Op 6 augustus 1991 veranderde de wereld voor altijd toen internet voor iedereen beschikbaar kwam. Minder dan 30 jaar later is ons leven onherroepelijk veranderd. We kunnen nu 24/7 leren, verkennen en communiceren, wat zowel verbazingwekkend is als, zoals we allemaal weten, gevaarlijk voor onze productiviteit^[1]. Dit is de reden waarom de vraag: Wat is blokplanning? belangrijk is geworden.

Voor alle duidelijkheid: internet is niet de enige afleiding van het leven, en hoewel productiviteit de afgelopen jaren een enorm modewoord is geworden, is het gewoon een maatstaf voor vooruitgang: doe je wat het belangrijkst is? Actief op weg naar uw doelen?

Auteur Neil Pasricha schrijft in Harvard Business Review^[2]:

Naarmate onze wereld drukker wordt en onze telefoons pieper worden, is aandacht en creatieve output de schaarsste hulpbron voor ons allemaal. En als je geen tijd neemt om iets nieuws en moois in de wereld te zetten, dan neemt je waarde snel af.

De meeste ondernemers hebben veel met dit sentiment te maken. Pasricha loste zijn eigen productiviteitsuitdagingen op door onaantastbare dagen in te stellen die hem beschermen tegen sms'jes, telefoontjes, vergaderingen, waarschuwingen of afspraken van welke aard dan ook. Hij zegt dat deze gerichte sessies hem in staat hebben gesteld zijn meest creatieve en lonende werk te produceren.

Ik hou van de aanpak van Pasricha, maar het is niet altijd realistisch voor mij. Als oprichter en CEO van JotForm moet ik een afweging maken bij een verscheidenheid aan dagelijkse beslissingen, van werving tot product-roadmaps tot financiële planning. Ik vermoed dat andere oprichters er net zo over denken. Toch geloof ik wel in de kracht van geconcentreerd werken, daarom raad ik ook blokplanning aan.

Inhoudsopgave

1. Wat is blokplanning?
2. Tijdsblokkering gebruiken om de productiviteit te verhogen
3. Voordelen van blokplanning
4. Laatste gedachten
5. Meer tips over tijdbeheer

Wat is blokplanning?

Ondernemers pronken vaak met hun multitasking als een ereteken. Ten slotte, een bedrijf beginnen is een touwtrekken tussen concurrerende prioriteiten.

Hoewel multitasking misschien efficiënt aanvoelt, blijkt uit onderzoek dat het schakelen tussen taken de productiviteit met wel 40% kan verlagen. Taakwisseling laat wat Dr. Sophie Leroy aandachtsresidu noemt,^[3]wat betekent dat we nog steeds aan een vorige activiteit denken terwijl we aan de volgende beginnen^[4].Adverteren

Hier kan blokplanning uitblinken. Wat is blokplanning precies?

Meestal raken we vertrouwd met het concept van blokplanning op de middelbare school. Je hebt waarschijnlijk een rooster ontvangen met een bepaald aantal lessen per dag, allemaal geblokkeerd volgens lestijd, elk schooljaar. Dit is een basisblokplanning.

Blokplanning, ook wel tijdblokkering genoemd, is de praktijk van het toewijzen van grote hoeveelheden tijd aan gerelateerde taken. U kunt bijvoorbeeld maandagen aanwijzen voor vergaderingen en dinsdagen voor strategie.Docenten gebruiken vaak blokplanning bij het maken van lesplannen.Er zijn veel verschillende benaderingen, die we binnenkort zullen bespreken.

Ten eerste, hier is waarom het ertoe doet. Ondernemen is in wezen: probleemoplossing . Het creëren van strategieën, het schrijven van code, het ontwikkelen van producten en alle talloze activiteiten die ondernemers aanpakken, vragen om focus en minimale afleiding. Het zijn ook inherent menselijke taken die niet gemakkelijk zullen worden vervangen door AI, wat betekent dat uw bedrijf afhankelijk is van uw vermogen om diep te gaan.

Cal Newport, auteur van Diep werk: regels voor succes in een afgeleide wereld , zei in een interview in 2017:

Focus is nu de levensader van deze economie.

Ondernemers gebruiken hun verstand om ideeën te lanceren en waarde te creëren, dus het concentratievermogen is bijna als een superkracht^[5].

Blokplanning kan u ook helpen om werk van hogere kwaliteit te produceren in minder tijd. De wet van Parkinson stelt dat werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd voor voltooiing te vullen,^[6], dat is de reden waarom het instellen van tijdslimieten een ballonvaarttaak kan laten leeglopen.Adverteren

Tijdsblokkering gebruiken om de productiviteit te verhogen

We hebben allemaal verschillende ritmes en verantwoordelijkheden. Personalisatie is de sleutel tot succesvolle tijdblokkering en het zal wat vallen en opstaan ​​​​vereisen. Hier leest u hoe u aan de slag kunt gaan.

1. Beoordeel uw agenda

Het evalueren van uw huidige planning kan verrassend moeilijk zijn, omdat maar weinigen van ons nauwkeurig kunnen inschatten hoeveel tijd een taak in beslag neemt. Als het gemakkelijker aanvoelt, houd dan bij hoe u uw tijd daadwerkelijk besteedt voor een volledige week. Noteer elke activiteit, zelfs 10 minuten e-mail en 15 minuten scrollen op sociale media tussen vergaderingen.

Als je eenmaal weet hoe je je tijd hebt besteed, zal het gemakkelijker zijn om te weten wat je moet bewaren en wat je weg moet gooien wanneer je begint met het maken van je nieuwe schema.

