Een van de eeuwenoude productiviteitstechnieken die er zijn, is de klassieke en effectieve takenlijst, en niet zonder reden. Het is een van de meest productieve manieren voor jou en alle anderen om iets gedaan te krijgen. Of het nu een mentale lijst is of iets dat je opschrijft, een takenlijst is een essentiële productiviteitstool.

Tegelijkertijd is het een van de meest verwarrende productiviteitstools die er zijn. Veel mensen brengen dit om verschillende redenen in diskrediet en geloven niet dat een takenlijst goed is. Maar mijn argument is dat jij en andere mensen misschien geen effectieve takenlijst maken, dus hier zullen we bespreken hoe je er een goed voor elkaar kunt krijgen.

Waarom moeite doen met een effectieve takenlijst?

Je hebt ze verkeerd gebruikt

Voordat je in strategieën springt om een ​​effectieve takenlijst te maken, is het de moeite waard om te weten waarom je de moeite zou moeten nemen om er een te maken. Het eerste belangrijke punt is dat veel mensen to-do-lijsten helemaal verkeerd hebben gemaakt.

Twee van de meest voorkomende fouten zijn:

• Mensen gebruiken lijsten om te meten of ze productief zijn of niet.
• Ze zetten te veel items op de lijst.

Het is echter begrijpelijk waarom u of andere mensen dit doen. Een takenlijst is een productiviteitstool, dus het is logisch om taken op te stapelen. Zo werken de hersenen echter niet. Als je veel taken op je lijst hebt staan, voelt het als marteling omdat de lijst nooit eindigt.

In het begin kan het fijn zijn dat je altijd iets te doen hebt, maar houd er rekening mee dat je maar zoveel tijd op een dag hebt. Het is belangrijk dat u meer waarde hecht aan kwaliteitswerk dan aan pure kwantiteit.

In dezelfde zin, als je iemand bent die de neiging heeft om bevestiging te zoeken, kan een takenlijst moeilijk zijn. Er zullen dagen zijn waarop je niet alles voor elkaar krijgt vanwege levensgebeurtenissen. Dit zorgt voor onnodige druk en stuurt je in een stresswervelwind.

Het helpt je gefocust te blijven

Wanneer u een effectieve takenlijst maakt, is het belangrijkste doel van deze lijsten om duidelijkheid en focus te bieden. Als je ze verkeerd hebt gedaan, is het je misschien opgevallen dat je je concentreert op een taak op je takenlijst en deze voor elkaar krijgt.

Dit kan worden overschaduwd door de meerdere items op uw lijst, maar u concentreert zich gedurende een bepaalde tijd op een taak. Je ziet dit echter echt in actie als je overweegt een kortere takenlijst te hebben.

Ik begrijp dat een takenlijst niet voor iedereen is weggelegd, maar deze focus is handig voor mensen wanneer ze beginnen. Je bent nog steeds niet zeker over je doelen of het pad dat je wilt inslaan. U kunt ook moeite hebben om de volgende stap te bepalen waar u naartoe wilt werken.

Een takenlijst is een gids die u kunt raadplegen wanneer u deze nodig heeft. Bovendien zullen de technieken die ik hieronder zal noemen, to-do-lijsten effectiever voor je maken.

15 strategieën voor een effectieve takenlijst

Je zult beginnen te zien hoe krachtig een takenlijst is als je de verschillende strategieën overweegt die je in één kunt opnemen. Dit is jouw takenlijst, dus kies uit de onderstaande strategieën om te vinden wat bij u past. Als je het niet zeker weet, wees dan niet bang om te experimenteren en verschillende combinaties door elkaar te halen.

Onthoud dat de weg naar succes er een is met veel vertakkende paden, dus de methoden die u gebruikt, zijn uw keuze.Adverteren

1. Breek de lijst in twee delen

De eerste strategie is om een ​​lijst in twee delen te splitsen. Deze twee delen worden dagbladen en to do’s genoemd.

Dagelijkse taken zijn de dagelijkse taken die je verder wilt ontwikkelen. Als u er bijvoorbeeld een gewoonte van wilt maken om 's ochtends te sporten, kan een dagelijkse taak het volgen van een trainingsroutine van 15 minuten zijn of een wandeling van een uur maken.

Je to do’s zijn niet-dagelijkse taken die je op een bepaald moment moet doen. Misschien moet je op je werk een verslag maken of een presentatie geven. Dat kun je in je to do-kolom zetten.

