Het vinden van een effectieve en succesvolle manager die niet weet hoe hij zijn tijd en zijn medewerkers goed moet beheren, lijkt een beetje op het vinden van een eenhoorn. Dat doe je niet, want ze bestaan ​​niet. Iedereen krijgt een gelijk aantal uren per dag om de taken uit te voeren die hun aandacht nodig hebben, hoe je je tijd besteedt, zal uiteindelijk bepalen of je al dan niet succesvol bent in het voltooien van die taken.

Of je nu voor het eerst manager bent of gewoon een opfriscursus nodig hebt, het leren en toepassen van de juiste tijdmanagementvaardigheden zal een grote bijdrage leveren aan je carrièresucces.

Voordat we ingaan op de effectieve tijdmanagementvaardigheden voor managers, laten we het waarom en wat bespreken met betrekking tot tijdmanagement. Timemanagement is gewoon een methode om te organiseren hoe u de 24 uur in een dag het beste kunt gebruiken om persoonlijke en professionele taken uit te voeren.

De Eisenhower Matrix, ontwikkeld door de Amerikaanse president Dwight Eisenhower, verdeelde tijdmanagement in vier groepen:^[1]

Eerst doen, plannen, delegeren en niet doen.

Alle timemanagementvaardigheden vallen ergens binnen deze matrix. Door te leren uw tijd en taken effectief te verdelen, kunt u doelen bereiken en uw team met succes leiden - zonder uw gezond verstand te verliezen.

1. Weet hoe u doelen goed kunt plannen

Benjamin Franklin zei ooit:

Als je faalt om te plannen, ben je van plan om te falen.

De grondlegger sloeg echt de spijker op de kop en het is van cruciaal belang om te leren hoe je de doelen van je team goed kunt plannen. Wat doelen betreft, moet u dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en zelfs jaarlijkse doelen stellen die kunnen worden opgesplitst in beheersbare opdrachten.

Als u bijvoorbeeld als doel heeft om het verkeer naar de website van het bedrijf in de loop van een jaar met 10 procent te verhogen, moet u wekelijks, maandelijks en na zes maanden meetbare mijlpalen instellen om het doel op schema te houden .

Bekijk deze handleidingen voor het stellen van korte- en langetermijndoelen:

• Kortetermijndoelen stellen voor een succesvol en zeer vervullend leven
• De trefzekere manier om langetermijndoelen te stellen en succes te behalen

2. Goede communicatie zal een wereld van verschil maken

Goede communicatie kan elke relatie maken of breken - persoonlijk of zakelijk - en wanneer een manager worstelt met zijn tijdbeheer, lijdt de communicatie daar vaak onder. Als een manager echter de tijd neemt om te luisteren en duidelijk te communiceren met zijn team en klanten, kan dit het verschil maken in het succes van een bedrijf.

Zorg ervoor dat u regelmatig met uw teamleden communiceert om ervoor te zorgen dat ze werken aan mijlpalen die duidelijk zijn vastgelegd. Een manager die duidelijk en regelmatig met klanten communiceert, heeft ook meer kans om hun bedrijf te laten groeien. Zorg ervoor dat u het meeste uit uw tijd haalt met doordachte communicatie.

Leer de 7 manieren om effectieve communicatie op het werk te garanderen .

3. Een goede organisatie is de sleutel

Een sterke organisatie met zowel gedelegeerde taken als uw werkelijke werkruimte is cruciaal voor effectief tijdbeheer voor managers. Als je team ongeorganiseerd is en mensen niet weten welke opdrachten op hun bord liggen of tot wie ze zich moeten wenden voor hulp, zullen eventuele gestelde doelen eronder lijden.

Goede communicatie en een goede organisatie gaan hand in hand als het gaat om het optimaal benutten van uw tijd.Adverteren

Wat betreft de organisatie van je werkruimte, nou, als je je slaapkamer thuis rommelig wilt houden, dan is dat jouw zaak, maar rommeligheid hoort niet thuis in het bedrijfsleven. Elke minuut die u zoekt naar een zoekgeraakt bestand is een verspilde minuut die beter besteed had kunnen worden.

Waarom zou je deze niet bekijken? 15 beste organisatietips voor kantoororganisatie en meer gedaan krijgen ?

4. Effectieve delegatie is alles

Effectieve delegatie helpt uw ​​teamleden om zelfverzekerd en effectief te werken. Als manager is het uw verantwoordelijkheid om te beoordelen wie van uw personeel het meest geschikt is voor welke taak en om de verantwoordelijkheden die daarbij horen toe te wijzen. Als u niet de leiding neemt en taken delegeert, verspilt u alleen maar de tijd van u en uw teamleden.

Door verschillende taken zorgvuldig te delegeren en ervoor te zorgen dat uw personeel alles heeft wat ze nodig hebben om die taken uit te voeren, zullen teamleden u minder nodig hebben als het erom gaat de klus te klaren.

Leer de kunst van het delegeren in deze gids: Effectief werk delegeren (de definitieve gids voor leiders)

5. Plan de juiste taken op het juiste moment

Als je een auto zou bouwen, zou je toch niet beginnen met het installeren van het geluidssysteem voordat het frame op zijn plaats zat?

Het eerste blok van de Eisenhower-matrix is ​​Do First, wat betekent dat je moet beslissen wat de belangrijkste taken zijn die je moet uitschakelen voordat je verder gaat met het volgende. Dit kunnen kleine dingen zijn, zoals het beantwoorden van een vraag van je baas, of ze kunnen groter zijn, zoals het afronden van de plannen voor een nieuwe socialmediastrategie.

