David Allen's Dingen gedaan krijgen book bestaat nu meer dan tien jaar en heeft de manier waarop veel kenniswerkers werken en spelen totaal veranderd.

Het systeem heeft mij en mijn team geholpenhier bij Lifehack krijgen hun belangrijkste werk dagelijks, maandelijks, wekelijks en levensecht gedaan.

Maar wat als (dit is een grote wat als) er iets beters is dan GTD om je productiviteit te verhogen terwijl je de overweldiging van je leven vermindert? Wat als er iets beters is en past bij de manier waarop de levensstijl van de kenniswerker werkt?

Nou, je kunt stoppen met je zorgen te maken en te kijken. Ik ben hier om je te vertellen dat de GTD het beste productiviteitssysteem is omdat het kan worden aangepast aan je levensstijl, de overkoepelende modellen heeft die je een leven lang kunt gebruiken, en twee geheime wapens van persoonlijke productiviteit bevat.

1. Het is in het begin moeilijk om te grokken, maar het zal je tweede natuur worden.

Een van de belangrijkste redenen waarom mensen GTD opgeven, vooral in het begin, is dat er veel aan de hand lijkt te zijn.

Je bedoelt dat ik naar buiten moet om een ​​etiketteermachine, archiefkast, plaknotities, wat apps voor het maken van lijsten en betere pennen te kopen? Nee, niet tenzij je dat wilt.

Het boek van de heer Allen stelt voor om wat spullen te kopen om dingen op gang te krijgen, maar je hoeft het niet te doen, je kunt GTDen beginnen met een waardeloos notitieboekje en een pen.

Een ander ding dat GTD suggereert, is dat je twee volle dagen nodig hebt om alles in je persoonlijke en professionele leven te verzamelen en te verwerken. Ik herinner me dat ik dat las en dacht: hoe is dat in godsnaam mogelijk? Ik heb te veel dingen te doen en ik wil het nu gedaan krijgen!

Hoewel het geweldig zou zijn om jezelf twee volle dagen te geven om je leven op te ruimen en op te ruimen, kun je aan de slag gaan door gaandeweg te verzamelen en te verwerken.Adverteren

Het idee van volgende acties en projecten kan vreemd zijn (hoewel welkom!) voor iemand die in het verleden dagelijkse takenlijsten heeft gebruikt om dingen te bereiken. Sommige mensen lopen vast en verwarren met het hebben van zoveel lijsten en dingen op die lijsten.

Meestal is dit te wijten aan een gebrek aan het invullen van de juiste wekelijkse beoordelingen. Als je eenmaal gewend bent aan GTD, dingen verzamelt en ordent in de juiste lijsten, en het vervolgens consequent doorneemt, zal de verwarring verdwijnen.

GTD kost tijd en oefening om te begrijpen en te gebruiken. Maar na enige tijd wordt het een tweede natuur voor de beoefenaar. Dit kan alleen met behulp van de modellen die Mr. Allen heeft gemaakt.

2. Het is een alles-in-één creatief model met alle essentiële concepten.

Sommige mensen denken dat Mr. Allen de ideeën achter GTD heeft bedacht. Dat is niet echt waar.

Waar we hem de eer voor kunnen geven, is het identificeren van de dingen die drukke professionals en mensen doen om meer gedaan te krijgen met zo min mogelijk inspanning en stress. Vervolgens bracht hij deze principes samen en creëerde een model voor productiviteit.

In plaats van te doen wat veel productiviteitsgoeroes voor hem deden, besloot dhr. Allen dat het benaderen van uw werk vanuit een bottom-upbenadering de snelste manier was om uzelf zo snel mogelijk productiever te maken.

Na het opruimen van je decks met je volgende acties en het identificeren van je projecten, was het gemakkelijker om je grotere levensdoelen te herkennen en wat je leven betekende. Vervolgens pas je je projecten aan om die doelen te bereiken.

Mr. Allen gaf ons de Vijf fasen van workflow (verzamelen, verwerken, organiseren, beoordelen en doen), het natuurlijke planningsmodel voor het creëren en vooruithelpen van projecten, de 2-minutenregel , en vele andere dingen die we kunnen gebruiken om dingen gedaan te krijgen.

Deze ideeën waren er altijd; Meneer Allen was slim en creatief genoeg om ze allemaal in een mooi pakketje te brengen. De modellen van GTD helpen om het het beste productiviteitssysteem te maken, omdat men altijd terug kan naar de basis van het systeem om terug te keren naar een staat van flow in hun werk en leven.Adverteren

3. De alternatieven voor GTD hebben altijd iets dat ontbreekt.

Er zijn enkele alternatieven voor GTD zoals: Beheers uw werkdag nu (ook de One Minute Todo List), GSD , Resultaten behalen op de Agile manier , ZTD , en vele anderen.

Het punt is dat bijna al deze dingen ofwel dingen uit het model van Mr. Allen nemen, of niet het grotere plaatje van werk en leven omvatten, waardoor veel belangrijke dingen door de kloven vallen.

