WAAROM TAKENLIJSTEN NIET WERKEN (EN HOE U DAT KUNT VERANDEREN)

Hoe vaak voelt u zich overweldigd en ongeorganiseerd in het leven, zowel op het werk als thuis? We lijken allemaal te worstelen met timemanagement op een bepaald gebied van ons leven; een van de meest voorkomende zinnen naast ik hou van je is dat ik geen tijd heb. Iedereen stelt voor om vanuit een takenlijst te werken om je leven meer georganiseerd te krijgen, maar waarom hebben deze lijsten ook een negatieve connotatie?

Laten we zeggen dat je een sterk verlangen hebt om deze situatie om te draaien met al je goede bedoelingen - je kunt dan een stuk papier en een pen pakken om deze ongrijpbare puinhoop aan te pakken met een takenlijst. Wat meestal gebeurt, is dat je ofwel zo overweldigd raakt als je alles op je lijst ziet, waardoor je je slechter voelt dan voorheen, of je maakt de lijst maar zit helemaal vast in hoe je het effectief kunt uitvoeren.

Takenlijsten kunnen voor u werken, maar als u ze niet effectief gebruikt, kunnen ze u zelfs meer gedesillusioneerd en gestrest laten voelen dan voorheen. Denk aan een archiveringssysteem: het concept is goed, maar als u alleen papieren wegbergt zonder structuur of systeem, heeft het archiveringssysteem een averechts effect. Het is hetzelfde met takenlijsten - je kunt er een samenstellen, maar als je het niet goed doet, is het een vruchteloze oefening.

Waarom vinden sommige mensen dat algemene takenlijsten niet werken?

De meeste mensen vinden dat algemene takenlijsten niet werken omdat:Adverteren

Ze worden zo overweldigd door alleen maar te kijken naar alle dingen die ze moeten doen.
Ze weten niet hoe ze de items op de lijst moeten prioriteren.
Ze hebben het gevoel dat ze hun lijst voortdurend aanvullen, maar niet verkleinen.
Er is een gevoel van verwarring om thuistaken te zien vermengd met werktaken.

Voordelen van het gebruik van een takenlijst

Het werken met een to-do-lijst heeft echter veel voordelen:

Je hebt duidelijkheid over wat je moet doen.
Je voelt je minder gestrest omdat al je ‘to do’s’ op papier staan en uit je hoofd zijn.
Het helpt je om prioriteiten te stellen in je acties.
Je ziet niet zoveel taken over het hoofd en vergeet niets.
Je voelt je meer georganiseerd.
Het helpt je bij het plannen.

4 gouden regels om een takenlijst te laten werken

Hier zijn mijn gouden regels om een takenlijst te laten werken:

1. Categoriseren

Studies hebben aangetoond dat je hersenen overweldigd raken als het een lijst met 7 of 8 opties ziet; het wil afsluiten.^[1]Daarom moet u vanuit verschillende lijsten werken. Scheid ze in verschillende categorieën en gebruik niet meer dan 7 of 8 taken voor elke categorie.

Het zou goed voor je kunnen zijn om een projectenlijst, een vervolglijst en een vergeetlijst te hebben; u zult weten wat het beste voor u werkt, aangezien deze titels voor iedereen anders zullen zijn.Adverteren

2. Schattingen toevoegen

U moet niet alleen weten wat er moet gebeuren, maar ook hoe lang het duurt om effectief te plannen.

Stel je voor dat je op je lijst een taak hebt die 30 minuten duurt, een andere die 1 uur kan duren en een andere die 4 uur kan duren. Je moet weten op het moment dat je naar de taak kijkt, anders ondermijn je je planning, dus voeg een extra kolom toe aan je lijst en geef een schatting van hoe lang je denkt dat de taak zal duren, en wees realistisch!

Tip: Vind je het een uitdaging om nauwkeurig in te schatten, begin dan met het dagelijks opbouwen van deze vaardigheid. Schat in hoe lang het duurt om je klaar te maken, het avondeten te koken, een wandeling te maken, enz. en vergelijk dit met de werkelijke tijd die je erover hebt gedaan. U begint nauwkeuriger te worden in uw schattingen.

3. Prioriteren

Om effectief te selecteren waar u aan moet werken, moet u rekening houden met: prioriteit, volgorde en geschatte tijd. Voeg nog een kolom toe aan uw lijst voor prioriteit. Verdeel uw taken in vier categorieën:Adverteren

Belangrijk en dringend
Niet dringend maar belangrijk
Niet belangrijk maar dringend
Niet belangrijk of urgent

U wilt natuurlijk aan taken werken die urgent en belangrijk zijn, maar ook enkele taken selecteren die wel en niet urgent zijn. Waarom? Omdat deze taken normaal gesproken verband houden met langetermijndoelen, en als je alleen werkt aan taken die urgent en belangrijk zijn, heb je het gevoel dat je dag in het teken staat van het blussen van branden. Je zult uiteindelijk andere belangrijke gebieden verwaarlozen die meestal negatieve gevolgen hebben.

Het grootste deel van uw tijd moet worden besteed aan de eerste twee categorieën.

4. Review

Om deze lijst effectief voor u te laten werken, moet het een dagelijks hulpmiddel worden dat u gebruikt om uw tijd te beheren en u bekijkt het regelmatig. Het heeft geen zin om alleen de lijst te hebben om alles op te schrijven wat u moet doen, maar u gebruikt het niet als onderdeel van uw grotere tijdbeheerplan.

Bijvoorbeeld: bekijk aan het einde van elke week de lijst en gebruik deze om de komende week te plannen. Selecteer waar u aan wilt werken, rekening houdend met prioriteit, tijd en volgorde en plan deze items vervolgens in uw agenda. Gouden regel bij het plannen: plan niet meer dan 75% van je tijd in.Adverteren

Bottom Line

Dus pak pen en papier en geef jezelf het geschenk van een kalme en heldere geest door alles erin en op een lijst te plaatsen, want nu heb je alle tools die je nodig hebt om het te laten werken. Kennis is nutteloos tenzij het wordt toegepast - hoe graag wil je meer tijd?

Op jouw succes!