TOP 10 PRODUCTIVITEITSTIPS OM MEER TE BEREIKEN EN GEMOEDSRUST TE CREËREN

Ken je iemand die het niet druk heeft?

De meesten van ons worden elke ochtend wakker met overvolle agenda's en kilometerslange to-do-lijsten. Als advocaat/vrouw/moeder/schrijver weet ik dat ik dat zeker weet.

Uit nerdy fascinatie en puur overlevingsinstinct heb ik een levenslange studie gemaakt van productiviteit en tijdmanagement. Hier zijn de top 10 productiviteitstips die me helpen de dingen te doen die ik moet of wil doen zonder gek te worden:

1. Schrijf het op

Elke taak, elk engagement moet worden opgeschreven. Dit bevrijdt je geest van de energie- en aandachtzuigende taak van het proberen te onthouden.

In zijn baanbrekende boek over productiviteit, Dingen gedaan krijgen , wijst David Allen erop hoe onvoltooide verplichtingen psychische energie kosten, die je allemaal een heel klein beetje vermoeider, meer afgeleid en daardoor minder productief maken.

Hij benadrukt dat de eerste stap naar het beheren van je leven en tijd is om elke verplichting, groot en klein, uit je hoofd en in een vertrouwd systeem te krijgen.

ik gebruik OmniFocus om deze verplichtingen vast te leggen, maar u kunt beginnen met een eenvoudige pen en papier.

2. Krijg een voorsprong

De beste manier om te beginnen met hardlopen, is door de avond ervoor te beginnen.

Neem voordat je je werkplek verlaat of voordat je naar bed gaat 10 minuten de tijd om de verplichtingen van de volgende dag door te nemen.

Welke afspraken mogen niet ontbreken? Wat moet je bij je hebben voor die afspraken? (Zorg ervoor dat je die materialen hebt verzameld en klaar hebt om te gaan.) Welke drie tot vijf taken moeten worden gedaan?

Bepaal wat je eerst gaat doen. Kijk naar die takenlijst en beslis of taken die erop staan aan iemand anders kunnen worden gedelegeerd (zie nummer 9 hieronder) of, nog beter, de lijst helemaal kunnen schrappen (zie nummer 10 hieronder).Adverteren

Hoe drukker uw dag, hoe belangrijker het is om deze snelle enquête de dag of avond ervoor te doen. Het betekent dat je 's ochtends geen tijd verspilt met het beslissen waar je moet beginnen of het verzamelen van materialen (en misschien ontdekken dat een cruciaal item niet beschikbaar is wanneer je het nodig hebt).

3. Doe eerst je meest gevreesde taak

Iedereen van ons heeft een of meer taken op onze to-do-lijst die we niet willen doen. Misschien is het dat onaangename telefoontje dat je niet wilt maken, of dat blogbericht dat je hebt uitgesteld om te schrijven omdat je niet weet hoe je moet beginnen, of dat project dat je gewoon overweldigt omdat het zo enorm is.

Wat het ook is, het hangt boven je hoofd en leidt je af met schuldgevoelens omdat het steeds naar de volgende dag en de volgende wordt geduwd. Het is tijd om die cyclus te beëindigen.

Doe het als eerste. Schrijver Michael Hyatt vertelt over het verslaan van je draken voor het ontbijt - er is niets motiverender voor de rest van je dag dan dat monster 's ochtends als eerste van je lijst te schrappen.^[1]

Maar veel mensen doen de moeilijke taken niet eerst, maar de makkelijke. Als je echt productief wilt zijn, zijn er enkele taken die je 's ochtends niet als eerste moet doen: om productiever te zijn, doe dit nooit om je ochtend te beginnen

Dus bel maar. Pak een stuk papier en brainstorm over ideeën voor die blogpost.

Doen iets over die overweldigende taak - misschien kun je het niet in één dag afmaken, maar je kunt in ieder geval aan de slag. Wat het ook is, doe het gewoon.

Laat de voldoening om het van je lijst af te strepen je dan meenemen naar de rest van je drukke dag.

4. Schakel afleiding uit

Een van de grootste productiviteitsmoordenaars is de afleiding van constante onderbrekingen: e-mails, telefoontjes, mensen die aan je deur verschijnen...

De technologie die ons leven gemakkelijker en beter kan (en zou moeten) maken, kan het ook vrijwel onmogelijk maken om de gerichte aandacht vast te houden die nodig is om efficiënt en effectief te werken.

Maar hier is het ding: u kunt die technologie beheersen.Adverteren

Als je een belangrijke taak hebt die aandacht en focus vereist, creëer dan de ruimte om je best te doen.

Of het nu een ontmoeting met een klant of collega is, of een belangrijke brief die geschreven moet worden, of een kunstwerk dat je wilt maken, plan een tijdsblok om je op die toewijding te concentreren en schakel vervolgens alle afleiding uit. Zet je telefoon uit (of zet in ieder geval de beltoon uit). Zet uw e-mailwaarschuwingen op stil. Koppel het internet los (of in ieder geval Facebook en Twitter). Sluit je kantoordeur.

Zet alleen voor dat uur (of dertig minuten, of halve dag) alle externe communicatie uit en gun jezelf de nodige luxe van ongestoorde tijd om je echt op de zaak te concentreren. Lees hier meer over Hoe u afleiding kunt minimaliseren om dingen gedaan te krijgen.

