Nadat Microsoft Excel had ontwikkeld tot de 2010-versie, bood het meer verrassingen dan ooit. Om met tonnen big data om te gaan, kun je niet voorbijgaan aan de belangrijke rol die Excel speelt in het dagelijkse werk. Zowel voor beginners als gevorderden zijn er echter nog steeds veel handige tips en trucs die onvermijdelijk over het hoofd worden gezien. Hier zijn 20 nuttige Excel-spreadsheetgeheimen die u misschien niet kent. Houd er rekening mee dat al deze functies zijn gebaseerd op Microsoft Excel 2010.

1. Eén klik om alles te selecteren

U weet misschien hoe u alles kunt selecteren met behulp van de sneltoets Ctrl + A, maar weinigen weten dat met slechts één klik op de hoekknop, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding, alle gegevens binnen enkele seconden worden geselecteerd.

2. Open Excel-bestanden in bulk

In plaats van bestanden één voor één te openen wanneer u meerdere bestanden hebt die u moet verwerken, is er een handige manier om ze allemaal met één klik te openen. Selecteer de bestanden die u wilt openen en druk vervolgens op de Enter-toets op het toetsenbord, alle bestanden worden tegelijkertijd geopend.

3. Schakelen tussen verschillende Excel-bestanden

Wanneer je verschillende spreadsheets open hebt staan, is het erg vervelend om tussen verschillende bestanden te schakelen, omdat het werken op het verkeerde blad soms het hele project kan verpesten. Met Ctrl + Tab kunt u vrijelijk schakelen tussen verschillende bestanden. Deze functie is ook van toepassing op andere bestanden, zoals verschillende Windows-tabbladen in Firefox wanneer ze worden geopend met Windows 7.

4. Maak een nieuw snelmenu

Over het algemeen zijn er drie snelkoppelingen in het bovenste menu, namelijk Opslaan, Typen ongedaan maken en Typen herhalen. Als u echter meer snelkoppelingen wilt gebruiken, zoals Kopiëren en Knippen, kunt u deze als volgt instellen:

Bestand->Opties->Snelle toegang werkbalk, voeg Knippen en kopiëren toe van de linkerkolom naar rechts, sla het op. U ziet nog twee snelkoppelingen toegevoegd in het bovenste menu.Adverteren

5. Voeg een diagonale lijn toe aan een cel

Wanneer u bijvoorbeeld een adreslijst van klasgenoten maakt, heeft u mogelijk een diagonale link in de eerste cel nodig om verschillende attributen van rijen en kolommen te scheiden. Hoe het te maken? Iedereen weet dat Home->Lettertype-> Randen verschillende randen voor een cel kunnen wijzigen en zelfs verschillende kleuren kunnen toevoegen. Als u echter op Meer randen klikt, krijgt u meer verrassingen, zoals een diagonale lijn. Klik erop en sla op - je kunt het nu meteen maken.

6. Voeg meer dan één nieuwe rij of kolom toe

U weet misschien de manier om één nieuwe rij of kolom toe te voegen, maar het verspilt echt veel tijd als u er meer dan één moet invoegen door deze actie X aantal keer te herhalen. De beste manier is om X rijen of kolommen te slepen en te selecteren (X is twee of meer) als u X rijen of kolommen boven of links wilt toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op de gemarkeerde rijen of kolommen en kies Invoegen in het vervolgkeuzemenu. Nieuwe rijen worden ingevoegd boven de rij of links van de kolom die u eerst hebt geselecteerd.

7. Snel gegevens in cellen verplaatsen en kopiëren

Als u één kolom met gegevens in een spreadsheet wilt verplaatsen, is de snelle manier om deze te kiezen en de aanwijzer naar de rand te verplaatsen, nadat deze is veranderd in een pictogram met een gekruiste pijl, sleept u om de kolom vrij te verplaatsen. Wat als u de gegevens wilt kopiëren? U kunt op de Ctrl-knop drukken voordat u sleept om te verplaatsen; de nieuwe kolom kopieert alle geselecteerde gegevens.

