HOE U EEN TAKENLIJST KUNT MAKEN DIE UW PRODUCTIVITEIT ENORM VERHOOGT

Het is zes uur in de ochtend en je bent net wakker. Na het douchen is het tijd om te ontbijten, het nieuws te lezen door de ochtendkrant te lezen en dan aan het werk te gaan. Je voelt je ontspannen en gelukkig. Je hebt erg hoge verwachtingen van de dag en je wilt zo productief mogelijk zijn met je takenlijst.

Fast forward naar 14.00 uur dezelfde dag. Je werkt gehaast en je hebt amper de kans gehad om een lunchpauze te nemen. Je begint je een beetje gestrest en moe te voelen vanwege het drukke schema. Bovendien lijkt het erop dat je terug moet naar bepaalde taken en ze moet repareren omdat je geen tijd had om je er goed op te concentreren.

Je zou willen dat je een resetknop zou vinden, zodat je je dag helemaal opnieuw kunt beginnen met een andere strategie.

Wat je waarschijnlijk hebt meegemaakt, was dit: je had de avond ervoor je dag gepland en je had het gevoel dat je je taken af had. Er begonnen echter dingen mis te gaan toen je taken aan je lijst bleef toevoegen, en uiteindelijk was je takenlijst vele kilometers lang. Je takenlijst bevatte ook taken die vrijwel onmogelijk in één dag konden worden gedaan.

Het andere punt dat bijdroeg aan uw hectische en stressvolle dag, was dat u niet begreep hoeveel tijd het voltooien van een bepaalde taak zou kosten en wanneer u de taak moest uitvoeren. Als u over deze informatie beschikte, zou het gemakkelijker zijn geweest om de juiste timing voor het uitvoeren van de taak te bepalen.

Ten slotte was er echt geen flexibiliteit in je plannen. Je bent vergeten een buffer tussen taken toe te voegen en begrijpt dat bepaalde taken veel groter zijn dan ze erbuiten lijken.

Maar weet je wat - deze redenen alleen waren niet de belangrijkste reden voor je stress en drukte. Blijf lezen om erachter te komen wat dat was.

Inhoudsopgave

Wat mensen verkeerd doen aan een takenlijst
Onderdelen van een geweldige takenlijst
Een takenlijst maken die uw productiviteit verhoogt Product
Het komt neer op
Meer productiviteitstips

Wat mensen verkeerd doen aan een takenlijst

Weet je echt wat je moet doen?

Hoeveel tijd heb je eigenlijk besteed aan het plannen van je dag - was het slechts 5 minuten terwijl de televisie je afleidde?

Als dat zo is, dan was dit waarschijnlijk de grootste reden waarom je dag zo stressvol werd.Adverteren

Wanneer u uw dagen plant, moet u echt begrijpen welke taken u gaat uitvoeren en wat ervoor nodig is om ze te volbrengen. Dit is nodig, zeker bij belangrijke taken, omdat je vooruitgang kunt boeken met de taken die er het meest toe doen.

Het gebrek aan tijd besteed aan planning zal ook worden weergegeven als te veel grote taken die in uw dagelijkse lijst worden gestopt. Als je de taken niet in kleinere stukjes hebt opgedeeld, is de kans groot dat je ze overdag niet af krijgt. Dit zorgt er op zijn beurt voor dat je jezelf in elkaar slaat omdat je je takenlijst niet hebt voltooid.

Tot slot, behandel het maken van een takenlijst niet als een secundair iets dat u zo snel mogelijk probeert te doen. Als u meer aandacht besteedt aan de takenlijst van uw volgende dag, is de kans groter dat de lijst realistisch en minder stressvol voor u wordt.

Onderdelen van een geweldige takenlijst

Als ik het heb over een goede takenlijst, beschouw ik deze kenmerken als onderdeel ervan:

Evenwichtig

De takenlijst bevat zowel belangrijke als minder belangrijke taken. Laten we eerlijk zijn: hoewel we allemaal graag alleen aan belangrijke taken zouden willen werken (bijvoorbeeld doelgerelateerde taken), moeten we ook zorgen voor de minder belangrijke taken (zoals boodschappen doen, voor je huishouden zorgen of andere alledaagse dingen). ).

