We gebruiken allemaal e-mail, maar soms gebruiken we het te veel of ongepast. Om het meeste uit e-mail te halen, moeten we deze zorgvuldig en oordeelkundig gebruiken. Dit zijn 10 tips om het meeste uit e-mailen te halen.

1. Gebruik verschillende e-mailaccounts voor verschillende doeleinden.

Het is goed om aparte e-mailaccounts te hebben voor verschillende doeleinden. U kunt er bijvoorbeeld een hebben voor zakelijke en een voor sociale activiteiten. Dit betekent dat u 's avonds de persoonlijke e-mail kunt checken zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over zaken. Als je een belangrijk bericht van je baas ziet, kan dat je weekend of avond verpesten. Aan het eind van de dag wil je even weg kunnen van je werk. Sta niet toe dat e-mail u tot een slaaf maakt om te werken. Sommige mensen vinden het lastig om 2 verschillende e-mailaccounts te controleren. Maar het relatieve ongemak weegt gemakkelijk op tegen de voordelen.

2. E-mail is niet altijd de beste vorm van contact.

Als je een heel belangrijk probleem hebt of als je boos bent op iemand, is e-mailen vaak niet het beste antwoord. Spreek indien nodig rechtstreeks met de persoon in plaats van via een e-mail.Adverteren

3. Zeg niets wat je niet persoonlijk zou zeggen.

Dit advies is zeker al eerder gegeven. Maar het is altijd de moeite waard om onszelf eraan te herinneren hoe belangrijk het is om beleefd te zijn en onnodige onbeschoftheid te vermijden. We zullen er later spijt van krijgen. E-mail maakt het makkelijker om harde woorden te gebruiken omdat het onpersoonlijk is. We moeten heel voorzichtig zijn.

4. Gebruik een goede titel

Veel mensen negeren de titel van een e-mail. Als het onderwerp verandert, gebruik dan niet steeds een oude re:irrelevante titel Een goede titel vergroot de kans dat mensen je e-mail ook echt lezen, in plaats van hem voor later te laten staan. Een slechte titel kan zelfs als spam worden verwijderd.Adverteren

5. Negeer de basis van het Engels niet.

Alleen omdat het een e-mail is, betekent niet dat we moeten schrijven als een 5-jarige of sms-taal moeten gebruiken. Dit duidt op luiheid en een gebrek aan zorg. Als je geen tijd hebt om goed te reageren, wacht dan tot je dat wel doet. Houd e-mails kort, maar negeer het basisgebruik van grammatica en spelling niet volledig.

6. Houd het kort

E-mails kunnen kort en to the point zijn. Als het bericht lang moet zijn, zorg er dan voor dat het is opgedeeld in verschillende secties die gemakkelijk te lezen zijn. Maar over het algemeen moet u ernaar streven het minder dan 5 zinnen te houden. Dat is goed voor zowel de schrijver als de lezer.

7. Erken belangrijke e-mails. Adverteren

Als iemand belangrijke documenten, bestanden of berichten stuurt, zorg er dan voor dat u in ieder geval de ontvangst ervan bevestigt. Anders kunnen ze er niet zeker van zijn dat ze ze hebben gekregen. Het hoeft niet lang te zijn; het kan vrij kort zijn.

8. Maak een standaardantwoorden

Als je merkt dat je soortgelijke antwoorden naar veel mensen stuurt, stel dan een conceptbericht op en sla het op in je conceptenmap (of schrijf het in woord). U kunt dit standaardantwoord gebruiken om veel mensen te e-mailen. Vergeet niet om het te personaliseren door hun naam toe te voegen.

9. Wees voorzichtig met het beantwoorden van iedereen.

Als u nieuw bent met e-mail, zorg er dan voor dat u het verschil kent tussen het beantwoorden van één persoon en het beantwoorden van iedereen op het eerste bericht. Het volstaat te zeggen dat u veel e-mails zult sturen die u niet door iedereen wilt zien. Het kan heel gênant zijn om een ​​persoonlijk bericht te sturen zodat iedereen het kan zien - het gebeurt echt. Als u nieuwe werknemers heeft, zorg er dan voor dat ze op de hoogte zijn van dit onderscheid. Het zal veel potentiële problemen besparen.Adverteren

10. Stel uw handtekening samen.

Het hebben van een handtekening ziet er professioneel uit en bespaart het typen van dezelfde informatie in elke e-mail. Onthoud dat mensen misschien contact met u willen opnemen via andere methoden dan via e-mail. Zorg dus dat je een telefoonnummer en adres hebt. Voeg indien relevant eventuele kwalificaties en websites toe die u heeft. Dit geeft mensen de kans om meer over je te weten te komen.

Tejvan werkt verschillende blogs bij, waaronder: Net schrijven een blog over bloggen en productiviteit verhogen. Dit omvat artikelen zoals: hoe u meer kunt bereiken door minder te doen . foto door Tejvan .