Het punt is, zorg ervoor dat je leert prioriteiten te stellen aan de belangrijkste taken van elke dag, hoe lang je nodig hebt om ze te voltooien en wanneer ze moeten worden aangepakt.Adverteren

Hier is een techniek om u te helpen bij het prioriteren van taken: Hoe u de juiste prioriteiten kunt stellen in 10 minuten en 10x sneller kunt werken

6. Leer multitasking-valkuilen herkennen

Iedereen heeft meerdere dingen die ze moeten doen, maar als we al die dingen tegelijk proberen te jongleren, zullen sommige zeker de grond raken. Het is veel te gemakkelijk om aan één opdracht te beginnen en dan in je e-mail te springen omdat je een ping op je telefoon hebt gekregen. Dit is verschrikkelijk voor het verbreken van je concentratie en dwingt je hersenen om een ​​inhaalslag te maken.

Zet in plaats daarvan specifieke tijdsblokken op de dag om e-mails te controleren en te beantwoorden. Door je op één taak tegelijk te concentreren, maak je het werk eerder af en geef je het de volledige aandacht van je hersenen.

Probeer deze 9 tips voor multitaskingbeheer die uw productiviteit zullen verbeteren.

7. Leer niet alleen prioriteit te geven aan uw tijd, maar help medewerkers ook hun tijd te prioriteren

We denken misschien dat we acht uur per dag besteden aan de kerntaken van ons werk, maar uit onderzoek blijkt dat dit bij ons meestal niet het geval is.^[twee]U kunt uw team helpen het meeste uit hun tijd (en die van u) te halen door af en toe een tijdaudit te doen. Reserveer een dag waarop u uw medewerkers laat bijhouden wat ze doen en hoe lang ze eraan besteden.

Zorg ervoor dat het duidelijk is dat deze oefening bedoeld is om werknemers op de lange termijn te helpen en niet een manier is om arme werknemers uit te roeien. Hopelijk kunnen u en uw team met voldoende gegevens beter bepalen wat werkt en hoe u vertragingen of onderbrekingen van het werk kunt voorkomen.

9. Het bijhouden van schijn kan een lange weg gaan

Net zoals zeilers tijdens een storm naar hun kapitein kijken voor begeleiding, moeten uw medewerkers het gevoel hebben dat u uw tijd goed indeelt. Als elke keer dat uw werknemers u benaderen, u uitgeput en gehaast bent, is de kans groter dat ze niet naar u toe komen over belangrijke kwesties.

Er kan af en toe een dag zijn waarop u moeite heeft om alles bij elkaar te houden, maar het voorkomen van een manager die zijn of haar tijdmanagementspel de baas is, kan echt helpen om anderen te beïnvloeden om hun tijd ook effectief te beheren.Adverteren

10. Weet wat u moet doen als uw bord te vol raakt

Een beetje druk en een deadline kunnen een krachtige motivator zijn als het erop aankomt om te blijven hangen en dingen voor elkaar te krijgen. Als u merkt dat uw lijst met taken die u moet doen een beetje te lang wordt, kan dit een indicatie zijn van twee dingen:

Een mogelijkheid is dat u uw tijd niet zo effectief beheert als u zou kunnen. Als dat het geval is, ga dan terug naar boven en bekijk het.

Zelfs de beste manager heeft echter zijn grenzen en er zijn maar een beperkt aantal minuten in een dag. Een goede manager probeert niet elke taak die op zijn pad komt zelf uit te voeren. Ze weten hoe ze hun personeel het beste kunnen inzetten om ervoor te zorgen dat doelen worden bereikt en ze weten wanneer hun werkdruk op is.

11. Begrijp de 80/20-regel

Volgens het Pareto-principe of beter bekend als de 80/20-regel, komt 80 procent van de resultaten uit slechts 20 procent van de acties. De overige 20 procent van de resultaten komt van... je raadt het al, 80 procent van de acties.

Wat betreft hoe dit allemaal meespeelt in het tijdbeheer van een effectieve manager, nou ja, de prioriteiten die je moet doen, geen excuses, prioriteiten zijn misschien maar 20 procent van je werk, maar ze zullen de grootste resultaten opleveren. De overige 80 procent van de taken kan waarschijnlijk worden gedelegeerd aan het personeel van uw team.

12. Wees niet bang om een ​​pauze te nemen wanneer dat nodig is

Als je elke seconde van de dag als een goederentrein werkt zonder een paar minuten de tijd te nemen om een ​​stap achteruit te doen en te ademen, dan zul je een burn-out ervaren. Burn-out is die stiekeme timemanagement-killer die de kop opsteekt als je probeert ervoor te zorgen dat er geen minuut aan je werk wordt besteed. Het resultaat is dat je al snel minder energie en concentratie hebt en dat je werk uiteindelijk een negatieve invloed kan hebben op je mentale gezondheid.

Het is belangrijk om downtime voor jezelf in te plannen. Moedig uw medewerkers dus aan om pauzes te nemen en vergeet deze niet zelf te nemen. Een paar pauzes gedurende de werkdag kunnen je een heel eind op weg helpen om de juiste mindset te krijgen om het meeste uit je tijd te halen.

Laatste gedachten

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in de dagelijkse gang van zaken en merkt dat u als manager ongezonde gewoonten ontwikkelt. Concentreer u op het uitwerken van de aanbevelingen in dit artikel en besteed tijd aan het versterken van uw team. Niet alleen zal de algehele productiviteit verbeteren, u zult merken dat u snel een geweldige en respectabele leider wordt.Adverteren

Meer over werkproductiviteit

• Productief zijn op het werk: 9 basisregels
• 50 manieren om de productiviteit te verhogen en meer te bereiken in minder tijd
• Hoe de productiviteitsformule werknemers kan motiveren om efficiënt te werken

Uitgelichte foto tegoed: Proxyclick bezoekersbeheersysteem via unsplash.com

Referentie