Effectieve vergaderingen zijn een van de manieren om problemen te bespreken en op te lossen, niet alleen in een bedrijf, maar in elke organisatie. Of het nu de baas is of de werknemers, iedereen kan bijdragen en spreken.

Hoewel vergaderingen noodzakelijke hulpmiddelen zijn voor productiviteit, werken sommige vergaderingen gewoon niet en verspillen ze uiteindelijk ieders tijd en energie.

Er zijn vereenvoudigde methoden en elementen om een ​​efficiënte en effectieve vergadering te houden, waarvan er hier 10 worden gepresenteerd.

1. Definieer een duidelijk doel voor de vergadering

Voordat u belt voor een vergadering, moet u eerst vragen:

Waarom en? Waarvoor?

Een vergadering is alleen effectief als het doel en de doelen duidelijk zijn, of het nu gaat om het oplossen van een geschil tussen werknemers of het bespreken van een bedrijfscrisis. Daarbij hoort ook het bereiken van een bepaalde uitkomst, en deze uitkomst is hoogstwaarschijnlijk gerelateerd aan het doel.

Er moet een duidelijk doel worden gepland voordat de uitnodigingen naar de betrokken personen worden verzonden. Zorg ervoor dat je precies weet waarom je vergadert en wat het verwachte resultaat is.

2. Nodig alleen de noodzakelijke mensen uit

Het hebben van alleen de noodzakelijke mensen als deelnemers aan de vergadering is een volgende stap naar een effectieve vergadering.Adverteren

Heeft het doel van de bijeenkomst iets te maken met de netwerkbeveiliging van het bedrijf? Nodig het hoofd van de IT-afdeling uit.

Heeft het doel van de bijeenkomst iets te maken met de toekomst van het bedrijf? Nodig je baas en de betrokken medewerkers uit.

Alleen mensen die direct verbonden zijn met de verwachte uitkomst mogen de vergadering bijwonen.Zo verspil je geen tijd en productiviteit van anderen. Dit houdt de cijfers ook zo laag mogelijk, wat minder onderbrekingen en afleiding betekent.

3. Een definitief schema goedkeuren

Wanneer u werkt om effectieve vergaderingen te houden, maakt u een agenda voor de vergadering. Dit moet actie-items, locatie, begin- en eindtijd en de betrokken personen omvatten. Stuur het memorandum vervolgens per e-mail naar de benodigde personen of leg het op hun bureau.

Wacht niet op mensen die te laat komen, en zorg ervoor dat de vergadering begint op tijd .Dit is in het begin misschien niet gemakkelijk, vooral als je het soepele type bent. Maar je zult je realiseren dat dit niet alleen belangrijk is voor jou, maar ook voor andere mensen.

Mensen voelen zich prettiger bij een vergadering als de agenda voor hen ligt. Dit vermindert ook triviale zaken, zoals onnodige introducties of het invoegen van willekeurige vragen.

4 . Maak een regel tegen smartphones of tablets

Het is moeilijk om te strijden om de aandacht van mensen, vooral wanneer ze hun telefoons of tablets gebruiken.

Multitasking is op zich al problematisch, maar het is nog erger als je moet concurreren met apparaten die speciaal zijn ontworpen om de aandacht van mensen te trekken. Onderzoek toont aan dat multitasking tussen verschillende media resulteert in een slechtere informatieverwerking en lagere prestaties en productiviteit.Adverteren

In één onderzoek toonden de resultaten aan dat multitaskers met zware media gevoeliger zijn voor interferentie van irrelevante omgevingsstimuli en van irrelevante representaties in het geheugen^[1].

Om ervoor te zorgen dat vergadergangers zich op de agenda concentreren, verbiedt u het gebruik van smartphones en tablets, zodat elke deelnemer zich op de taak kan concentreren.

5. Wijs een moderator toe

Ook al ben jij degene die de meeting plant, dit betekent niet dat je ook de moderator bent.

U moet nadenken of u de meest geschikte persoon bent om de vergadering te leiden of dat iemand anders het beter zou kunnen doen. Dit zal waarschijnlijk afhangen van het onderwerp. Aarzel niet om andere gekwalificeerde mensen aan te wijzen als moderator als u denkt dat dit het beste is voor de productiviteit^[2].

Natuurlijk moet de moderator iemand zijn die weet hoe hij effectieve vergaderingen moet leiden. De moderator moet ook optreden als een tijdwaarnemer en het juiste verloop van de vergadering in de gaten houden, om ervoor te zorgen dat de agenda op schema ligt. De kans is groot dat de bijeenkomst op deze manier meer succes zal hebben.

6. Houd minder, betere vergaderingen

In plaats van elke keer dat er een probleem of geschil in het bedrijf is, een vergadering bijeen te roepen, moet u andere manieren zoeken om die problemen op te lossen.

