt. (Als je ooit wordt gevraagd om dit te doen, weiger dan.)

Hierna volgen enkele stapsgewijze hints om effectief vergadernotulen te schrijven.

1. Ontwikkel een agenda

Werk samen met de voorzitter of bestuursvoorzitter om een ​​gedetailleerde agenda te ontwikkelen.

Vergaderingen hebben een reden en de problemen die moeten worden aangepakt en waarover beslist moet worden, moeten worden vermeld om de aanwezigen te waarschuwen. Werk samen met de bijeenroeper om een ​​agenda op te stellen waarin aan elk onderwerp tijden worden toegewezen om de vergadering in beweging te houden en om ervoor te zorgen dat de groep voldoende tijd heeft om alle punten te overwegen.

De agenda zal dienen als uw schets voor de notulen van de vergadering. Houd de kop van de notulen consistent met de agenda-onderwerpen voor continuïteit.

2. Volg een sjabloon uit eerdere gemaakte notulen

Als u nieuw bent bij een bestuur of organisatie en voor het eerst notulen schrijft, vraag dan om de notulen van de afgelopen vergadering te zien, zodat u hetzelfde formaat kunt behouden^[1].

Over het algemeen staat de naam van de organisatie of de naam van de groep die bijeenkomt bovenaan: Vergadering van de Raad van Bestuur van XYZ, met de datum op de volgende regel. Na de datum vermeldt u zowel het tijdstip waarop de vergadering tot de orde kwam als het tijdstip waarop de vergadering eindigde. Bijvoorbeeld:

Raad van Bestuur van Super Company, Inc.Adverteren

Vergadernotulen

Datum: 20 mei 2019

Tijd: 10:00 uur tot 12:30 uur

De meeste groepen die bijeenkomen, doen dit regelmatig, met vaste agendapunten bij elke vergadering. Sommige groepen hebben aan het einde van de notulen een kop Volgende stappen met een lijst van projecten die moeten worden opgevolgd en waarin de verantwoordelijkheid wordt toegewezen.

Een sjabloon van een eerdere vergadering helpt ook om te bepalen of de groep vastlegt of een quorum is bereikt, en andere items die specifiek zijn voor de vergadernotulen van de organisatie.

3. Aanwezigheid registreren

In de meeste besturen is de bestuurssecretaris degene die verantwoordelijk is voor het maken van de notulen. In organisatorische vergaderingen kan de notulist een projectcoördinator of assistent van een manager of CEO zijn. Zij of hij moet een paar minuten voordat de vergadering begint arriveren en een presentielijst rondgeven met de namen en contactgegevens van alle leden.

Deelnemers aan de vergadering moeten hun naam afvinken en wijzigingen aanbrengen in hun informatie. Dit helpt zowel als een back-updocument van de aanwezigen en zorgt ervoor dat de informatie naar de meest actuele e-mailadressen gaat.

De namen van alle deelnemers moeten direct onder de naam en datum van de vergadering worden vermeld, onder een subkop met de tekst Aanwezig. Vermeld de voor- en achternaam van alle deelnemers, samen met de titel of verwantschap, gescheiden door een komma of puntkomma. Bijvoorbeeld:

Aanwezig: John Doe, voorzitter; Jane Smith, vice-president; Jack Williams, secretarisAdverteren

Indien een bestuurslid de vergadering niet kon bijwonen, vermeld dan zijn of haar naam na de zin: Gekopieerd naar: Er kunnen andere aanduidingen in de deelnemerslijst staan. Als bijvoorbeeld meerdere van de deelnemers aan de vergadering personeelslid zijn, terwijl alle anderen vrijwilliger zijn, wilt u misschien (Staff) achter elk personeelslid schrijven.

