Soms kan het vrij eenvoudig zijn om belemmeringen voor communicatie op het werk op te sporen. Wanneer miscommunicatie niet wordt aangepakt, kunt u dit zien in de vorm van conflicten op de werkplek of verminderde productiviteit. Er is een neiging tot miscommunicatie wanneer er weinig transparantie is. En soms kan dit onbedoeld zijn.

Excellentie is gewone dingen buitengewoon goed doen. — John W. Gardner

Veel mensen denken dat ze effectieve communicators zijn omdat ze naar school zijn gegaan of een bepaalde hoeveelheid werkervaring hebben, maar in werkelijkheid worstelen ze nog steeds om anderen te beïnvloeden met hun boodschap. Het resultaat van ineffectieve communicatie is gemiste kans, verloren tijd en verspilde middelen - allemaal omdat ze geen gesprekken met grote impact hadden.^[1]

U merkt wellicht een aantal factoren die van invloed zijn op heldere, effectieve en transparante communicatie op het werk: persoonlijke kenmerken, fysieke afstand, de boodschap zelf, context, gebruikt jargon en cultuur. Hieronder vindt u 7 manieren om te zorgen voor effectieve communicatie op het werk, zodat u een efficiënte, productieve en inclusieve werkomgeving kunt creëren.

1. Ken je publiek goed

Het begrijpen van uw publiek is essentieel voor effectieve communicatie op het werk. Dit geldt voor mondelinge en schriftelijke communicatie, presentaties, dagelijkse e-mails, bedrijfsbrede aankondigingen of het verstrekken van statusupdates over projecten.

Of uw boodschap al dan niet effectief wordt gecommuniceerd of goed wordt ontvangen, komt voort uit het begrijpen van wat uw publiek belangrijk vindt.

• Op wie richt u zich met uw communicatie?
• Wat is de bedoeling van je bericht?
• Wat moeten ze weten?
• Waar heb je ze voor nodig?
• Wat is de beste manier om de boodschap aan je publiek over te brengen?
• Hoe zal uw publiek de boodschap waarnemen of interpreteren?
• Hoe zal uw publiek zich voelen, denken en reageren wanneer ze uw bericht ontvangen?

Om deze vragen te beantwoorden, moet je vooruit plannen, onderzoek doen en het gedrag van je publiek observeren. Uw benadering van communicatie met uw team of collega's zal bijvoorbeeld waarschijnlijk anders zijn dan hoe u met uw leider communiceert, omdat deze groepen verschillende interesses hebben.

2. Probeer de situatie te begrijpen en te verduidelijken

Neem de tijd om bedachtzaam en opzettelijk te zijn. Voordat u op het werk communiceert, is het essentieel om te pauzeren, de situatie te begrijpen, te verduidelijken en empathie te hebben. Hier zijn enkele tips om u te helpen effectief te communiceren op het werk:Adverteren

Worden nieuwsgierig . Stel open vragen die beginnen met 'wat' en 'hoe' om informatie te verzamelen. Mensen zullen de neiging hebben om meer beschrijvend te zijn met hun antwoorden. U kunt dan open vragen stellen om meer context te krijgen. Hoe meer je begrijpt, hoe groter de kans dat je een geschikte boodschap kunt maken die resoneert met je publiek.

Leer als een kind. Normaal gesproken hebben kinderen geen voorkennis over wat ze gaan leren. Er is een gevoel van nederigheid in hun leerbenadering. Ga op dezelfde manier te werk als u zich in de schoenen van uw publiek plaatst terwijl u hun situatie probeert te begrijpen. Wees open, klaar en bereid om het perspectief van uw publiek te zien.

Controleer je aannames. Uw brede ervaring kan uw waarnemingen en oordelen vertroebelen. Daag de vooroordelen over je publiek uit. Bepaal met wie u moet spreken of welk onderzoek u moet doen om te controleren of uw aannames waar zijn. Zorg ervoor dat u ruimte creëert voor begrip voordat u tot actie overgaat.

Wees inclusief. Mensen willen erbij horen, zich opgenomen en gewaardeerd voelen op de werkvloer. Wees attent om ervoor te zorgen dat ieders ideeën worden vastgelegd. Als u bijvoorbeeld in een vergadering bent om input te vragen, zorg er dan voor dat er voldoende tijd is voor iedereen om zijn of haar reactie te delen. Als je geen tijd meer hebt, geef dan in de vergadering aan dat je later contact met hen opneemt.