5. Pauzes nemen

Er is een limiet aan hoe lang iemand diepe aandacht aan een taak kan besteden.

Hoe druk je het ook hebt, na een bepaalde tijd treedt de wet van de afnemende meeropbrengst in werking en begint vermoeidheid - fysiek en/of mentaal - je effectiviteit te verminderen.

Plan regelmatig pauzes, zelfs tijdens de drukste dagen. Neem tien minuten de tijd om op te staan, uit te rekken, een slok water te nemen, een blokje om te lopen.

U keert verfrist terug naar uw werk, zowel mentaal als fysiek, en bent klaar om nog productiever te zijn.

Als je nog niet overtuigd bent, lees dan dit artikel over The Importance of Scheduling Downtime.

6. Batchproces

Als de eisen van uw dag routinetaken omvatten, probeer dan soortgelijke taken te groeperen en plan bepaalde tijden gedurende de dag om ze uit te schakelen.

E-mails beantwoorden? Bellen terugbellen? Kosten invoeren in een spreadsheet? In plaats van uw andere taken te onderbreken om deze dingen stukje bij beetje te doen, kunt u ze in batches verdelen.

Stel twee of drie of vijf keer per dag in om e-mails te controleren en te beantwoorden. Bel terug om 11.45 uur en 16.45 uur (of, als je wilt voorkomen dat je in lange telefoongesprekken wordt gezogen, bel ze terug om 12:15 uur terwijl de mensen aan het lunchen zijn, en om 17:15 uur nadat ze vertrokken voor vandaag, en laat gewoon een bericht achter!)Adverteren

Door vergelijkbare taken in batches te bundelen, bespaart u tijd die verloren gaat door meerdere keren per dag op te voeren en profiteert u van de voordelen van momentum.

7. Eet een gezond ontbijt

Moet ik dit uitleggen? Er zijn talloze onderzoeken die het belang van ontbijt voor het behoud van onze gezondheid bevestigen.

Gezonde mensen zijn productiever. Hoe druk je het ook hebt, eet een fatsoenlijk ontbijt. Het geeft je brandstof voor een geweldige start van je dag.

Bekijk dit voor meer ontbijtideeën: 31 gezonde ontbijtrecepten die je energie een boost zullen geven

8. Doe wat aan lichaamsbeweging

Niet te repetitief, maar gezonde mensen zijn productiever.

Lichaamsbeweging maakt je gezonder, dus zorg ervoor dat je elke dag wat beweging krijgt.

Je hoeft geen uren in de sportschool door te brengen om hiervan te profiteren; maak een wandeling rond het blok, of doe wat isometrie aan je bureau.

Probeer deze 29 Oefeningen die u op (of in de buurt van) uw bureau kunt doen of 15 eenvoudige en snelle kantooruitbreidingen om de werkefficiëntie te vergroten .

Doe gewoon iets om je hart sneller te laten kloppen en je bloed sneller te laten kloppen. Het zal uw algemene welzijn verbeteren, evenals uw vermogen om helderder te denken.

9. Delegeren

Ik zal bekennen: ik stink hier naar. Ik heb er een hekel aan om hulp te vragen, en vaak lijkt het lastiger om een taak aan iemand anders uit te leggen dan het gewoon zelf te doen. Maar niet alles wat in je leven gedaan moet worden, moet door jou worden gedaan.

Evalueer die takenlijst zorgvuldig. Welke taken zou iemand anders kunnen doen, zodat u zich kunt concentreren op de dingen die alleen u kunt doen?Adverteren

Kijk eens om je heen: wie is beschikbaar om sommige van die taken uit te voeren? Een secretaris? Een collega? Een familielid? Een betaalde hulp?

Een belangrijke sleutel tot productiviteit is dat je alleen die dingen doet die alleen jij kunt doen, en iemand anders de kans geeft om bij te dragen door die andere taken te doen.

De CEO van Lifehack heeft een unieke manier om werk effectief te delegeren, bekijk zijn gids: Hoe werk te delegeren (de definitieve gids voor succesvolle leiders)

10. Zeg nee

Hoeveel toezeggingen heb je gedaan die eigenlijk helemaal niet hoeven te worden nagekomen?

Heb je taken op je genomen die er niet toe doen voor jou of iemand anders?

Staat uw agenda vol met vergaderingen die niets opleveren voor organisaties waar u niet meer om geeft?

Is je dag gekaapt door de prioriteiten van iemand anders?

Als je agenda vastloopt, als je takenlijst kilometers lang is, neem dan ongeveer tien minuten de tijd om elk item aandachtig te bekijken. Kan een van die afspraken of taken gewoon worden doorgestreept om een redelijke marge in je leven te creëren?

Wanneer iemand je belt of aan je deur verschijnt met een verzoek om je deelname aan een activiteit, haal dan diep adem en overweeg of het past in je eigen prioriteiten (welke prioriteiten natuurlijk ook kunnen zijn om je baas of echtgenoot tevreden te houden).

Als het antwoord nee is, zeg dan gewoon nee. Oefen het van tevoren: bedankt dat je me hebt uitgenodigd, maar nee. Bedankt voor het vragen, maar nee. Bedankt dat je aan me denkt, maar nee.

Zoals een wijs persoon heeft gezegd, nee is een volledige zin. Geen uitleg nodig. Gewoon nee.Adverteren

Misschien wil je leren van Leo Babauta De zachte kunst van nee zeggen zodat je voor jezelf betere grenzen kunt stellen.