Tijdens een drukke week is het laatste wat een leider of manager wil, een of twee uur verspild aan een onproductieve vergadering.

Als ik je zou vragen wat de meest efficiënte manier zou zijn om inefficiënt te zijn, dan weet ik zeker dat velen van jullie slechte vergaderingen zouden zeggen.

Vergaderen kost tegenwoordig meer werkuren dan ooit tevoren. Tegenwoordig brengen leiders ongeveer de helft van hun week door in vergaderingen.^[1]Volgens onderzoek van TED een derde van die tijd wordt verspild aan zinloze, slecht geleide vergaderingen .

Uit een onderzoek van Clarizen bleek dat werknemers statusvergaderingen als tijdverspilling beschouwen en dat bijna 50% van de respondenten liever naar de RDW zou gaan of verf zou zien drogen.^[twee]

In een artikel voor Harvard Business Review,^[3]drie consultants van Bain rapporteren de resultaten van een oefening waarin ze de Outlook-schema's van de werknemers van een niet nader genoemd groot bedrijf analyseerden - en concludeerden dat een wekelijkse directievergadering nam 300.000 uur per jaar in beslag.

En dat totaal, schrijven de auteurs, omvat niet de werktijd die is besteed aan het voorbereiden van vergaderingen.

Hoeveel vergaderingen heeft u bijgewoond zonder duidelijke agenda of doelstelling?

Hoeveel van jullie hebben deelgenomen aan vergaderingen die van onderwerp naar onderwerp sprongen zonder duidelijk actieplan aan het einde van de vergadering?

Als u de vergaderingen verwarder hebt verlaten dan toen u aankwam, steek dan uw hand op.

Vergaderingen hoeven niet iets te zijn waar we bang voor zijn en doorstaan. Ze hoeven niet iets te zijn waar we in en uit drijven.

We moeten manieren vinden om vergaderingen veel doelgerichter, energieker en productiever te laten zijn, die echte, tastbare resultaten opleveren.

Dus hoe leidt u teamvergaderingen productiever?

Hier zijn 10 manieren waarop leiders en managers kunnen beginnen met het leiden van teamvergaderingen die productief en effectief zijn en gunstig voor alle betrokkenen:Adverteren

1. Kader elke vergadering op een positieve manier

Om iedereen in de ruimte positief te laten denken en energie te geven voor de vergadering, is een goed startpunt om iedereen in de ruimte iets te laten delen waar ze vooruitgang hebben geboekt of waar ze enthousiast over zijn.

Dit zet meteen de toon en richting van de hele vergadering.

In plaats van dat mensen een negatieve mindset hebben over het moeten bijwonen van de vergadering, komen ze uit een plaats van positiviteit, bijdrage en positiviteit.

2. Zorg voor een duidelijke leider in de kamer

Wat het doel van de vergadering ook is, iemand in de ruimte moet de leiding nemen en de vergadering leiden.

Deze persoon stelt de agenda voor de vergadering op, zorgt ervoor dat deze niet van het onderwerp afdwaalt en zorgt ervoor dat de vergadering binnen een afgesproken tijdsbestek blijft.

Ze rapporteren vaak over de voortgang, geven duidelijkheid over wat er na de vergadering moet gebeuren en krijgen commitment van de mensen in de vergadering over toekomstige acties.

Als niemand de controle overneemt, kunnen mensen met de grootste persoonlijkheden of grootste meningen domineren en stillere persoonlijkheden ervan weerhouden bij te dragen.

3. Zorg voor de juiste mensen in de kamer

Denk terug aan de laatste geweldige bijeenkomst waar je bij was ... Was de bijeenkomst vol mensen die de cijfers verzonnen of waren het vol mensen die een bijdrage leverden en input gaven?

Ik gok dat het het laatste was.

Om een ​​echt productieve vergadering te leiden, moet u de tijd nemen om na te denken over wie erbij betrokken zal zijn.

U wilt mensen in de zaal die waarde toevoegen, die actief bijdragen, achtergrondkennis hebben, beslissers zijn, actievoerders zijn en die direct worden beïnvloed door de uitkomst van de vergadering.