Dit is een effectieve strategie omdat het alle rommel bespaart waar de meeste mensen naar toe trekken. Zoals eerder vermeld, vullen mensen hun lijsten, en veel daarvan zijn meestal taken die je toch zou doen, zoals boodschappen doen of de kinderen afzetten bij een vriend.

2. Zet een limiet op items

Als je het te veel vindt om je lijst in twee delen te splitsen, raad ik aan dat beknoptheid een deugd is bij het maken van deze lijsten. Je kunt een willekeurig aantal items instellen, maar het belangrijkste is dat je een bepaalde limiet in gedachten hebt. Sommige mensen hebben niet meer dan zeven, terwijl anderen zo laag als drie gaan. Doe waar jij je prettig bij voelt.

Het idee hierachter is om je te beperken tot de belangrijkste taken die je die dag moet volbrengen. Natuurlijk zijn er andere dingen die je overdag zult doen, en dat is prima, maar je wilt prioriteit geven aan de items die op je takenlijst staan ​​voordat de dag voorbij is.

3. Gebruik checklists voor complexe taken

Als je al smalle lijsten maakt, maar zwaardere taken uitvoert, is mijn suggestie om die taak op te splitsen. Of het nu gaat om volledige stappen die u moet nemen of om het noteren van belangrijke details die aanwezig moeten zijn, is aan u.

Hoe dan ook, dit stelt u in staat ervoor te zorgen dat u alles op de juiste manier doet en dat u geen belangrijke details of stappen mist.

4. Pak eerst MIT's aan

MIT is de belangrijkste taak. Een andere manier om hiernaar te kijken, is door de grootste en meest intimiderende taak als eerste aan te pakken^[1]. Waarom je dit wilt doen, gaat terug op hoe ons brein werkt.

Je voelt je misschien gedwongen om eerst de gemakkelijkere taken te doen voordat je aan de grotere taak begint, maar het probleem is dat deze taken - zelfs de makkelijke - je energie kosten. Bovendien, als je een hele grote taak moet voltooien, is de kans groot dat je daar in de loop van de dag aan denkt. Dat betekent dat je meer energie verspilt door er alleen maar aan te denken.

Dat zou allemaal geen probleem zijn als die grote intimiderende taak 's ochtends als eerste zou worden afgehandeld.

5. Maak een voltooide lijst

Een andere interessante benadering om te overwegen is het hebben van een gedaan lijst. Dit is een lijst met de taken die u hebt voltooid van uw takenlijst. Veel mensen vinden het bevredigend om gewoon een item van hun lijst te schrappen en ermee klaar te zijn, maar afhankelijk van wat je op die lijsten zet, kan een voltooide lijst inspirerend zijn.

Stelt u zich eens voor dat u iemand bent die bovengemiddeld moeilijke taken op uw to do-lijstjes plaatst, activiteiten die een uur of twee nodig hebben om goed te voltooien. Dit kan je inspireren om meer te doen als je na een dag werken via deze lijst merkt hoeveel je in de loop van de dag hebt bereikt.Adverteren

6. Maak uw lijst gemakkelijk te herkennen

Van kleurrijk papier tot het op een voor de hand liggende plek ophangen, je wilt dat je lijst op een plek staat waar je hem gemakkelijk kunt zien. Let op, u hoeft deze lijst niet altijd voor u te hebben, omdat dit onnodige stress kan veroorzaken. Maar het opzij zetten is een leuk idee - een blik opzij en je weet precies wat er gedaan moet worden.

7. Voeg er spelelementen aan toe

Als pen en papier niet jouw ding is bij het maken van takenlijsten, zijn er ook verschillende apps die je kunnen helpen. De schoonheid van takenlijst-apps is dat er meer ruimte is voor creativiteit en dat sommige ontwikkelaars er games in opnemen.

Todoist heeft bijvoorbeeld een prestatiesysteem waarbij individuen badges verdienen naarmate ze meer taken voltooien. Er is ook Bounty Tasker, waardoor je het gevoel hebt dat je taken nevenmissies zijn in een videogame.

8. Geef jezelf deadlines

Het werk breidt zich uit om de toegewezen tijd te vullen.

