12 UITDAGINGEN WAARMEE ADMINISTRATIEF MEDEWERKERS WORDEN GECONFRONTEERD

Administratieve assistent-posities zijn te vinden in bijna elke branche. Of het nu gaat om financiën, mijnbouw, juridische zaken, film en/of detailhandel, deze functie kan zeer veeleisend zijn en verdient zeker enige erkenning. Sommigen denken misschien dat het gemakkelijk is om administratief medewerker te zijn. Dat is niet het geval, administratief medewerkers werken keihard. Het zijn goed opgeleide individuen, die charmante persoonlijkheden hebben en vrijwel alles kunnen.

1. Ze kunnen worden gedwongen om met moeilijke persoonlijkheden om te gaan

De meeste administratieve medewerkers hebben te maken gehad met veel persoonlijkheden die de kantoorruimte binnenkomen en verlaten. Over het algemeen zullen deze mensen aardig zijn, terwijl anderen tikkende tijdbommen zullen tikken van gecomprimeerde woede, klaar om los te laten op de beleefde administratief medewerker.

Als ze met een moeilijke persoonlijkheid te maken hebben, hebben administratieve medewerkers meestal een geestige charme over zich. Ze kunnen de verhitte persoon helpen kalmeren en opnieuw vertrouwen in het bedrijf te krijgen, door vertrouwen te geven en de boze persoon gerust te stellen dat alles zo snel mogelijk zal worden opgelost.

2. Ze kunnen worden gezien als iemand van minder belang

Op de een of andere manier is de functie van administratief medewerker voor de meeste bedrijven geclassificeerd als een startpositie. Wat de meeste mensen niet begrijpen, is dat administratief medewerker zijn een professionele carrière is waarin mensen kunnen uitblinken.

Administratieve assistenten zijn zo trots op hun carrière, hun kennis en hun nederigheid, dat het gemakkelijk voor hen is om iedereen die vraagtekens zet bij hun carrièreplan, eenvoudigweg af te wijzen. Ze weten hoe belangrijk hun rol is en hoe ze groei brengen in het bedrijf waarvoor ze werken.

3. Er kan worden verwacht dat ze na iedereen opruimen

Je zou denken met een kantoor vol volwassenen, dat mensen zouden weten hoe ze zichzelf moeten opruimen. Administratief personeel weet dat hun werk veel verzorgende taken vereist, maar ze weten ook dat ze een probleem hebben als ze bananenschillen beginnen te vinden die op de vloer van de bestuurskamer liggen te rotten.Adverteren

Administratieve medewerkers gaan met rommelige collega's om door simpelweg posters en borden te plaatsen die de onethische werkplekhygiëne van hun collega weerspiegelen. Ze roepen misschien niet altijd direct een persoon, maar de boodschap is duidelijk: vuile vaat op het aanrecht en snoeppapiertjes op de grond worden niet getolereerd.

4. Er kan van ze worden verwacht dat ze alles en nog wat repareren

Wist je dat administratief medewerkers ook IT-technici zijn? Er wordt van hen verwacht dat ze internetproblemen oplossen, werknemers verbinden met netwerkprinters, helpen met software en dan weer papierwerk indienen en meerdere telefoonlijnen beantwoorden. Om nog maar te zwijgen over het aantal keren dat ze lekkende vuilniszakken naar de vuilcontainer moesten slepen, exploderende tonerflessen in het fotokopieerapparaat moesten verwisselen, lege inktkussens en pennen moesten bijvullen, oude bankiersdozen uit de stoffige opslagruimte moesten halen en meer.

Administratieve assistenten zijn geen gecertificeerde loodgieters, elektriciens of technici van welke aard dan ook. Toch vinden ze een manier om het probleem op te lossen met hun verbazingwekkende probleemoplossende vaardigheden en fysieke vermogens.

5. Er kan van hen worden verwacht dat ze alles weten, zelfs als ze niet zijn opgenomen in vergaderingen en privégesprekken

Er zijn de hele dag meetings en conference calls, waar ze niet bij horen. Toch wordt van hen verwacht dat ze te allen tijde weten wat er speelt.