Wees op uw hoede om de kamer te vullen, tenzij het absoluut moet, met mensen wiens motivatie om daar te zijn status is of de angst om iets te missen.

Focus op het krijgen van mensen in de vergaderruimte die een productieve bijdrage leveren, niet passieve omstanders.Adverteren

Als u de autonomie heeft om uw vergaderingen te organiseren zoals u dat wilt, concentreer u er dan op zodat ze de meest productieve resultaten opleveren.

4. Gebruik de unieke sterke punten van mensen in verschillende vergaderingen

Niet iedereen in uw bedrijf of team is geschikt voor elke vergadering.

Een goede tip voor het creëren van productieve vergaderingen is om duidelijk te krijgen aan welke vergaderingen teamleden wel en niet deel moeten nemen.

Denk er niet alleen aan om de kamer te vullen, wees selectief in het uitnodigen van mensen waarvan je weet dat ze de grootste bijdrage zullen leveren.

We hebben allemaal verschillende sterke punten. Sommige van uw teamleden zullen geweldig zijn in brainstormvergaderingen, terwijl anderen gestrest raken bij de gedachte eraan deel te nemen.

Hetzelfde geldt voor proces- en statusvergaderingen.

Als het gaat om het creëren van de grootste impact van de vergadering, is het belangrijk om te overwegen welke energie u in de ruimte wilt en wie de juiste waarde aan een vergadering kan toevoegen.

Als je daar duidelijkheid over hebt, zorg dan voor de juiste mensen in de zaal.

Tijdens mijn zakelijke carrière leidde ik brainstorm-, strategie- en statusvergaderingen. Ik wist dat verschillende teamleden verschillende vaardigheden zouden meenemen naar specifieke vergaderingen.

Een van mijn senior directeuren was meer strategisch dan creatief, dus ik zou ervoor zorgen dat ze nummer één was op mijn teamblad voor de strategievergaderingen. Maar ik hield haar buiten de brainstormbijeenkomsten, ten gunste van andere teamleden.

Een ander teamlid was een geweldige strategische planner, dus ik zou ervoor zorgen dat ze zowel bij brainstorm- als strategievergaderingen aanwezig was. Tijdens de brainstormbijeenkomsten was haar waarde het nadenken over het plan en de actiestappen die nodig waren om de creatieve ideeën uit te voeren.

Bij het leiden van productieve vergaderingen gaat het vaak om dirigent zijn van een geweldig orkest. Als je niet de juiste complementaire instrumenten en artiesten in de kamer hebt, die samenwerkt en in harmonie werkt, kan het resultaat een grote puinhoop zijn. Maar als je de juiste artiesten bij elkaar brengt, kunnen de resultaten magisch en inspirerend zijn.

5. Beëindig vergaderingen met duidelijke actiestappen en verantwoordelijkheden

Denk eens terug aan de laatste bijeenkomst waar je bij was, de kans is groot dat er veel goede gesprekken, waardevolle input en inzichten waren.Adverteren

Maar wat gebeurde er aan het einde van de vergadering? Zijn jullie allemaal je eigen weg gegaan, of waren er duidelijke actiestappen en verantwoordelijkheden?

Het is de moeite waard om aan het einde van elke vergadering tijd vrij te maken om iedereen zijn grootste inzicht te laten delen.

Dit versterkt de inbreng en samenwerking en zorgt ervoor dat iedereen de vergadering verlaat met een duidelijk perspectief op de waarde van de vergadering.

Om dit verder te versterken, is het de verantwoordelijkheid van de leider van de vergadering om de actiestappen, persoonlijke verantwoordelijkheden en tijdschema's voor het ondernemen van actie op de belangrijkste elementen van de vergadering duidelijk uiteen te zetten.

6. Creëer een duidelijk doel voor de vergadering

Op koers blijven is een van de moeilijkste uitdagingen voor het leiden van een effectieve, productieve vergadering. De reden hiervoor is dat veel vergaderingen worden opgezet zonder een duidelijk doel of zelfs agenda.

Sommige vergaderingen vinden eenvoudigweg plaats omdat iemand heeft besloten dat u een wekelijkse statusvergadering gaat houden.

