Er is toewijding voor nodig om gefocust te blijven en uw week productief te maken. Uit een onderzoek van de Universiteit van Californië blijkt dat je 30 minuten nodig hebt om je opnieuw te concentreren nadat je bent afgeleid door een taak^[1]. Hoe kunnen we, met zoveel afleidingen die onze aandacht trekken, onze wekelijkse takenlijsten voltooien?

Met de introductie van nieuwe technologieën en de popularisering van werken op afstand, kun je steeds meer afleiding verwachten. Ondertussen is het mogelijk om jezelf te ontlasten van druk en last wanneer je je taken, taken en verantwoordelijkheden onder de knie hebt met wekelijkse takenlijsten.

Inhoudsopgave

1. Wat is een takenlijst?
2. Wekelijkse takenlijsten voorbereiden
3. Prioriteit geven aan takenlijsten
4. Laatste gedachten
5. Meer tips om dingen gedaan te krijgen

Wat is een takenlijst?

Een takenlijst is een schema waarin staat wat je moet doen en wanneer je het moet doen. De essentie van een takenlijst is om u in staat te stellen uw leven te vereenvoudigen en taakbeheer te verbeteren.

Wekelijkse takenlijsten voorbereiden

Volg deze stappen om jezelf voor te bereiden op de komende week met een uitgebreide, eenvoudige takenlijst.

1. Selecteer een kanaal

Het is belangrijk om een ​​medium te vinden dat werkt voor je takenlijsten.U kunt een pen en een afdrukbare takenlijst gebruikenof maak gebruik van digitale toepassingen bij het beheren van uw wekelijkse takenlijsten. Onderzoek suggereert echter dat u informatie beter kunt onthouden als u met de hand schrijft write^[2]. Zoek echter uit wat u meer motiveert en houd u daaraan.

2. Ontwikkel meerdere lijsten

Uw meerdere lijsten moeten het volgende bevatten:

• Hoofdlijst
• Wekelijkse projectenlijst
• Hit lijst

Je hoofdlijst bevat elke taak die je op de lange termijn wilt bereiken. Voltooi bijvoorbeeld alle Lifehack-cursussen, maak de badkuip schoon, enz. Uw projectenlijst bevat alle taken die uw aandacht vragen in de komende zeven dagen. En dan bevat uw high-impact-lijst, of HIT-lijst, taken die u binnen 24 uur moet uitvoeren.

Identificeer elke avond de items die je nodig hebt om van je wekelijkse takenlijst naar je HIT-lijst voor de volgende dag te gaan.Adverteren

3. Maak het eenvoudig

Je wekelijkse takenlijst mag niet intimiderend zijn. U kunt uw HIT-lijst vereenvoudigen door de taken en verantwoordelijkheden die u vandaag wilt voltooien te markeren en ze in tweeën te delen. Tien items zijn perfect voor je HIT-lijst.De opeenstapeling van uw HIT-lijstitems vormt uw wekelijkse takenlijst

Begin uw HIT-lijst met 2 of 3 belangrijke taken die u binnen 24 uur moet uitvoeren. Zo verspil je geen tijd aan het schoonmaken van de badkuip in plaats van de presentatie af te werken die morgenochtend gepland staat.

4. Breek de doelen neer

In plaats van een item zoals werken aan een Kindle-boek, kun je specifieker zijn door je doelen beter beheersbaar te maken. Op die manier elimineer je de angstfactor. Je zou zoiets kunnen hebben als: schrijf het boekoverzicht op maandag, schrijf het eerste hoofdstuk op dinsdag en het volgende hoofdstuk de volgende dag.

5. Gedetailleerde informatie opnemen

U moet elk item op uw wekelijkse takenlijst ondersteunen met informatie om de taak te voltooien. Als een item bijvoorbeeld zegt dat u zich moet inschrijven voor een cursus, moet u de website en de cursustitel vermelden. Zo bespaar je jezelf de tijd om later naar informatie te zoeken.

6. Tijd elk item

Je hebt wekelijks 10.080 minuten om alle taken op je wekelijkse takenlijst te voltooien. Het is redelijk om tijd te besteden aan elk item op uw lijst. Bijvoorbeeld: Schrijf de introductie van 9.00-12.00 uur, maak het bad schoon van 16.00-17.00 uur, haal wat boodschappen bij de supermarkt van 17.00-18.00 uur. Zodra uw tijd is verstreken, gaat u naar het volgende item.

7. Breng pauzes tot stand

Na het schoonmaken van de badkuip moet je even uitrusten voordat je eropuit gaat. Je kunt 15 minuten uittrekken om je geest te ontspannen of je voor te bereiden op de volgende taak.

8. Maak het zichtbaar en openbaar

U kunt uw takenlijst delen met uw accountability-partner.Plaats het ook op uw plaknotities of voeg taken toe aan een digitale agenda die toegankelijk is voor alle teamleden.

9. Wijs tijd toe voor planning

Het kost tijd om je wekelijkse takenlijsten voor te bereiden, en de beste aanpak is om een ​​tijd voor die taak in te plannen. Blokkeer je vrijdagmiddag voor het organiseren van items op je wekelijkse takenlijst.Adverteren

10. Begin met een nieuwe lei

Sta niet toe dat oude taken je agenda verstoppen. Verzekerenje organiseert je taken elke week met een nieuwe lijst. Voltooi uw HIT-lijst elke dag, zodat u uw wekelijkse projectlijsten niet blokkeert met oude items.