Ondanks hun onvermogen om uitvoerende beslissingen te nemen, weten ze meer informatie dan de typische werknemer. Ze zijn een informatiecentrum. Dit komt omdat ze de handeling van het gemakkelijk laten vallen onder de knie hebben, de juiste vragen stellen en stukjes informatie bij elkaar voegen om de juiste antwoorden te krijgen. Eigenlijk zijn het allemaal rechercheurs.

6. Ze kunnen de schuld krijgen van alles wat fout gaat

Ze zijn misschien niet de beslisser, maar als alles misgaat, wijzen alle vingers naar hen als de boosdoener, of in ieder geval is het hun verantwoordelijkheid om het probleem op te lossen.Adverteren

Om te voorkomen dat ze ergens van beschuldigd of beschuldigd worden, registreren administratief medewerkers hun werkdag. Ze schrijven alles op en creëren een systematisch papieren spoor voor zichzelf om hun schema van begin tot eind te dekken, voor het geval er een onverwachte hapering optreedt.

7. Er kan worden verwacht dat ze altijd beschikbaar zijn

Soms eten administratief medewerkers terwijl ze werken. Ze kunnen halverwege hun lunch zijn wanneer ze door een collega worden benaderd over een aanstaande vergadering, een verbroken internetverbinding of zelfs een overstroomd toilet.

Weten wanneer je de grens moet trekken is het halve werk, omdat sommige collega's een situatie zo veel urgenter kunnen laten klinken dan het in werkelijkheid is. Administratief medewerkers leren in hun eigen voordeel oordelen te vellen op basis van de situatie. Ze zullen het er altijd mee eens zijn om het probleem aan te pakken, maar soms besluiten ze dat na de lunch het beste voor hen werkt.

8. Ze kunnen hun bureau als stortstation gebruiken

Ze houden van het gevoel een enorme deuk in hun werkstapel te maken, maar als ze even weglopen, zullen ze zeker worden verwelkomd door extra papierwerk in hun inbox.

Om het gestage inkomende werk bij te houden, sorteren en beheren ze alles in categorieën en prioriteren ze vervolgens. Administratieve assistenten zijn extreem georganiseerd en weten hoe ze een productieve workflow kunnen behouden om grote hoeveelheden werk aan te kunnen.

9. Ze kunnen geen privacy hebben

De assistent van vrijwel iedereen zijn, betekent dat hun bureau gratis is voor iedereen met wie ze werken. Ze zijn de bewaarder van sleutels, wachtwoorden, briefpapier, benodigdheden en de grote snoeplade.Adverteren

Om hun ruimte voor zichzelf te houden, ontwikkelen ze woningen voor alle bedrijfspanden buiten hun persoonlijke bubbel. Alles wat persoonlijk is, wordt ver weg bewaard in een tegenoverliggende hoek, zoals autosleutels, portemonnee en mobiele telefoon.

10. Ze kunnen geen fysieke activiteit hebben

Op een dag zijn er te veel e-mails en te veel papierwerk dat zich in hun inbox opstapelt om zelfs maar weg te lopen. Soms offeren ze zelfs een pauze of lunch op om een klus te klaren.

Administratief medewerkers hebben zo'n geweldige werkethiek: ze kunnen gemakkelijk multitasken en harder werken om overdag extra tijd te vinden voor een verfrissende wandeling buiten.

11. Ze kunnen soms het mikpunt zijn van de kantoorgrappen

Als administratieve medewerkers een fout maken, wat kan gebeuren, zijn ze soms de rest van de dag het mikpunt van alle grappen.

Om met spot om te gaan, stemmen ze gewoon in met alle anderen en lachen ze om hun eigen fouten. Ze weten dat het een teken van groot leiderschap is om hun tekortkomingen toe te geven en ervan te leren.

12. Ze kunnen onderbetaald zijn en zich niet gewaardeerd voelen

De status van een functie van administratief medewerker is discutabel, afhankelijk van het gezichtspunt waar het naar wordt gekeken. Met de werklast van honderd mensen worden ze soms betaald alsof ze onderaan de totempaal staan.Adverteren

Soms hebben hun werkgevers het zelf zo druk, dat het administratief personeel ter sprake moet komen dat er een loonsverhoging moet worden aangepakt. Soms vergeten werkgevers hoeveel hun administratieve medewerkers voor het bedrijf hebben gedaan, en ze moeten regelmatig worden gewaardeerd.