Als je naar zo'n vergadering gaat, zonder een duidelijk begrip van waar de vergadering specifiek over gaat, wat de agenda is of wat de prioriteiten van de vergadering zijn, kan je het gevoel krijgen dat de vergadering tijdverspilling is.

Als je duidelijk bent over het doel van de vergadering, ben je meer betrokken, weet je wat je van tevoren moet voorbereiden en weet je wat de gewenste uitkomsten van de vergadering zijn.

7. Houd de vergadering staand

In een artikel in de Journal of Applied Psychology ontdekten de auteurs dat zittende vergaderingen 34% langer duurden dan staande vergaderingen.^[4]

Als u merkt dat uw zittende vergaderingen niet zo productief zijn als u zou willen, verander dan de zaken en zorg dat alle deelnemers gaan staan.

8. Maak vergaderingen korter

Als u een duidelijk doel en agenda voor de vergadering heeft, moet u een idee hebben van hoe lang de vergadering moet duren.

Veel vergaderingen die ik in het verleden heb meegemaakt, hadden een agenda-uitnodiging voor 45 minuten of 60 minuten. Sommige vergaderingen waren zelfs eerder afgelopen, maar omdat het tijdsbestek was vastgesteld op een bepaalde tijd, ging de vergadering zonder echte reden door.

Begin vergaderingen met een korter tijdvenster in te stellen, of dat nu 30 minuten of 40 minuten is, en kijk of de vergaderingen productiever en effectiever worden.Adverteren

Onze aandachtsspanne en energieniveaus kunnen beginnen af ​​te nemen naarmate de vergadering langer duurt.

9. Begin en eindig op tijd

Niemand wil wachten op de start van vergaderingen en moet opnieuw plannen als vergaderingen uitlopen.

Als je vergaderingen houdt die op tijd beginnen en op tijd eindigen, weten deelnemers wat ze kunnen verwachten en weten ze op tijd te komen.

Als teamleden ervoor kiezen om niet op tijd te komen, kan het verstandig zijn om een ​​apart gesprek met die persoon te hebben om duidelijk te maken dat je verwacht dat ze op tijd komen.

10. Verander de omgeving

Als u merkt dat vergaderingen traag op gang komen of oud worden, is het misschien tijd om uw omgeving te veranderen.

Ik heb enkele van mijn meest productieve vergaderingen gehad door simpelweg het kantoor te verlaten en naar een inspirerende locatie te gaan, of een vergadering of twee te houden in een plaatselijk park.

Het komt neer op

Vergaderingen gaan niet weg. Ze zijn een onvermijdelijk en essentieel onderdeel van het bedrijfsleven en het zakenleven.

Maar om ervoor te zorgen dat ze niet alleen tijdverspilling zijn en een effectieve manier van samenwerken en werken om belangrijke doelen en projecten te realiseren en te bereiken, moeten we de vergaderingen zo opzetten dat ze de moeite waard en productief zijn en tastbare resultaten opleveren.

We moeten leren hoe we teamvergaderingen productief en effectief kunnen leiden.

Als u actie onderneemt op basis van de tips en strategieën die ik heb uiteengezet om teamvergaderingen op de meest productieve manier te leiden, zorgt u ervoor dat u de sterke punten en mentale energie van iedereen in de kamer maximaliseert.

Uw vergaderingen zullen niet langer iets zijn waar u en uw team tegenop zien of proberen te vermijden. In plaats daarvan worden de vergaderingen een manier om opnieuw verbinding te maken, creatief te worden, te beslissen over strategie, ondersteuning te krijgen, vooruitgang te vieren en productief momentum te genereren.

Meer bronnen over productiviteit op de werkplek

• 15 geheimen voor het houden van vergaderingen zoals 's werelds beste innovatieve bedrijven
• Worstelen met productiviteit op de werkplek? 12 tips om meer gedaan te krijgen
• De zorgvuldige kunst van delegeren
• Hoe u productiever kunt zijn: 4 kleine aanpassingen die uw productiviteit 10x zullen verhogen
• 12 geheimen voor een superproductieve vergadering die u moet weten

Uitgelichte foto tegoed: Campagnemakers via unsplash.com

Referentie