Het is een oude filosofie die nog steeds klopt met hoe we productief zijn. Stel dat u bijvoorbeeld een rapport moet schrijven en dat u een week de tijd krijgt om het te doen. Je zult er waarschijnlijk de hele week gestaag aan werken. Of als je een uitsteller bent, stel je het uit tot de avond ervoor en maak je het af.

Maar wat als je dezelfde taak krijgt en maar een uur krijgt om het te voltooien? U krijgt het rapport waarschijnlijk klaar, maar u geeft prioriteit aan de belangrijkste, belangrijke punten en benadrukt die in plaats van het te vullen met onnodige pluisjes.

Het hele punt hiervan is dat je met je doelen en de items op je takenlijst wilt list deadlines hebben . Als het gaat om takenlijsten, is mijn suggestie om jezelf een dag te geven om de taken daar te voltooien. Dit is genoeg druk en stimulans om er hard aan te werken.

9. Voeg taken toe als ze vers zijn

Een andere strategie is om jezelf taken toe te wijzen, zelfs als je aan iets anders werkt. Houd er rekening mee dat het niet iets is dat u nu hoeft te doen, maar dit kan helpen bij mensen die moeite hebben om na te denken over waar ze zich nu op moeten concentreren.

Dit is in dezelfde lijn als wanneer je iets interessants hoort en het opschrijft. Het is verstandig om te doen, want het bespaart u de moeite om bij dat idee stil te staan ​​in plaats van u te concentreren op de taak die voor u ligt. Het voorkomt ook dat u zich hoeft te herinneren wat de taak is als u het type bent om aan het eind van de dag de takenlijst van de volgende dag op te schrijven.

10. Wees comfortabel met het herzien van uw takenlijst

Afhankelijk van je algehele mindset, is een andere goede strategie om naar je takenlijst te kijken en er wijzigingen in aan te brengen. Als je de vorige strategie toepast, kan het zijn dat je takenlijst lang wordt en je onrealistische verwachtingen wekt dat je het allemaal kunt afmaken.

Door jezelf de kans te geven om je takenlijst te herzien, sta je jezelf toe om je taken te spreiden in plaats van ze te laten samenklonteren. Dit helpt je mindset, omdat je niet overweldigd wordt door de lijst.

11. Schrijf taken, geen doelen

Je zou aparte lijsten moeten hebben voor je taken en je doelen. Het idee is om helemaal geen doelen op je takenlijst te zetten.

Hoewel taken je kunnen helpen om je doelen te bereiken, zijn doelen grotere verlangens en niet iets dat je in de loop van de dag kunt bereiken. Frans leren spreken is bijvoorbeeld een doel; je kunt dat echter in een taak opdelen door te zeggen lees Franse inhoud gedurende 15 minuten of kijk een film in het Frans.Adverteren

Dit strekt zich ook uit tot doelen , ook. Je kunt dit zien als mijlpalen. Terugkomend op het voorbeeld van Frans spreken, kan een doel zijn, mijn favoriete eten met iemand in het Frans te bespreken. Het is het gewenste resultaat dat u zoekt in uw praktijk.

12. Houd de takenlijst kort

Kort betekent hier scanbaar in die zin dat u snel de lijst kunt bekijken en weet wat er gedaan moet worden. Hoe u dit kunt doen, is door u te concentreren op de trefwoorden van specifieke taken en ze niet naar buiten te slepen. Stel bijvoorbeeld dat uw garage een puinhoop is en dat u deze wilt opruimen. In plaats van een lange zin te schrijven, houd het kort en schrijf 30 minuten lang zoiets als een schone garage. of gewoon een schone garage.

Met deze strategie besteedt u minder tijd aan het opschrijven van de taak bij het maken van de takenlijst. Bovendien vertrouw je op triggerwoorden om je geest specifieke details voor die taak te laten herinneren.

13. Heb meerdere lijsten

Zoals hierboven vermeld, is het een goed idee om aparte lijsten te hebben voor verschillende dingen, zoals een aparte lijst voor doelen, doelstellingen, dagelijkse taken en to do's. Een andere manier waarop u ernaar kunt kijken, is door een systeem te hebben waarbij u uit drie lijsten raadpleegt.

Deze lijsten zijn:

Een hoofdlijst

Dit is waar al uw langetermijndoelen zijn, zoals verhuizen naar een nieuw huis, schulden aflossen of een bedrijf opbouwen. Dit zijn dingen die een jaar of langer duren om te bereiken.