Genoeg flexibiliteit

Wat gebeurt er als je een taak hebt gepland, maar je kunt er niet voor zorgen? Heb je een plan B klaar? Als dit niet het geval is, probeer dan te achterhalen welke alternatieve actie u in deze scenario's kunt ondernemen.

Tijd voor overgangen

Begrijp dat overgangstijden ook uw tijd opeten. Zorg ervoor dat wanneer u uw takenlijst plant, deze tijd ook in uw plannen wordt opgenomen. Door wat extra buffer tussen taken toe te voegen, wordt uw lijst flexibeler en realistischer.

Niet te veel taken voor één dag

Het is moeilijk om u een exact cijfer te geven over hoeveel taken u op uw dagelijkse lijst zou moeten hebben. Het hangt af van je situatie, maar ik ben bereid te zeggen dat alles tussen de 5-10 taken genoeg zou moeten zijn voor een dag.

Begrijp dat bepaalde taken erg snel zijn, dus het is gemakkelijker om meer op te nemen en uw taken op bepaalde dagen te organiseren. Zorg ervoor dat er ook belangrijke taken op de lijst staan, zodat u verder kunt met uw grotere projecten.

Schild van bescherming

Bouw een beschermingsschild rond uw takenlijst zodat er zo min mogelijk taken op uw lijst kunnen komen en dat het aantal items op uw lijst in de loop van de dag niet toeneemt.Adverteren

Probeer in het eerste geval de bronnen voor uw taken te elimineren. Dit wordt gedaan door uw verplichtingen te verminderen en de projecten die u heeft te beperken. Het is een feit dat hoe meer verplichtingen (of projecten) je hebt, hoe groter de kans dat ze zullen eindigen als taken voor je dagelijkse lijst.

Maak in het tweede geval van uw lijst een gesloten lijst. Ik heb dit concept geleerd door te lezen Doe het morgen en andere geheimen van tijdmanagement door Mark Forster. Om een gesloten takenlijst te maken, hoeft u alleen maar een streep te trekken onder de laatste taak op de lijst.

Als je dit hebt gedaan, mag je overdag geen nieuwe taken meer aan je lijst toevoegen. Dit zorgt ervoor dat het aantal taken daadwerkelijk afneemt naarmate de dag vordert.

Een takenlijst maken die uw productiviteit verhoogt Product

Om een lijst te maken die je echt kunt volbrengen de volgende dag , doe het volgende:

1. Elimineer onnodige taken

Doorloop je verplichtingen en beslis of je ze allemaal echt nodig hebt.

Ik was bijvoorbeeld een actief lid van onze lokale computerclub in mijn woonplaats, maar toen realiseerde ik me dat ik niet genoeg tijd meer had voor die activiteit. Hoewel ik nog steeds lid ben van de club, doe ik niet meer mee aan de activiteiten. Hierdoor zijn de taken met betrekking tot die toezegging vervallen.

2. Neem de tijd om de lijst te plannen

Haast je niet om je takenlijst te maken - besteed wat tijd aan de planningsfase. Isoleer je eventueel voor het planningsgedeelte door naar een aparte ruimte in huis te gaan (of zelfs naar buiten te gaan). Op deze manier kun je de taken echt goed nadenken voordat je ze op je takenlijst zet.

Probeer ten minste 15 minuten aan uw lijst te besteden wanneer u deze plant.

3. Verplaats belangrijke taken naar het begin

Zorg er bij het plannen van uw dag voor dat de belangrijke taken aan het begin van uw lijst staan. Dit zorgt ervoor dat je die taken zo snel mogelijk gedaan krijgt.

Als blogger zorg ik er bijvoorbeeld voor dat ik de taken voor het maken van inhoud aan het begin van mijn lijst heb. Zodra ik wakker word, val ik die taken meteen aan, en ze worden gedaan voordat ik naar mijn werk ga.Adverteren

4. Volg de terugkerende taken

Je hebt misschien terugkerende taken op je lijst, maar weet je hoeveel tijd het kost om ze te volbrengen?