Als algemene regel geldt dat deelnemers alfabetisch op achternaam worden vermeld. In sommige organisaties is het echter een goede gewoonte om eerst het leiderschap van de raad van bestuur op te sommen. In dat geval worden eerst de voorzitter of co-voorzitters vermeld, gevolgd door de vice-voorzitter, gevolgd door de secretaris en vervolgens de penningmeester. Vervolgens worden alle andere namen van aanwezigen op achternaam gealfabetiseerd.

Het is ook gebruikelijk om te noteren of een deelnemer via een telefonische vergadering deelneemt aan de vergadering. Dit kan worden aangegeven door Telefonisch te schrijven en de deelnemers te vermelden die zich hebben aangemeld.

4. Naamgevingsconventie

Over het algemeen zal de eerste keer dat iemand in de vergadering spreekt, zijn of haar naam en vaak de titel vermelden.

Zo riep de voorzitter van de XYZ-raad, Roger McGowan, de vergadering bijeen. De volgende keer dat Roger McGowan spreekt, kun je hem echter gewoon Roger noemen. Als er twee Rogers in de vergadering zijn, gebruik dan een initiaal voor hun achternaam om de twee te scheiden: Roger M. riep op om te stemmen. Roger T. onthield zich van stemming.

5. Wat (en wat niet) op te nemen?

Afhankelijk van de aard van de vergadering kan deze één tot enkele uren duren. De aanwezigen wordt gevraagd de notulen van de vergadering te bekijken en vervolgens goed te keuren. Daarom wilt u niet dat de notulen uitgroeien tot een lang document.

Alles vastleggen wat mensen letterlijk zeggen, is niet alleen onnodig, maar ook vervelend voor recensenten.

Voor elk agendapunt wil je uiteindelijk alleen de relevante punten van de discussie samenvatten, samen met eventuele beslissingen. Blader na de vergadering door uw aantekeningen, zorg ervoor dat u eventuele circulaire of herhalende argumenten wegwerkt en laat alleen de relevante punten achter.

6. Behoud een neutrale toon

Notulen zijn een juridisch document. Ze worden gebruikt om het historische activiteitenverslag van een organisatie vast te stellen. Het is essentieel om een ​​gelijkmatige, professionele toon . Zet nooit opruiende taal in de notulen, ook niet als de taal van de vergadering verhit raakt.

U wilt de essentie van de discussie objectief vastleggen, wat betekent dat u de belangrijkste punten vermeldt zonder de schuld te geven. Het personeel beantwoordde bijvoorbeeld vragen van bestuursleden over de professionaliteit van de verkoper.Adverteren

Stel je een advocaat voor die tien jaar verder is en de notulen leest om bewijs te vinden van mogelijk wangedrag. Je zou niet willen dat een verfraaiing in de vorm van een kleurrijk bijwoord of een kwinkslag enig verslag van wat er is gebeurd vertroebelt.

7. Stemmen opnemen

Het primaire doel van notulen is om alle stemmen op te nemen die een bestuur of organisatie neemt. Voor een solide administratie is het nodig te vermelden welke deelnemer een beweging maakt, wat de beweging woordelijk aangeeft en welke deelnemer de beweging ondertekent.

Vice-president Cindy Jacobsen deed bijvoorbeeld een motie om 50 procent, of $ 50.000, van de opbrengst van de gift van de ZZZ Foundation te besteden aan het CCC-beurzenfonds. President Roger McGowan steunde de motie.

Deze stemtabel moet ook in neutrale taal worden uitgedrukt: de raad van bestuur stemde unaniem om het handvest op de volgende manier te wijzigen, of het besluit om $ 1.000 te verstrekken aan de boomplantactie werd 4 tegen 1 aangenomen, waarbij bestuursvoorzitter McGowan zich verzette.

De meeste raden proberen unaniem te stemmen. Soms kan een bestuurslid zich van stemming onthouden om het bestuur te helpen tot een meer samenhangend resultaat te komen: Het voorstel werd aangenomen met 17 tegen 1 bij één onthouding.