3. Luister op meerdere niveaus

De meeste mensen luisteren niet met de bedoeling te begrijpen; ze luisteren met de bedoeling te antwoorden - Stephen R. Covey

Je bent waarschijnlijk bekend met deze basistips voor actief luisteren . Wanneer we ons echter overweldigd voelen om deadlines te halen, prioriteiten te stellen of te creëren, is het gemakkelijk om op de automatische piloot te werken en belangrijke berichten te missen die u kunnen helpen effectief te communiceren op het werk. Hieronder staan ​​herinneringen om te blijven oefenen:

Parafrase. Bevestig uw begrip van het bericht door het te herhalen of het in uw eigen woorden te herformuleren. Als er discrepanties tussen partijen zijn, is dit het moment om duidelijkheid te scheppen.

Sonde. Stel vragen als u denkt dat er informatie ontbreekt die u misschien nodig heeft.Adverteren

Nader toelichten. Als je iets niet helemaal begrijpt, vraag het dan.

Onthouden. Probeer punten te onthouden die belangrijk zijn voor uw publiek. Deze informatie kan in de toekomst worden gebruikt en laat uw publiek zien dat u om hen gaf en actief luisterde.

Een effectieve communicator zijn op het werk betekent dat u moet zijn afgestemd op uw actieve luistervaardigheid. Onthoud om:

• Heb empathie.
• Begrijp de percepties van anderen, niet alleen die van jezelf.
• Meet je emoties en reacties, en die van anderen.
• Ken uw waarden en overtuigingen, en die van anderen.
• Observeer non-verbale communicatiesignalen zoals lichaamstaal.

4. Bekijk hoe u feedback ontvangt

De manier waarop u feedback ontvangt, heeft invloed op hoe u reageert en hoe effectief u met andere partijen communiceert. Openstaan ​​voor feedback en kritiek is makkelijker gezegd dan gedaan.^[twee]We zijn menselijk. Als je wordt afgeleid door levensgebeurtenissen of als je onder druk staat op je werk, kun je defensief worden bij de minste opmerkingen die op je pad komen.

Sheila Heen en Douglas Stone bieden benaderingen om uw vermogen om feedback te absorberen te verbeteren, te nemen wat nuttig is en te weten hoe u zich kunt ontdoen van wat niet nuttig voor u is om te leren en verder te gaan.^[3]

Sommige van deze strategieën omvatten het volgende:

• Ken, begrijp en beheer uw triggers en reacties op feedback.
• Scheid het bericht van 'van wie' het afkomstig is.
• Luister naar het advies in plaats van naar het oordeel.
• Deel de feedback op in verteerbare stukjes.
• Wanneer u proactief feedback zoekt, wees dan specifiek en vraag om één ding.
• Neem kleine stappen om te testen wat u werd voorgesteld.

Je hebt het vermogen om van de feedback te leren en daaruit te groeien. Door de feedback op te splitsen in hapklare stukjes, kun je de boodschap beter verwerken en minder reactief reageren.

5. Geef objectieve en waarneembare feedback

Dit is een van de moeilijkste dingen om te doen, omdat je anderen misschien niet wilt beledigen, conflicten wilt vermijden, niet helemaal zeker weet hoe je dat moet doen, omdat je er emotioneel niet klaar voor bent of vertroebeld bent door je aannames.Adverteren

Het Situatie, Gedrag, Impact (SBI) Model^[4]kan u helpen om duidelijke en specifieke feedback te geven:

• Situatie. Geef de context. Vraag jezelf af wat er is gebeurd, waar en wanneer.
• Gedrag. Beschrijf het gedrag. Dit is het moeilijkste deel omdat je je aannames moet controleren. Als u bijvoorbeeld zegt dat u onbeleefd (subjectief) was versus dat u mij onderbrak (waarneembaar gedrag), verandert de toon van de feedback. Onbeleefd zijn kan meerdere interpretaties hebben, terwijl je kunt zien wanneer iemand je heeft onderbroken.
• Gevolg. Gebruik I-zinnen om de resultaten van het gedrag te beschrijven.
• Ga vooruit. Houd het gesprek gaande om begrip te zoeken door hen te vragen na te denken. Wat was hun perspectief? Wat was er voor hen aan de hand? Wat realiseerden ze zich? Hoe kunnen ze van hieruit groeien?