8. Snel lege cellen verwijderen

Sommige standaardgegevens zijn om verschillende redenen leeg. Als u deze moet verwijderen om de nauwkeurigheid te behouden, vooral bij het berekenen van de gemiddelde waarde, is de snelle manier om alle lege cellen eruit te filteren en ze met één klik te verwijderen. Kies de kolom die u wilt filteren, ga naar Data->Filter, nadat de neerwaartse knop wordt weergegeven, maakt u Alles selecteren ongedaan en kiest u de laatste optie, Blanks. Alle lege cellen worden onmiddellijk weergegeven. Ga terug naar Home en klik direct op Verwijderen, ze worden allemaal verwijderd.

Adverteren

9. Vaag zoeken met jokerteken

U weet misschien hoe u de snelle zoekopdracht kunt activeren met de sneltoets Ctrl + F, maar er zijn twee hoofdjokertekens - Vraagteken en Sterretje - die in Excel-spreadsheets worden gebruikt om een ​​vage zoekopdracht te activeren. Dit wordt gebruikt wanneer u niet zeker bent van het beoogde resultaat. Vraagteken staat voor één teken en Asterisk staat voor één of meer tekens. Wat als u Vraagteken en Sterretje als doelresultaat moet zoeken? Vergeet niet een Wave Line vooraan toe te voegen.

10. Genereer een unieke waarde in een kolom

U kent de sleutelfunctie van Filter, maar weinig mensen gebruiken het geavanceerde filter, dat herhaaldelijk wordt toegepast wanneer u een unieke waarde uit gegevens in een kolom moet filteren. Klik om de kolom te kiezen en ga naar Gegevens->Geavanceerd. Er verschijnt een pop-upvenster. Zoals de schermafbeelding laat zien, klikt u op Kopiëren naar een andere locatie, die in overeenstemming moet zijn met het tweede rode rechthoekige gebied. Geef vervolgens de doellocatie op door de waarde te typen of op de gebiedskeuzeknop te klikken. In dit voorbeeld kan de unieke leeftijd worden gegenereerd vanuit kolom C en weergegeven in kolom E. Vergeet niet om Alleen unieke records te kiezen en vervolgens op OK te klikken. De unieke waarde die in kolom E wordt weergegeven, kan het contrast zijn van de originele gegevens in C, daarom wordt aanbevolen om naar een andere locatie te kopiëren.

11. Invoerbeperking met gegevensvalidatiefunctie

Om de geldigheid van gegevens te behouden, moet u soms de invoerwaarde beperken en enkele tips geven voor verdere stappen. De leeftijd in dit blad moet bijvoorbeeld hele getallen zijn en alle mensen die aan deze enquête deelnemen, moeten tussen 18 en 60 jaar oud zijn. Om ervoor te zorgen dat gegevens buiten deze leeftijdscategorie niet worden ingevoerd, gaat u naar Gegevens->Datavalidatie->Instelling, voert u de voorwaarden in en gaat u naar Bericht invoeren om prompts te geven zoals: Voer uw leeftijd in met een geheel getal, dat moet variëren van 18 tot 60. Gebruikers krijgen deze prompt wanneer ze de aanwijzer in dit gebied hangen en krijgen een waarschuwingsbericht als de ingevoerde informatie niet gekwalificeerd is.

12. Snelle navigatie met Ctrl + pijlknop

Wanneer u op Ctrl + een willekeurige pijlknop op het toetsenbord klikt, kunt u in verschillende richtingen naar de rand van het blad springen. Als u naar de onderste regel van de gegevens wilt springen, hoeft u alleen maar op Ctrl + neerwaartse knop te klikken.