Een wekelijkse projectenlijst

Dit zijn dingen die je tegen het einde van de week wilt bereiken. Dit zijn dingen die de naald langzaam naar sommige items op uw hoofdlijst zullen verplaatsen. Uit het vorige voorbeeld kunnen deze onderzoek doen naar het verkrijgen van een zakelijke lening, huizenjacht of het opzetten van een spaarrekening.

Een lijst met grote impact

Ten slotte zijn dit taken die vandaag moeten worden volbracht. Of ze gerelateerd zijn aan de vorige twee lijsten of niet, maakt niet uit. Hier worden taken met hoge prioriteit geplaatst. Voorbeelden hiervan zijn het bellen van specifieke mensen of het werken aan een project of een rapport dat binnenkort moet worden ingediend.

Door deze lijsten te hebben, verwijst u vaak naar de wekelijkse projectlijst en de high-impactlijst en bepaalt u of een wekelijkse taak naar die lijst moet worden verplaatst.

Terwijl je dat doet, zul je merken hoeveel invloed je dagelijkse leven heeft op de doelen die op die hoofdlijst staan. Dat kan inspirerend zijn, want wat je doet, brengt je actief dichter bij je doelen.Adverteren

14. Verhoog de moeilijkheidsgraad niet totdat u er klaar voor bent

Sommige van de genoemde strategieën lijken op het eerste gezicht gemakkelijk, maar ze vereisen veel mentale kracht. Motivatie is iets ongewoons, en onze hersenen zijn bedraad om op een bepaalde manier te verwerken. Als je op zoek bent naar echte verandering en iets dat blijft hangen, is het beste principe om dingen eerst eenvoudig en gemakkelijk te houden.

Het kan een belemmering zijn, maar je realiseert je niet vaak hoe die kleine stapjes een cruciale rol kunnen spelen in het kunnen rennen en najagen van je dromen. Schaam je niet als je moet beginnen met eenvoudige taken voor jezelf. Zelfs teruggaan naar dagelijkse taken die je toch al doet, zoals douchen, de was doen of boodschappen doen, is een goed begin.

Als je die items in eerste instantie op de lijst plaatst, krijg je het gevoel dat je een productieve dag hebt gehad. Van daaruit kun je jezelf uitdagen met moeilijkere taken. Neem een ​​trainingsroutine op of besteed een half uur aan een taak die iets voor je betekent.

Het idee is om jezelf te ontspannen in een routine, zodat je je niet overweldigd voelt.

15. Meet uw tijd

De laatste strategie die u kan helpen, is het meten van uw tijd. Hoe lang doe je erover om een ​​bepaalde taak af te ronden? U hoeft niet op zoek te gaan naar details, maar maak er een punt van om uzelf in de loop van een week te timen en de gemiddelde tijd te krijgen die aan die taak is besteed.

Waarom is dit belangrijk? Deze informatie kan op twee manieren worden opgesplitst.

De eerste manier is om het te gebruiken als een marker om de efficiëntie te verhogen. Afhankelijk van de taak kun je nieuwe manieren vinden om dezelfde resultaten in een kortere tijd te bereiken.

Het stelt je ook in staat om te weten wat je op een bepaalde dag kunt doen. Als je weet dat je ongeveer een uur nodig hebt om je hele ochtendroutine te doorlopen, zul je je meer bewust zijn van hoe je door die routine heen gaat.

Bovendien, als je weet welke taken je de volgende dag gaat doen, kun je je tijd beter beheren, omdat je ongeveer weet hoeveel tijd het kost om alles gedaan te krijgen.

Laatste gedachten

Het maken van een effectieve takenlijst is niet zo eenvoudig als het lijkt. Er zijn allerlei unieke strategieën om uit te proberen, sommige uitdagender dan andere. Als u echter gemotiveerd bent om deze productiviteitstool te gebruiken om uw leven gemakkelijker te maken, wordt het gemakkelijker. Het enige dat u hoeft te doen, is uw best blijven doen en experimenteren en opnieuw evalueren wanneer dat nodig is. Ga dus vandaag nog aan de slag met uw to-do-lijstjes.

Meer tips voor het gebruik van een effectieve takenlijst

• Hoe maak je een takenlijst en krijg je dingen gedaan?
• Maak je deze grote dagelijkse to-do-lijstfout?

Uitgelichte foto tegoed: Emma Matthews Digital Content Production via unsplash.com

Referentie