8. Notities na de vergadering noteren

Lees na de vergadering uw aantekeningen door terwijl alle discussies vers in uw geheugen blijven en breng de nodige herzieningen aan. Breng vervolgens de notulen van de vergadering tot de essentie terug en geef een kort verslag van de discussie waarin de argumenten voor en tegen een beslissing worden samengevat.

Mensen spreken vaak informeel of in idioom, zoals in: Dit is niet eens in de marge of Je begint te klinken als een kapotte plaat. Hoewel je misschien in de verleiding komt om de exacte taal in de minuten te houden om kleur toe te voegen, weersta je.

Als er presentaties deel uitmaken van de vergadering, neem dan geen informatie uit de Powerpoint op in de notulen. U zult echter de belangrijkste punten uit de discussie na de presentatie willen vastleggen.

9. Proeflezen met zorg

Zorg ervoor dat u alle namen correct hebt gespeld, de juiste datum van de vergadering hebt ingevoerd en dat uw notulen duidelijk leesbaar zijn.

Spel acroniemen de eerste keer dat ze worden gebruikt. Houd er rekening mee dat de aantekeningen kunnen worden nagekeken door anderen voor wie de acroniemen niet bekend zijn. Blijf consistent in koppen, interpunctie en opmaak. De notulen moeten gepolijst en professioneel zijn.Adverteren

10. Breed verspreiden

Eenmaal goedgekeurd, e-mail notulen naar het voltallige bestuur - niet alleen de aanwezigen - ter beoordeling. Uw notulen zullen helpen om degenen die afwezig waren op de hoogte te houden van belangrijke acties en beslissingen.

Vraag aan het begin van de volgende vergadering om de goedkeuring van de notulen. Let op eventuele revisies. Probeer de afgesproken wijzigingen in de vergadering uit te werken, zodat u niet veel tijd kwijt bent aan revisies.

Vraag om een ​​motie om de notulen met de afgesproken wijzigingen goed te keuren. Zodra een deelnemer een motie heeft ingediend, vraagt ​​u een andere persoon in de vergadering om de motie te steunen. Ze zeggen, allemaal goedgekeurd. Vraag altijd of er iemand is die het niet goedkeurt. Stel van niet, zeg dan: de notulen van onze laatste vergadering worden goedgekeurd zodra de overeengekomen wijzigingen zijn doorgevoerd.

11. Zorgvuldig archiveren

Aangezien notulen een juridisch document zijn, moet u voorzichtig zijn bij het indienen ervan. Zorg ervoor dat de bestandsnaam van het document overeenkomt met de bestandsnamen van eerder gearchiveerde minuten.

Af en toe willen leden van de organisatie misschien verleden notulen bekijken. Weet waar de notulen worden opgeslagen!

Een waarschuwing

In deze tijd van geavanceerde technologie vraagt ​​u zich misschien af: zou het niet eenvoudiger zijn om de vergadering op te nemen? Dit hangt af van de protocollen van de organisatie, maar waarschijnlijk niet.

Vraag zeker wat de regels zijn bij de organisatie waar je notuleert. Onthoud dat de notulen een verslag zijn van wat er tijdens de vergadering is gedaan, niet wat er tijdens de vergadering is gezegd.

De notulen weerspiegelen beslissingen, geen discussies. Ondanks hun naam zijn de notulen geen transcriptie van minuut tot minuut.

Bottom Line

Een deskundige notulist worden vereist een scherp oor, een bereidheid om te leren en wat oefening, maar door deze tips op te volgen, zult u snel bekwaam worden.

Meer tips voor productieve vergaderingen

• 5 alternatieven voor tijdverspillende vergaderingen
• 15 geheimen voor het houden van vergaderingen zoals 's werelds beste innovatieve bedrijven
• 12 geheimen voor een superproductieve vergadering die u moet weten

Uitgelichte foto tegoed: Christina@wocintechchat.com via unsplash.com Adverteren

Referentie