13. Transponeer gegevens van een rij naar een kolom

U zou deze functie gebruiken als u gegevens wilt transponeren om een ​​betere weergave te krijgen; het opnieuw typen van alle gegevens zou echter het laatste zijn dat u zou moeten doen als u weet hoe u de transponeerfunctie in Plakken moet gebruiken. Dit gaat als volgt: kopieer het gebied dat u wilt transponeren, verplaats de aanwijzer naar een andere lege locatie. Ga naar Home->Plakken->Transponeren, houd er rekening mee dat deze functie pas wordt geactiveerd als u de gegevens eerst kopieert.Adverteren

14. Gegevens grondig verbergen Thor

Bijna alle gebruikers weten hoe ze gegevens moeten verbergen door met de rechtermuisknop te klikken om de functie Verbergen te selecteren, maar dit kan gemakkelijk worden opgemerkt als er maar een klein beetje gegevens zijn. De beste en gemakkelijkste manier om gegevens grondig te verbergen, is door de functie Cellen opmaken te gebruiken. Kies het gebied en ga naar Home->Lettertype->Opmaak cellen openen->Tab Nummer->Aangepast->Type ;;; -> Klik op OK, dan zijn alle waarden in het gebied onzichtbaar en kunnen ze alleen worden gevonden in het voorbeeldgebied naast de functieknop.

15. Stel tekst samen met &

Een ingewikkelde formulering is niet nodig, zolang u weet hoe u & moet gebruiken. Met dit symbool kunt u vrij elke tekst samenstellen. Hieronder heb ik vier kolommen met verschillende teksten, maar wat als ik ze wil samenstellen tot één waarde in één cel? Zoek eerst de cel die het samengestelde resultaat moet tonen, gebruik de formulering met & zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Klik op Enter: alle teksten in A2, B2, C2 en D2 worden samen samengesteld om LizaUSA25@ in F2 te worden.

16. Het geval van tekst transformeren

Met alle trucs die hier zijn gedeeld, heb ik mijn best gedaan om ingewikkelde formuleringen te vermijden. Maar er zijn nog steeds enkele eenvoudige en gemakkelijk te gebruiken formuleringen om u te laten zien, zoals UPPER, LOWER en PROPER, die teksten voor verschillende doeleinden kunnen transformeren. UPPER zal alle karakters met een hoofdletter schrijven, LOWER kan tekst veranderen in kleine letters en PROPER zal alleen het eerste karakter van een woord met een hoofdletter schrijven.

17. Invoerwaarden beginnend met 0

Wanneer een invoerwaarde met nul begint, verwijdert Excel standaard de nul. In plaats van de Format Cells opnieuw in te stellen, kan dit probleem eenvoudig worden opgelost door een enkel aanhalingsteken toe te voegen voor de eerste nul, zoals weergegeven.

Adverteren

18. Versnel het invoeren van ingewikkelde termen met AutoCorrectie

Als u dezelfde waarde moet herhalen en het invoeren ingewikkeld is, kunt u het beste de AutoCorrectie-functie gebruiken, die uw tekst door de juiste tekst zal vervangen. Neem bijvoorbeeld mijn naam, Liza Brown, die vervangen kan worden door LZ. Daarom kan het elke keer dat ik LZ invoer, automatisch corrigeren naar Liza Brown. Ga naar Bestand->Opties->Proofing->AutoCorrectie-opties en voer in Vervang tekst door de juiste tekst in het rode rechthoekige gebied, zoals hieronder.

19. Eén klik om meer status te krijgen

De meeste gebruikers weten hoe ze de gegevensstatus onder aan een Excel-blad kunnen controleren, zoals Gemiddelde en Somwaarde. Weet u echter dat u de aanwijzer naar het onderste tabblad kunt verplaatsen en met de rechtermuisknop kunt klikken om meer status te krijgen, zoals hieronder weergegeven?

20. De naam van een blad wijzigen met dubbelklikken

Er zijn meerdere manieren om bladen te hernoemen en de meeste gebruikers zullen met de rechtermuisknop klikken om Hernoemen te kiezen, wat eigenlijk veel tijd verspilt. De beste manier is om gewoon twee keer te klikken, dan kun je het direct hernoemen.

Wil je je Excel-vaardigheden verder verbeteren? Mis dit artikel niet:

Uitstekende Excel-snelkoppelingen die maar heel weinig mensen kennen