Voorbeeld 1: ^[5]

Tijdens de teamvergadering van gisterochtend, toen u uw presentatie gaf (Situatie), was u onzeker over twee van de dia's en klopten uw verkoopberekeningen niet (Gedrag). Ik voelde me beschaamd omdat het hele bestuur daar was. Ik ben bang dat dit de reputatie van ons team heeft aangetast (Impact).

Voorbeeld 2:^[6]

Bij het cliëntenoverleg op maandagmiddag zorgde je ervoor dat het gesprek op tijd begon en dat iedereen vooraf hand-outs had (Situatie). Al je onderzoek was correct en alle vragen van de klant werden beantwoord (gedrag). Ik ben er trots op dat je zo goed werk hebt geleverd en de organisatie in een goed daglicht hebt gesteld. Ik heb er alle vertrouwen in dat we het account zullen krijgen, dankzij je harde werk (Impact).

Weten hoe u duidelijke, specifieke en waarneembare feedback kunt geven, is een essentiële vaardigheid om een ​​effectieve communicator op het werk te zijn.

6. Opvolgen, bevestigen en verantwoording afleggen

Effectieve communicatie op het werk is geen eenmalige gebeurtenis. U moet de voortgang voortdurend bewaken en doorlopende ondersteuning bieden. Vergeet niet de voortgang van uw collega's, teams of leiders te erkennen!

Gebruik de volgende vragen om u te helpen de effectiviteit van voortdurende communicatie op het werk te evalueren:Adverteren

• Welke kansen zie jij?
• Hoe kun je aanpassen?
• Welke beslissingen moeten er genomen worden?
• Welke ondersteuning kunt u bieden?
• Wat moet u doen om ervoor te zorgen dat het juiste bericht is ontvangen?

7. Gebruik de 7C's van communicatie

Houd voor elk communicatiemiddel op het werk de 7C's van communicatie in gedachten om uw boodschap te verfijnen:^[7]

• Doorzichtig. Wat is het doel? Is de boodschap gemakkelijk te begrijpen?
• Beknopt. Wat kun je verwijderen? Is het ter zake?
• Beton. Wat zijn de feiten?
• Correct. Is het bericht vrij van fouten? Is het geschikt voor uw publiek?
• Samenhangend. Is er een logische stroom? Is de boodschap consistent?
• Compleet. Wordt relevante informatie verstrekt en is er een call to action?
• Beleefd. Wat is de toon van je bericht?

Lees hier meer over de 7C's: Effectieve communicatie: hoe niet verkeerd begrepen te worden?

Opsommen

Manieren om effectieve communicatie op het werk te garanderen, vragen oefening en tijd.

Houd deze 7 strategieën in gedachten om uw communicatie op het werk te verbeteren, zodat uw berichten duidelijk en transparant zijn.

1. Ken je publiek goed
2. Probeer de situatie te begrijpen en te verduidelijken
3. Luister op meerdere niveaus
4. Bekijk hoe u feedback ontvangt
5. Geef objectieve en waarneembare feedback
6. Opvolgen, bevestigen en verantwoordelijkheid creëren
7. Gebruik de 7 C's van Communicatie

Blijf groeien en verfijn je vaardigheden!

Wat is iets waar je deze maand aan kunt werken om je communicatie op het werk te verbeteren?

Wees specifiek en daag jezelf uit door een SMART doel voor werkplekcommunicatie — Specifiek, Meetbaar, Bereikbaar, Relevant, Tijdgebonden!

Meer over communicatie op de werkplek

• Conflicthanteringsstijlen voor effectieve communicatie op het werk
• Effectieve communicatieve vaardigheden op het werk en thuis beheersen?
• Werken met verschillende communicatiestijlen op kantoor
• Hoe u uw communicatieve vaardigheden voor succes op de werkplek kunt verbeteren

Uitgelichte foto tegoed: Brooke Cagle via unsplash.com Adverteren

Referentie