In mijn laatste bericht had ik het over zes van de meest voorkomende werkgewoonten die je productiviteit saboteren. De eerste dader op mijn lijst was hoe vaak je je e-mail checkt. Toen ik mijn laatste artikel aan het schrijven was, ontdekte ik dat er heel veel informatie over dat onderwerp was, en het verdiende echt een eigen specifiek artikel.

Als het gaat om onze zakelijke e-mail, zien de meesten van ons het als een bal en ketting. We moeten het constant controleren, anders riskeren we de woede van de bazen en collega's die met ons proberen te communiceren. Als we niet binnen 5 minuten reageren op een e-mail, worden we gezien als lui of onproductief.

Maar volgens sommige experts is het te vaak checken van je e-mail eigenlijk een belangrijke factor die kan bijdragen aan verminderde productiviteit. Als jij een van die bent, elke keer dat mijn telefoon rinkelt, moet ik onmiddellijk mijn e-mail controleren, soort mensen, lees verder om te ontdekken waarom je misschien je eigen ergste vijand bent geworden.Adverteren

Hoe vaak is normaal?

Dus hoe vaak checkt de gemiddelde persoon zijn e-mail op een bepaalde dag? Het is moeilijk om betrouwbare statistieken op te sporen. Volgens één peiling , ongeveer 40% van de ondervraagde mensen dacht dat ze hun e-mail tussen de 6 en 20 keer per dag checkten. Het is natuurlijk moeilijk te zeggen hoe nauwkeurig iemand is bij het meten van zijn eigen e-mailgewoonten.

Een ander enquête zegt dat 56,4% van de mensen hun e-mail slechts 0-5 keer per dag checkt. Die studie stamt echter uit 2009 en is waarschijnlijk behoorlijk gedateerd.

Check nooit je e-mail in de ochtend

Oprah's favoriete organisatie-expert is een vrouw genaamd Julie Morgenstern, auteur van Never Check Email in the Morning. Raad eens wat ze adviseert?

Volgens Morgenstern is het problematisch om elke ochtend je e-mail te checken als je op kantoor komt, omdat het een vals gevoel van voldoening kan geven. Je beantwoordt 40 e-mails en je hebt het gevoel dat je veel werk hebt verzet, maar in werkelijkheid heb je waarschijnlijk nog stapels papierwerk, vergaderingen en telefoontjes te maken. Het beantwoorden van e-mail is essentieel om uw werk te doen, maar het is niet altijd iets dat actief geld oplevert voor u of uw bedrijf.Adverteren

Productiviteitsexpert Sid Savara is het ook eens met Morgenstern. Als het op e-mail aankomt, is onwetendheid een zegen. Daarom heb ik deze vier woorden voor je als je iets belangrijks hebt waar je vooruitgang mee wilt boeken: Check je e-mail niet. Zodra je opstaat, werk je 30-45 minuten aan iets belangrijks en controleer je het pas. Als je er tegen kunt, wacht dan nog langer. Sommige dagen check ik mijn e-mail pas na de lunch... Elke nieuwe informatie die je krijgt, kan ervoor zorgen dat je afgeleid raakt. Ik heb niet alles onder controle, maar ik kan wel mijn eigen zelfgemaakte afleidingen beheersen.

De 24-uurs methode

Andere mensen beweren dat u uw e-mails niet later op de dag moet controleren, maar dat u ze maar één keer per dag, 's ochtends, moet controleren. Onder de leden van dit kamp is productiviteitsexpert Elizabeth Grace Saunders . Over het algemeen ruimt ze haar inbox op tijdens de eerste 1-2 uur van haar dag en formuleert ze haar gameplan voor de rest van de dag daarna. Daarna kijkt ze de rest van de dag meestal niet meer naar haar e-mail, waardoor ze zich volledig kan concentreren op bedrijfsontwikkeling en klantprojecten.

Dat is natuurlijk moeilijker als je bij je bedrijf onderaan de voedselketen staat. Maar als u in het hogere management zit of als zelfstandige werkt, kan het instellen van deze routine een geweldige manier zijn om uw productiviteit te verhogen.

Controleer bij twijfel de grafiek

Scott Scheper checkt zijn e-mail twee keer per dag en heeft een handig stroomschema gemaakt om je te helpen alle ongelezen berichten in je inbox door te blazen.Adverteren

Elke keer dat je een nieuwe e-mail opent, stel jezelf dan 3 basisvragen:
1. Is dit relevant?
2. Kan ik dit oplossen?
3. Duurt het minder dan 2 minuten van mijn tijd om dit op te lossen?

Door zijn handige stroomschema te volgen, ontwikkel je een nieuwe manier om efficiënter door je inbox te bladeren.

5 per dag

En voor het geval je nog niet genoeg tegenstrijdige meningen van experts had, hier is er nog een. Rod Kurtz van Business Week stelt dat u uw zakelijke e-mail vijf keer per dag zou moeten controleren.Adverteren

Controleer uw inbox slechts vijf keer per dag: 's morgens vroeg, halverwege de ochtend, na de lunch, halverwege de middag en aan het einde van de dag. Of nog minder als je in staat bent. Dit werkt wanneer u de automatische verzend-/ontvangstfunctie uitschakelt, zodat u zich tot twee uur op uw werk kunt concentreren, in plaats van voortdurend onderbroken te worden. Het werkt wanneer u de sortering van uw e-mail groepeert, waardoor u productiever en efficiënter kunt omgaan.

Conclusie

Er is een verschil tussen druk zijn en productief zijn. Zorg ervoor dat u uw e-mailtijd zo plant dat u de twee niet verwisselt. Als u uw e-mail met de juiste houding benadert, kunt u uw productiviteit met grote sprongen verhogen.

In de woorden van Scott Scheper: van een dag vol met medewerkers de wind in de zeilen hebben, vragen beantwoorden, e-mails bekijken, sociale netwerken checken en chatten met collega's wordt je niet rijk. Het zal je bezig houden.Adverteren

Wat is uw dagelijkse e-mailroutine? Ben je van plan om een ​​van deze tips te proberen? Laat het ons weten in de reacties hieronder!