2. Zoek naar patronen

Nadat je een volledige week hebt gedocumenteerd, kun je taken in categorieën groeperen. U kunt bijvoorbeeld de volgende categorieën opnemen:

• administratief
• Vergaderingen
• Creatief werk
• E-mail
• Persoonlijke tijd.

Je kunt taken ook labelen op basis van hoe je je voelt terwijl je ze doet, of hoe ze je energieniveau beïnvloeden op een schaal van 1-10. Doe wat voor jou zinvol is.

3. Regel je tijdsblokken

Experimenteer met verschillende blokplanningspatronen. Een ochtend kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

• 8-9 uur: Reageren op e-mails
• 9-10 uur: marketingvoorstel schrijven
• 10-11 uur: Brainstorm en plan voor het project van klant A
• 11u-12u: Ontmoet klant A om ideeën te bespreken

Het kan echter zijn dat u direct na het ontwaken creatiever bent. In dat geval wil je brainstormen en plannen naar een eerder slot verplaatsen. Als het reageren op e-mails het beste is voor als je je een beetje lusteloos voelt na de lunch, zet het daar dan.Adverteren

Lees uw emoties en vaardigheden gedurende de dag om te ontdekken wat het beste voor u werkt.

Uiteindelijk is het doel om te voorkomen dat je gedurende de dag, de week en misschien zelfs de maand van gedachten verandert. Ik realiseer me dat dit niet gemakkelijk is, vooral voor ondernemers, maar het kan ongelooflijk waardevol zijn.

Een hele dag besteden aan projecten die je niet leuk vindt, zoals administratief werk of vergaderingen, kan ontmoedigend aanvoelen, maar als je ze in één dag blokkeert, kan de rest van je week oneindig veel productiever en leuker worden. Je bent vrij om alle ondernemersuitdagingen aan te gaan die je bloed laten stromen.

4. Dagthema's maken

Als je iemand bent die zich op veel dingen moet concentreren gedurende een enkele dag of week, vind je het misschien voordeliger om thema's voor elke dag te maken in plaats van je dag op te splitsen in afzonderlijke taken. U kunt bijvoorbeeld maandagen instellen als brainstorm-/planningsdagen, dinsdagen als administratieve dagen, enz.

Als je deze route neemt, raad ik aan om altijd minimaal één familiedag in te plannen. Het zorgt ervoor dat je tijd vrijmaakt voor de belangrijke mensen in je leven en geeft je hersenen de tijd om te rusten.

Voordelen van blokplanning

Als je eenmaal hebt geantwoord Wat is blokplanning? en weet hoe u het correct moet gebruiken, zult u merken dat u veel voordelen ontvangt. Hier zijn er maar een paar.

Strijd tegen uitstelgedrag

Als je je schema hebt opgesteld en weet dat je maar een uur hebt om een ​​bepaalde taak af te krijgen, zal het aanzienlijk gemakkelijker zijn om uitstelgedrag te voorkomen.

Voor meer informatie over hoe je kunt stoppen met uitstellen, kijk op Dit artikel .Adverteren

Realistische tijdschattingen maken

Als je een tijdje met tijdblokkering bezig bent, leer je welke activiteiten de meeste/minste tijd kosten. Het kan zijn dat u uw schema gedurende de eerste maand of zo moet aanpassen om het goed te krijgen, maar wees geduldig. Je blijft leren om realistisch in te schatten hoeveel tijd een bepaalde taak in beslag zal nemen.

Ontwikkel meer focus en aandacht

Wanneer je schema niet veel ruimte laat om door sociale media te scrollen of te chatten met collega's, zul je merken dat je hersenen meer toegewijd zijn aan opletten aan de taak die voor u ligt. Je reageert op de limieten die je jezelf stelt en focust om dingen voor elkaar te krijgen.

Laatste gedachten

De meeste oprichters hunkeren naar vrijheid. Toch conditioneren schoolroosters, banen en sociale normen ons om te werken met een traditioneel schema en een reactieve mentaliteit. Voor we het weten, hebben we opnieuw een werkschema gemaakt dat teruggaat tot de 19e eeuw, zelfs in onze eigen bedrijven. Blokplanning is niet alleen een hulpmiddel om de productiviteit te maximaliseren; het is een manier om je tijd terug te winnen^[7].

In mijn 14 jaar bij JotForm heb ik me gerealiseerd dat bedrijfsgroei betekent dat je meer moet doen van wat de grootste impact heeft. Het lukt me niet altijd, maar ik probeer mijn tijd en energie te besteden waar het ertoe doet, en ik weet dat drukte niet synoniem is aan productiviteit.

Als je hetzelfde voelt, probeer dan eens tijdsblokkering. Deel uw experimenten in de planning met collega's en familieleden, zodat zij de veranderingen begrijpen en u kunnen ondersteunen.

Tot slot, maak je geen zorgen om het meteen goed te doen. Misschien moet je onder de motorkap van je agenda kruipen en een beetje sleutelen. Zoek uit wat voor u werkt en bescherm vervolgens uw nieuwe schema ten koste van alles.

Meer tips over tijdbeheer

• Wat is tijdbeheer en hoe u uw tijd verstandig kunt beheren?
• 7 effectieve tips voor tijdbeheer om uw productiviteit te maximaliseren
• Hoe u zich kunt concentreren en uw productiviteit kunt maximaliseren (de definitieve gids)

Uitgelichte foto tegoed: William Iven via unsplash.com

Referentie