Als je dat niet doet, zorg er dan voor dat je wat tijdregistratie doet om erachter te komen. Dit helpt je om je dag beter te plannen, omdat je weet hoeveel tijd een taak in beslag neemt en of er een bepaald tijdvak in je planning is wanneer de taak zou kunnen worden uitgevoerd.

5. Batch vergelijkbare taken

Bekijk uw lijst en ontdek of er vergelijkbare taken zijn die u in batches kunt verwerken. Zo kun je bepaalde taken sneller en makkelijker van je lijst halen.

6. Definieer de taken in meer detail

Neem niet alleen een taak als het bouwen van een website op uw lijst op; zorg ervoor dat je de taak in kleinere stukjes hebt opgedeeld. Hoe kleiner de taken zijn, hoe gemakkelijker het is om ze vóór de vervaldatum te voltooien.

7. Doe wat voorbereidend werk van tevoren

Zorg ervoor dat je je van tevoren voorbereidt op bepaalde taken.

Ik schrijf bijvoorbeeld de contouren voor mijn gastberichten op zondag, zodat het voor mij gemakkelijker (en sneller) is om de eigenlijke berichten te gaan schrijven als ik wakker word. Met een beetje voorbereidend werk versnel ik dingen en zorg ik ervoor dat taken worden gedaan wanneer de juiste dag komt.

8. Automatiseer het onderhoud

Natuurlijk kunt u uw persoonlijke takenlijst met pen en papier benaderen, maar probeer ook te profiteren van technologie. Probeer in feite een tool te vinden die het onderhoud van uw takenlijst voor u regelt. Mijn favoriete tool is: Nozbe , maar daar zijn andere apps voor taakbeheer dat je ook kunt proberen.

9. Ken uw taaktypen en uw planning

Stel uzelf ten slotte de volgende vragen wanneer u uw dag plant:

Wat heb ik nog meer in mijn agenda?

Deze vraag heeft betrekking op uw persoonlijke agenda. Als u bijvoorbeeld op reis bent, zorg er dan voor dat uw lijst dit feit weerspiegelt. Probeer uw lijst niet te vol te maken met te veel taken, aangezien de kans groter is dat u er maar een fractie van krijgt.

Is de taak een poortwachter?

Deze vraag vraagt of de taak andere taken blokkeert die moeten worden uitgevoerd.Adverteren

Af en toe hebben we misschien een taak die eerst moet worden afgehandeld. Pas als je dat hebt gedaan, kun je de volgende taken uitvoeren.

Wanneer u zich concentreert op het maken van uw takenlijst op een gerichte manier, kunt u de poortwachters gemakkelijk herkennen.

Heb ik ijsbergen op mijn lijst?

Deze vraag vraagt of uw taak eigenlijk veel groter is dan het lijkt. Soms, als je aan een taak begint, realiseer je je al snel dat het veel groter is dan je aanvankelijk dacht (vergelijk ze met ijsbergen, waar slechts het topje van de ijsberg boven het water is, maar het grootste deel van het ijs eronder) .

Nogmaals, wanneer je je tijdens de aanmaakfase voldoende op je takenlijst concentreert, is het gemakkelijker om deze ijsbergen te herkennen en de taken op te splitsen in kleinere, beter beheersbare brokken.

Is de taak afleidingsbestendig?

Niet alle taken zijn gelijk gemaakt: sommige tolereren meer afleiding, terwijl andere je volledige aandacht vereisen.

Ik kan bijvoorbeeld mijn Twitter-stream bekijken of eenvoudig blogonderhoud doen, zelfs als ik in de buurt van mijn familie ben. Deze taken zijn afleidingsbestendig en ik kan ze afhandelen, zelfs als ik er niet mijn volledige aandacht op heb.

Het komt neer op

Als je nog steeds moeite hebt om je dagelijkse taken op je takenlijst uit te voeren, zorg er dan voor dat je de redenen analyseert waarom dit is gebeurd. Als er iets is, geef jezelf dan geen ongelijk omdat je je takenlijst niet hebt voltooid.

Niemand is perfect en we kunnen leren van onze fouten.

Het vergt wat oefening om een geweldige takenlijst te maken. Als je echter eenmaal leert om alle stukjes bij elkaar te brengen, zullen de dingen er veel beter uitzien en zul je over het algemeen productiever zijn.