Nu is het niet voldoende om uw wekelijkse to-do-lijstjes op te stellen; u moet beheersen hoe u prioriteiten kunt stellen met de lijst voor maximale productiviteit.

Prioriteit geven aan takenlijsten

Gebruik de volgende technieken om uw productiviteit te maximaliseren door prioriteiten te stellen.

1. Gebruik de Getting Things Done (GTD)-methode

David Allen, productiviteitsexpert en auteur, bevestigde dat je ondanks een lange takenlijst productief kunt zijn. Hoe je plant is wat telt. De Techniek voor het doen van dingen stelt u in staat om u te concentreren op uw Most Impactful Tasks (MIT's) in plaats van op het aantal taken.

2. Focus op één taak tegelijk

U weet welke taak dringend aandacht nodig heeft. Het enige dat u nodig hebt, is u te concentreren op die taak en de vervaldatum voordat u de volgende uitschakelt.

Het is geen lange lijst die dodelijk is, maar multitasking .

Als je ervoor kiest om niet te multitasken, zul je je realiseren dat je opmerkelijke vooruitgang kunt boeken bij moeilijke projecten. Niet alleen dat, maar je stressniveau zal ook dalen en je zult meer plezier beleven aan de taken die je aan het voltooien bent^[3].

3. Evalueer uw wekelijkse voortgang

Het is niet eenvoudig om voor elke week een paar belangrijke plannen te selecteren. Daarom moet je elk weekend reflecteren op wat de week ervoor werkte en wat niet.Adverteren

Wanneer u een taak voltooit, vink deze dan niet alleen als voltooid aan, maar label deze ook als voortgang.

Op vrijdagavond, uw voortgangslijst beoordelen, en bestudeer elk item. Hoe zou het verbeterd kunnen worden? Volg dit proces elke week.

4. Vraag om hulp

Soms lopen dingen uit de hand. De beste strategie is om hulp te vragen aan je teamgenoten, managers of verantwoordingspartner.

Vermijd het uitstellen van activiteiten die uw mogelijkheden te boven gaan.

5. Leer nee zeggen

Soms voel je je gedwongen om in te stemmen met elk verzoek en offer je liever alle items op je wekelijkse takenlijst op om ja te zeggen.

Zeg nee^[4]aan dingen die je schema en energie niet kunnen accommoderen Doe wat telt voor uw langetermijndoelstellingen.

Leer nee zeggen met behulp van Dit artikel .

6. Focus op resultaten, niet op de methode

Door te focussen op resultaten kunt u bepalen hoe u uw prestatie kunt beoordelen. Als u zich concentreert op de methoden, vindt u het misschien moeilijk om te zeggen of een item is bereikt.Adverteren

Een resultaatgerichte aanpak stelt u in staat om uw doel als vooruitgang te markeren.

7. Deel uw productiviteitsstrategie

Wanneer je met je teamgenoten deelt waar je aan werkt, kun je genieten van een maximaal niveau van ondersteuning. Bovendien, wanneer u uw doelen heeft gerealiseerd, deel de resultaten met uw team en inspireer hen hetzelfde te doen.

8. Kies thema's voor je week

Als je verschillende taken hebt, kun je je wekelijkse takenlijsten opdelen in vijf dagen met verschillende werksecties. Voer die taken vervolgens elke week uit. Zorg ervoor dat je je teamgenoten meeneemt op de focus van je dag.

Jack Dorsey^[5], CEO van Twitter, was zeer gefocust toen hij 80 uur per week werkte in twee bedrijven. Hij was buitengewoon gefocust op het plannen van zijn dag, dus ontwikkelde hij een thema voor zijn week:

• Maandag: Beheerskwesties behandelen
• Dinsdag: Werken aan producten
• Woensdag: Marketing, communicatie en groei
• Donderdag: Ontwikkelaars en partnerschappen
• Vrijdag: Bedrijfscultuur

Steve Jobs was ook productief dankzij zijn consequente plan. Hij hield directievergaderingen op maandag, terwijl hij de woensdagen wijdde aan reclame en marketing.

9. Respecteer de tijd van anderen

Niemand wordt graag gestoord, of het nu via vergaderingen of e-mails is. Respecteer de tijd van anderen: geen sms'jes, e-mail of een telefoontje voor onnodige vergaderingen. Wanneer u dit doet, zullen anderen eerder uw tijd respecteren, waardoor u onnodige afleiding kunt voorkomen.

Laatste gedachten

Wekelijkse takenlijsten kunnen een geweldig hulpmiddel zijn om u verantwoordelijk en op uw taak te houden. Gebruik uw takenlijsten om uw tijd te maximaliseren door een kleinere reeks belangrijke taken uit te voeren en uw best te doen.

Oefen prioriteiten door eerst uw belangrijkste taken af ​​te ronden en voel u meteen productief. Dit motiveert je om de rest van de week door te werken.Adverteren

Meer tips om dingen gedaan te krijgen

• Hoe maak je een takenlijst en krijg je dingen gedaan?
• 24 beste takenlijst-apps om u op het goede spoor te houden in 2020
• Hoe u daadwerkelijk dingen voor elkaar krijgt met uw takenlijst

Uitgelichte foto tegoed: Emma Matthews Digital Content Production via unsplash.com

Referentie