Er zijn veel alternatieven voor vergaderingen die effectiever en efficiënter zijn dan suboptimale vergaderingen. Een e-mail sturen of praten met de verantwoordelijke personen zijn slechts enkele van de manieren waarop u zich kunt afmelden voor vergaderingen.

Meer ideeën voor alternatieven voor vergaderingen vind je in dit artikel.Adverteren

Als je zo min mogelijk vergaderingen inbelt, zullen de deelnemers enthousiaster zijn om aanwezig te zijn. U moet de kwaliteit van uw vergaderingen waarborgen, en u kunt dit doen door onnodige vergaderingen te vermijden.

7. Scheid de eettijd van de vergadertijd

Door andere dingen te doen tijdens een vergadering, zal de aandacht van iedereen afnemen, inclusief eten. Het kan een goed idee zijn om dertig minuten tot een uur voor het vergadertijdstip een eettijd aan te geven. Dit zorgt ervoor dat mensen niet eten tijdens de vergadering, wat verdere afleiding voorkomt.

Tijdens de maaltijd of het eetmoment kan iedereen eten en een praatje maken. Maar tijdens de vergadering moet iedereen zich concentreren op de agenda en samen brainstormen.

Op deze manier kunt u uw plan volgen, uw aandacht besteden aan het bereiken van het doel van de vergadering en uw tijd verstandig beheren.

8. Bekijk de besluiten van de vergadering

Bespreek tijdens de laatste vijf tot tien minuten van de vergadering alle genomen beslissingen en ondernomen acties. Er moet een duidelijk begrip zijn tussen de deelnemers en het doel van de vergadering voordat iedereen vertrekt. Dit zorgt ervoor dat iedereen tevreden is met zijn vragen en dat zijn bijdragen zijn inbegrepen.

Het biedt ook een kans voor iedereen om laatste twijfels of vragen te uiten, of om informatie te delen die relevant is voor de beslissingen, wat allemaal essentieel is voor effectieve vergaderingen.

De moderator moet eventuele meningsverschillen tussen deelnemers vóór het einde van de vergadering ophelderen en ze moeten beknopte oplossingen voor hun problemen bedenken. Het is belangrijk dat iedereen in zich opneemt wat er in de vergadering is besproken.

9. Stuur een vervolgbericht naar elke deelnemer

De zwakste inkt is krachtiger dan de sterkste herinnering. -Chinees gezegde

Elke deelnemer heeft zijn eigen problemen buiten de vergadering. Dit is de reden waarom sommige mensen sommige dingen vaak vergeten, zelfs als ze belangrijk zijn. Om ervoor te zorgen dat mensen onthouden wat er in de vergadering is besproken, kunt u een vervolgnotitie per e-mail verzenden of op hun bureau laten liggen.

Dit moet kort en krachtig zijn, met betrekking tot wat er is besproken en de conclusies die zijn getrokken. Het kan ook een kort bedankje voor hun deelname bevatten.

10. Stuur een evaluatieblad uit

We moeten toegeven dat niet iedereen dol is op het idee van vergaderen. Voor die mensen moeten we manieren vinden om ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen wanneer ze bij een vergadering aanwezig zijn.

Sommigen van hen zullen niet zeggen wat de problemen zijn als ze rechtstreeks worden gevraagd, dus een evaluatieformulier is een handig hulpmiddel om hun feedback te krijgen.

Bekijk dit artikel voor meer informatie over waarom feedback zo belangrijk is.

Controleer de feedback van de deelnemers, neem verzoeken van de deelnemers op in de volgende vergadering en verander elk proces dat ongemak veroorzaakt.Om effectieve vergaderingen te houden, is het essentieel dat mensen zich op hun gemak voelen.

Laatste gedachten

Vergaderingen zijn belangrijk, maar dat betekent niet dat ze altijd productief zijn. Het is belangrijk om eerst te leren hoe u succesvolle vergaderingen kunt houden voordat u verwacht dat alles soepel verloopt.

Bedenk dat een effectieve vergadering een proces is waar iedereen aan moet meewerken.Adverteren

Deze 10 eenvoudige tips voor het houden van effectieve vergaderingen zullen je zeker helpen een betere leider en teamgenoot te worden. Ga je gang en neem deze tips op in je dagelijkse vergaderroutine en laat de productiviteit stromen.

Meer tips voor het houden van effectieve vergaderingen

• 15 geheimen voor het houden van vergaderingen zoals 's werelds beste innovatieve bedrijven
• 12 geheimen voor een superproductieve vergadering die u moet weten
• 30sec-tip: hoe de efficiëntie van vergaderingen verbeteren?

Uitgelichte foto tegoed: Christina @ wocintechchat.com via unsplash.com

Referentie