Ik heb de meeste van deze andere alternatieven geprobeerd (zij het niet voor erg lange tijd) en ik had altijd het gevoel dat er iets ontbrak. Het was het complete systeem dat GTD mij biedt dat deze alternatieven niet dekten.

Resultaten behalen op de Agile manier is bijvoorbeeld erg interessant, maar als je je er meer in verdiept, zul je zien dat het sterk gebaseerd is op GTD-kernprincipes. Agile Results voegt dan een toplaag toe om ervoor te zorgen dat je resultaten krijgt tijdens je week, wat in feite een aangepaste wekelijkse beoordeling is die Mr. Allen suggereert in GTD.

Het lijkt er dus op dat de alternatieven voor GTD slechts aangepaste versies van het systeem van Mr. Allen zijn, niet totaal verschillende ideeën over hoe u met uw werk om moet gaan.

Ja, ze kunnen voor sommige anderen werken, maar we moeten inzien dat zonder GTD de meeste van deze systemen niet zouden bestaan ​​in hun huidige vorm, waardoor GTD een soort pijler van productiviteitssystemen is.

4. Het omvat persoonlijke en professionele werken.

Het maakt GTD niet uit of uw werk professioneel of persoonlijk is. Het is werken allemaal in de ogen van uw systeem .

Natuurlijk kunt u werktaken scheiden van thuistaken en projecten, maar dat hoeft niet als u dat niet wilt.

Het vereist allemaal dezelfde hoeveelheid fysiek RAM-geheugen in je hersenen, zodat het allemaal als werk kan worden beschouwd, van het maken van de TPS-rapporten tot het kopen van hondensnoepjes voor de puppy's. Het wordt allemaal als werk beschouwd volgens de GTD-normen.Adverteren

5. Het zorgt ervoor dat je acties gaat ondernemen.

Ik zei toch dat er twee geheimen waren die GTD tot het beste productiviteitssysteem maken, weet je nog? Die geheimen zijn de handeling van het vastleggen en het idee van de volgende actie .

Een van de grootste problemen die GTD probeert op te lossen, is het idee dat werknemers te veel open lussen in hun leven hebben. Open loops zijn eigenlijk alle dingen waar we ons toe hebben verplicht, maar die we op de een of andere manier niet hebben bijgehouden (behalve in onze feilbare hersenen).

Stress wordt opgewekt wanneer we te veel open loops tegelijk hebben en ze niet hebben vastgelegd in een systeem waarvan we kunnen vertrouwen dat ze erin zitten. Onze geest begint te racen en vanaf daar gaat het bergafwaarts.

Vastleggen is de sleutel om jezelf gezond te houden.

Binnenkomen, vastleggen. Vastleggen stelt de GTD-beoefenaar in staat om de open lussen in zijn leven te sluiten door ze op te schrijven en uit hun hoofd te houden. Dit is hoe je het aspect van de geest als water begint te bereiken en de stress begint te verlichten van alle dingen die ze zo lang in hun gedachten hebben gehouden.

Het identificeren van de volgende actie van een project is een ander geheim van GTD.

Door te zien wat de absolute volgende fysieke actie is, kunnen we de eerste stap zetten in het voltooien van een project van elke omvang. Het probleem met veel projecten die vastlopen of nog niet zijn voltooid, is dat er niet over is nagedacht en dat de volgende fysieke actie om het project in beweging te krijgen nog niet is geïdentificeerd.

Toen ik de volgende fysieke actie begon te identificeren, was ik verrast om te zien hoe snel ik een vastgelopen project in beweging kon krijgen, hoe klein de volgende actie ook was. Dingen zoals Bob bellen om de naam van zijn accountant te krijgen, zijn genoeg om een ​​groot project als Form your LLC te starten.

Vastleggen en volgende acties zijn de geheimen waarom GTD het beste productiviteitssysteem is.Adverteren

Conclusie

Als je de meeste aspecten van GTD in je opneemt, zul je een gevoel van opluchting over je werk en leven voelen dat je nog niet eerder hebt gevoeld.

GTD is het beste productiviteitssysteem omdat het zo'n breed scala aan use-cases omvat en eenvoudig en complex genoeg is om een ​​persoonlijk systeem te ondersteunen en kan worden gebruikt voor enkele van uw grootste projecten op het werk.

GTD's bottom-up benadering van productiviteit helpt je de dringende dingen in je leven gedaan te krijgen, zodat je de energie hebt om de vraag te beantwoorden: wat is mijn levensdoel? Het helpt u wekelijks uw voortgang te bekijken en stelt u in staat om effectief te plannen voor de toekomst.

En met GTD's ideeën voor vastleggen en volgende actie, kun je het gebruiken om open lussen onmiddellijk te sluiten en dode projecten vooruit te helpen.

Ook al bestaat de GTD al een tijdje, het bewijst nog steeds dat het het beste productiviteitssysteem is waar we als kenniswerkers toegang toe hebben.

Als je meer wilt weten over het GTD-systeem, mis dan ons exclusieve interview met David Allen niet:

GTD-leiders: een exclusief Lifehack-interview met David Allen en Mike Williams

Uitgelichte foto tegoed: Unsplash via unsplash.com